Warum ausnahmslos alle von der digitalen Poststelle profitieren
Digitaler Wandel ist kein Selbstzweck, er verschafft den Unternehmen handfesten Nutzen. Daher sind alle analogen Flaschenhälse aufzulösen. Solange etwa klassische Briefpost noch eingeht, muss diese darum nahtlos in effiziente sichere E-Workflows integriert werden. Echte Gewinner davon sind die Mitarbeitenden – vom Team im Posteingang bis hin zu allen nachgelagerten Abteilungen der Sachbearbeitung. Sie alle profitieren von den vereinfachten Prozessen sowie einer flexibleren und selbstbestimmteren Arbeit, aber gerade auch von verbesserten Kommunikationswegen im Team.
Papier hat im Geschäftsalltag ausgedient – den digitalen Medien gehört die Zukunft und idealerweise schon die Gegenwart. Die Gründe dafür sind eng verbunden mit den Nachteilen der papiergebundenen Kommunikation: Als natürliches und greifbares Produkt ist Papier nicht nur teuer und zudem zeitraubend skalierbar, auch das Geschriebene selbst lässt sich per se nicht generisch weiterverarbeiten.
Digital auf der Überholspur
Deutlich flexibler und effizienter ist der Umgang mit digitalen Medien, die sich orts- und zeitunabhängig auf allen Endgeräten wie dem PC im Büro, dem Notebook im Homeoffice oder mobil auf dem Smartphone anzeigen und editieren lassen. Verteiltes Arbeiten wird so überhaupt erst möglich, ebenso schlanke Workflows ohne (urlaubs- oder krankheitsbedingte) zeitliche Verzögerungen, wenn etwa Eingangsrechnungen von Einkauf und Wareneingang geprüft, in der Abteilungsleitung freigegeben und von der Buchhaltung bezahlt, kontiert und abgelegt werden sollen.
Digitale Belege lassen sich außerdem viel sicherer und schneller suchen und finden, selbst wenn mehre Beteiligte gerade parallel auf das gleiche Dokument zugreifen. Dies muss keinesfalls unautorisiert erfolgen, denn gleichzeitig machen optionale Einrichtungen wie Verschlüsselungen, Zwei-Faktoren-Authentifizierung und Backups das papierlose Büro sicherer, als es das Arbeiten mit frei zugänglichen Karteien und Aktenordnern sein kann.
Flaschenhälse auflösen
Was aber tun, wenn altbacken analoge Dokumente auf digitale Schnittstellen treffen – Stichwort Medienbruch? Die (gelbe) Eingangspost bietet hierfür eine mustergültige Vorgehensweise: Wenn nämlich der klassische Brief die Abläufe im Unternehmen ausbremst, muss der Flaschenhals via digitaler Poststelle aufgelöst werden. Dort werden die eintreffenden Papierdokumente aller Art schnell und sicher in digitale Formate überführt und gleichzeitig E-Workflow-tauglich aufbereitet.
Dabei ist unerheblich, ob die digitale Poststelle im eigenen Unternehmen eingerichtet oder an einen Dienstleister ausgelagert ist. Dorthin nämlich können die Briefe auf verschiedenen Wegen tagtäglich gelangen: über einen Nachsendeauftrag der Deutschen Post, die Einrichtung eines Postfachs für die externe digitale Poststelle oder auch Kuriere, etwa denen des Dienstleisters.
Klare Konzepte sind gefragt
Ob aber nun interne oder externe Lösung: Am Anfang steht immer das Scannen der Eingangspost. Was einfach klingen mag, wirft bei näherer Betrachtung jedoch einige Fragen auf: Wie etwa ist umzugehen mit persönlich, an den Betriebsrat, die Personalabteilung oder die Geschäftsführung adressierten Schreiben, was passiert mit vermeintlicher Dialogpost und Katalogen? Und überhaupt: Welche Originale müssen nach dem Scannen u. a. aus rechtlichen Gründen wo aufbewahrt werden und welche sind nach welcher Sicherheitsfrist wie zu vernichten? Entschieden werden muss ferner, ob alle Inhalte eines Briefs in eine oder in mehrere Dateien überführt werden sollen. Um all dies zu beantworten, sind entsprechende Konzepte und eine Verfahrensbeschreibung unumgänglich, wenn die Prozesse sicher und nachvollziehbar gestaltet werden sollen.
