Wie People und Org Analytics Unternehmen transformieren

Der demografische Wandel, die Digitalisierung, die De-Karbonisierung und die De-Globalisierung erfordern eine hohe Anpassungsfähigkeit von Organisationen. Diese ist aktuell jedoch oftmals noch nicht vorhanden. Organisationsdesign und Change Management besitzen daher für viele Personalleiter oberste Priorität. Der Wandel von Organisationen muss jedoch auf Daten und Fakten aufgebaut sein, um wirksam zu werden und nachhaltig Sinn zu ergeben. Innovative Software-Lösungen, die datengestützte Analysen ermöglichen, helfen bei der Umsetzung von People-Analytics-Initiativen, um genau diese relevanten Fähigkeiten auszubilden.

Organisationen müssen flexibel und zukunftsfest werden

Um im Bereich der People und Org Analytics aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten, sollten Daten aus den unterschiedlichsten Quellen verarbeitet werden. Hierzu gehören unter anderem HR-Systeme, die Ergebnisse von Befragungen unter Mitarbeitenden, Unternehmensdaten und auch externe Quellen. Je mehr Bereiche diese Quellen einschließen, desto umfassender wird das Bild der eigenen Organisation.

Das Ganze dient dazu, leistungsförderliche Strukturen zu schaffen, in denen Menschen stärkenorientiert zusammenarbeiten und ihr Bestes geben können. People und Org Analytics heben in diesem Kontext das volle Potenzial, das Menschen und Organisationen innewohnt. Moderne Software-Lösungen geben HRler:innen, Organisationsentwickler:innen und Führungskräften datengestützte Auswertungs- und Prognosemethoden an die Hand, mit denen sie ihre Personalarbeit und ihre Organisationsentwicklung ebenso effektiv wie effizient gestalten. So wird einerseits dafür gesorgt, dass die Belegschaft auf Basis der individuellen Talente und im Einklang mit den Organisationszielen bestmöglich eingesetzt wird. Andererseits gelingt es den Verantwortlichen auf diese Weise, die Strukturen so zu optimieren, dass die Menschen optimal zusammenarbeiten können. Denn nur dann, wenn die Organisation und die darin agierenden Mitarbeitenden stets gemeinsam gedacht werden, lassen sich alle Potenziale vollumfänglich erkennen und bestmöglich nutzen. So sind Menschen gemäß ihrer Fähigkeiten in den richtigen Abteilungen oder Projekten platziert, die Teams haben stets eine angemessene Größe sowie Führungsspanne, sie umfassen den richtigen Skill-Mix und sind transparent in ihren Arbeitsbeziehungen.

Ein Dreiklang für datenbasierte Optimierungschancen

Um das Potenzial aus dem Zusammenspiel von Menschen und Organisation zu heben, sollte stets dem Dreiklang „Visualize. Analyze. Optimize.“ gefolgt werden. Konkret bedeutet das, die Daten aus dem Personalwesen, aus der Organisationsentwicklung und, bei Bedarf, aus vielen weiteren Quellen zu visualisieren sowie übersichtlich aufzubereiten. Dies geschieht beispielsweise in Form von Organigrammen, Dashboards, Bubble- oder Sunburst Charts. Je nach Fragestellung können unterschiedliche Visualisierungsoptionen infrage kommen, um den besten Erkenntnisgewinn zu liefern. Denn Transparenz für die HR- und Organisationsdatenlandschaft ist essenziel, um Optimierungen durchzuführen.

Innovative Lösungen verfügen über leistungsstarke Zoom-out- und Zoom-in-Optionen und können nicht nur hierarchische, sondern auch agile Strukturen abbilden. Im nächsten Schritt ermöglichen dynamische Filter- und Highlight-Funktionen dann, die Daten umfassend zu analysieren. So lassen sich gezielt Bereiche in der Organisation identifizieren und ansteuern, in denen noch nicht alle Potenziale – etwa die Stärken der Einzelnen, Verbindungen in weitere Bereiche der Organisation sowie angemessene Größe und Zusammensetzung der Teams – genutzt werden. Für die anschließende Optimierung sollte eine entsprechende Software-Lösung über eine Simulationsfunktion verfügen. Basierend auf der aktuellen Situation können verantwortliche Fach- und Führungskräfte strukturelle Veränderungen vor der tatsächlichen Realisierung einschließlich aller Auswirkungen auf relevante Kennzahlen ausprobieren und bewerten.

Diese Anwendungsbeispiele gibt es für People und Org Analytics

Nachfolgeplanung: Mit innovativen Lösungen lassen sich Organisationen und Organisationseinheiten übersichtlich visualisieren. Anschließend können dynamische Highlight-Funktionen auf die Visualisierung gelegt werden. HRler:innen, Organisationsentwickler:innen und Führungskräfte sehen dann auf einen Blick, in welchen Organisationseinheiten beispielsweise in fünf Jahren eine kritische Anzahl von Mitarbeitenden in Rente geht. Potenzielle Engpässe werden auf diese Weise frühzeitig erkennbar und entsprechende Gegenmaßnahmen lassen sich rechtzeitig einleiten: So kann beispielsweise die Belegschaft nach Mitarbeitenden mit bestimmten Skills oder einem bestimmten Performance-Level gefiltert werden, was bei der Identifizierung möglicher interner Nachfolger:innen unterstützt.

• Restrukturierungen, Carve-outs, Fusionen und Akquisitionen: Mithilfe einer Simulationsfunktion lassen sich künftige Soll-Zustände der Organisation veranschaulichen und vor der Implementierung evaluieren. Bei der Planung von Fusionen und Akquisitionen ist eine Side-by-Side-Ansicht besonders hilfreich. Objekte können hier von einer Struktur in die andere verschoben und dann anhand der neu berechneten Kennzahlen bewertet werden.
• Führungsspannen-Analyse: Auch Führungsspannen – und damit verbunden: mögliche Überlastungen der Führungskräfte – können über die Visualisierungs- und dynamische Highlightfunktionen analysiert und über die Simulationsfunktion optimiert werden.
• Flight-Risk-Analyse: Es ist technisch möglich, anhand bestimmter Personalkennzahlen – etwa Alter, Familienstand, Anzahl der Kinder, Gehalt, Fehlzeiten oder Entfernung von Wohn- und Arbeitsort – das Abwanderungsrisiko eines Mitarbeitenden zu berechnen. Die Personalverantwortlichen haben so die Möglichkeit, gezielt das Gespräch mit bestimmten Mitarbeitenden zu suchen und bei Bedarf Gegenmaßnahmen einzuleiten, um etwaige Abwanderungsgründe zu beheben, wodurch die Fluktuationsrate in der Organisation sinkt. In Deutschland ist eine solche Form der Analyse aus Gründen des Datenschutzes und der betrieblichen Mitbestimmung jedoch nur für gesamte Organisationseinheiten ab einer Größe von fünf Mitarbeitenden zu empfehlen.
• Unter der Lupe: Optimierung der DEI-Strategie mit People Analytics
  Über Visualisierungs- und dynamische Highlightfunktionen lassen sich Organisationen oder Organisationseinheiten zudem auf ihren DEI-Grad (Diversity, Equity and Inclusion) hin analysieren. Bereiche, in denen Optimierungsbedarf herrscht, werden hervorgehoben und sind gezielt ansteuerbar. In der Simulation können dann verschiedene Was-Wäre-Wenn-Szenarien samt ihren Auswirkungen auf die relevanten KPIs getestet und vor ihrer tatsächlichen Umsetzung auf ihre Wirksamkeit hin evaluiert werden. Das ist besonders relevant, da Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion nicht nur eine Frage der Fairness sind, sondern auch ein wichtiger Motor für Innovation und Leistungsfähigkeit eines Unternehmens. Arbeitgebende, die eine fundierte Strategie für Vielfalt und Chancengleichheit verfolgen, haben nachweislich zufriedenere und gesündere Mitarbeitende. Und nicht nur das: Auch die Kundinnen und Kunden fühlen sich besser repräsentiert, und den Führungskräften steht ein größerer Pool an Talenten und Fähigkeiten zur Verfügung, was sich wiederum positiv auf den Geschäftserfolg auswirkt.

Von Daten zu Taten: Mehr Diversität, Gleichheit und Inklusion im Unternehmen

Um eine echte DEI-Strategie zu etablieren und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können, ist ein Blick auf den Status quo in regelmäßigen Zeitabständen unerlässlich. Dabei kann entsprechende Software die Verantwortlichen bei der Messung der Vielfalt in der gesamten Organisation anhand aller wichtigen Diversitätskennzahlen wie ethnische Zugehörigkeit der Mitarbeitenden, Alter, Geschlecht oder Anzahl der Personen mit Behinderung unterstützen und den jeweiligen Ist-Zustand visualisieren. Die Ergebnisse liefern wichtige Antworten auf die Fragen, die im Zuge einer datenbasierten DEI-Strategie von Bedeutung sind: Wie vielfältig ist das Unternehmen hinsichtlich der verschiedenen DEI-Kriterien bereits aufgestellt? Wie schneidet es im Vergleich zum Branchen-Benchmark ab? Wie hoch ist beispielsweise die Frauenquote? Die Anzahl der Menschen mit Behinderung, die im Unternehmen beschäftigt sind? In welchen Abteilungen besteht Handlungsbedarf, die Vielfalt weiter zu fördern? Wird die Gleichstellung der Geschlechter berücksichtigt, wenn es darum geht, offene Positionen aus den eigenen Reihen zu besetzen? Wer diese Fragen mit fundierten Daten und Fakten für sich beantworten kann, ist in der Ausarbeitung des strategischen Vorgehens bereits ein gutes Stück vorangekommen.

Ein einmaliger Blick reicht jedoch nicht aus. DEI muss als kontinuierlicher Prozess angesehen und fest im Bewusstsein verankert werden, um langfristigen Erfolg zu gewährleisten. Nach der Analyse des aktuellen Zustands folgt daher, wenn nötig, die Planung und Umsetzung entsprechender Maßnahmen. Dabei kann das Durchspielen verschiedener Szenarien in Simulationen hilfreich sein, um die Auswirkungen dieser Aktivitäten zu bewerten.

Fazit

Mit People und Org Analytics erhalten Unternehmen Wettbewerbsvorteile, die weit über einzelne HR-Funktionen hinausgehen. Nach dem Prinzip „Visualize. Analyze. Optimize“ wird ein permanenter datenbasierter Optimierungsprozess angestoßen, der die Organisation auch unter schwierigsten externen Bedingungen dauerhaft im Spiel hält. Software kann dabei entscheidenden Mehrwert durch Bereitstellung von Daten und Kennzahlen bieten.

Joachim Rotzinger, CEO der Ingentis Softwareentwicklung GmbH
Joachim Rotzinger ist Geschäftsführer von Ingentis. Das Software-Unternehmen bietet unter anderem mit Ingentis org.manager eine Lösung für die Erstellung von Organigrammen, effektives Organisationsdesign und People Analytics.