Mithilfe einer professionellen Scan-Software lässt sich das gewünschte Zielformat definieren. Das können etwa PDF-, TIFF- oder JPG-Formate sein – je nach führendem ERP- (Enterprise Resource Planning), ECM (Enterprise-Content-Management)- oder FiBu-System des Unternehmens. Die Indexierung der Dokumente eröffnet dabei wichtige Mehrwerte wie verteilte Zugriffe, damit es für alle dazu Autorisierten jederzeit möglich ist, ohne lange Suchzeiten den zentralen Daten-Pool zu nutzen. Generell können von der digitalen Poststelle aus aber auch die Dateien direkt an die zuständigen Personen oder Abteilungen gesandt werden, sei es per E-Mail, sei es per gesicherter VPN (Virtual Private Network)- oder auch SFTP (Secure File Transfer Protocol)-Verbindung in überwachte Verzeichnisse.
Sehr hohe Effizienz birgt zudem die elektronische Eingangsbearbeitung, wenn automatisiert erkannt wird, um welchen Dokumententyp es sich handelt und welcher Workflow anzustoßen ist. Das Auslesen von Vertragsnummern, Lieferantenangaben und anderem mehr per optischer Texterkennung (OCR – Optical Character Recognition) funktioniert am besten (aber nicht nur) bei standardisierten Belegen. Auf alle Fälle sollte man daran denken, auch die online eintreffende Post mit einzubeziehen und in die etablierten Abläufe einfließen zu lassen, damit alles in einem Guss bearbeitet werden kann.
Positive Auswirkungen auf Arbeitsumfeld und Team
Erst einmal eingerichtet und in Betrieb, verschafft die digitale Poststelle dem Unternehmen handfesten Nutzen. Die ehemals analoge Eingangspost jetzt reibungslos (weiter)bearbeiten zu können, eröffnet aber gerade auch aus Sicht des einzelnen Mitarbeitenden wertvolle Vorteile. So wird die tägliche Arbeit dank vereinfachter und nachvollziehbarer Prozesse deutlich flexibler und selbstbestimmter. Regelmäßig zeigt sich in den Projekten außerdem, dass sich die Kommunikation innerhalb des Teams spürbar verbessert: Die systemgestützte Bearbeitung von Vorgängen fördert völlig unabhängig vom Arbeitsort jedes einzelnen Beteiligten den fallbezogenen Austausch – zudem wird das Gefühl von Miteinander auch dann verstärkt, wenn sie räumlich weit voneinander entfernt sind. Nicht zuletzt ist im Tagesgeschäft mit Blick auf Entlastung von Routinearbeiten und Vermeidung von Fehlerpotenzialen (und damit zugunsten fehlerfrei funktionierender Workflows) an eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit zu denken; diese wirkt sich bekanntermaßen positiv auf Loyalität und Bindung aus.
An was ist zu denken?
Wie aber führt man eine digitale Poststelle ein? So viel ist klar: Für Aufbau und Betrieb sind Know-how und Technologie genauso erforderlich wie Geräte und Personalressourcen – dies alles mit entsprechender Redundanz! Gegebenenfalls kann man sich zunächst auf ausgewählte Abteilungen wie die Buchhaltung (nie mehr Skonto-Fristen verschlafen!) beschränken; dies erfordert dann lediglich eine Vorselektion der eintreffenden Briefe.
Gerade mit Blick auf die automatisierte Eingangsbearbeitung, Indexierung und Einbindung der Dokumente in die IT-Landschaft empfiehlt es sich, einschlägige Beratung einzuholen. Eine weitere Alternative liegt wie beschrieben im Outsourcing des kompletten Betriebs an einen spezialisierten Dienstleiter. Dort sind nicht nur Know-how und Erfahrung vorhanden, sondern auch das Profi-Equipment und das Fachpersonal, um die digitale Poststelle durchgängig und zuverlässig zu betreiben.
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