So gelingt die Finanzplanung in Zeiten des ständigen Wandels

Veränderungen voranzutreiben ist für Finanzteams schwer, da die Daten in den Finanzsystemen nie konstant sind. Zudem sind Echtzeit-Analysen erforderlich. Finanzteams stehen daher unter Druck, die Unmengen an umsatzbezogenen Daten, die über unterschiedliche Organisationen verstreut sind, in aussagekräftige Informationen und Indikatoren umzuwandeln, anhand derer Geschäftsentscheidungen getroffen werden können. Aber wie granular muss diese Analyse eigentlich sein? Welche Daten bieten dem Unternehmen Mehrwert und welche nicht?

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18. Oktober 2022

Veränderungen voranzutreiben ist für das Finanzteam alles andere als eine Leichtigkeit, da die Daten in den Finanzsystemen nie konstant sind. Zudem sind Echtzeit-Analysen erforderlich, um vorherzusehen, inwiefern die Unternehmensperformance beeinflusst wird. Finanzteams stehen daher unter dem wachsenden Druck, die Unmengen an umsatzbezogenen Daten, die über unterschiedliche Organisationen verstreut sind, in aussagekräftige Informationen und Indikatoren umzuwandeln, anhand derer Geschäftsentscheidungen getroffen werden können. Dies erfordert einerseits eine umfassende Übersicht über alle Finanzdaten und andererseits granulare Einblicke in die Daten einzelner Business Units und Teams. Aber wie granular muss diese Analyse eigentlich sein? Welche Daten bieten dem Unternehmen Mehrwert und welche nicht?

Die digitale Zukunft im Finanzbereich einläuten

Für diese Herausforderung wurden Tools und Technologien entwickelt, wie zum Beispiel künstliche Intelligenz, intelligente Automatisierung und Predictive Analytics, die nicht nur extrem viele Daten erfassen können, sondern auch äußerst schnell. Mitglieder des Finanzteams wollen sich endlich von manueller Dateneingabe und lästigen Excel-Spreadsheets trennen. Und es besteht kein Zweifel: Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um die digitale Zukunft im Finanzbereich einzuläuten. Finanzteams können sich damit endlich von ihrer Rolle als „Erbsenzähler“ lösen und sich das Storytelling zu eigen machen. Das bedeutet, dass sie Finanzdaten in wertvolle Geschäftsinformationen umwandeln und diese der Geschäftsleitung auf ansprechende und überzeugende Weise näherbringen. So können sie veranschaulichen, inwiefern die Unternehmensleistung dadurch beeinflusst wird. Durch die Integration von KI und intelligenter Automatisierung können Finanzteams die Daten schneller und besser deuten und somit die Richtung des Unternehmens mitbestimmen.

Damit aber das Finanzteam dem Unternehmen mit dynamischen und granularen Echtzeitanalysen zur Seite stehen kann, muss es die folgenden drei Stufen durchlaufen:

  • Mehrwert erfassen: Wie lässt sich das System am effektivsten nutzen, um Finanzdaten zu erfassen? Wie können Sie außerdem in Zeiten des Wandels sicherstellen, dass sich das System gemeinsam mit ihren Anforderungen weiterentwickelt?
  • Mehrwert schaffen: Nachdem Sie die Daten erfasst haben, müssen Sie sie analysieren, damit Sie darauf basierend Antworten auf die folgenden Fragen ableiten können: „Was könnte passieren?“ und „Was passiert aktuell?“ Ihr Finanzsystem muss so eingerichtet sein, dass Sie Trends verstehen und nachverfolgen können.
  • Mehrwert aufrechterhalten: Statt Neukunden zu gewinnen, ist es sogar noch wichtiger, Bestandskunden zu halten. Denn dies ist in der Regel kostengünstiger und somit mehrwertbringender. Um dies richtig anzustellen, muss Ihr Finanzsystem in der Lage sein, Daten genau zu erfassen, um folgende Fragen zu beantworten: „Was ist passiert?“ und „Was sagen unsere Daten?“

Datenorientierte Unternehmensausrichtung

Stellen Sie sich jede dieser Stufen als Sprossen auf einer Leiter vor. Indem Ihr Finanzteam eine Stufe nach der anderen erfolgreich absolviert, klettert es die Leiter hinauf und wird so allmählich zu einem strategischen Partner, der Geschäftsentscheidungen auf Grundlage von Daten unterstützt. Dazu müssen die zugrunde liegenden Finanzsysteme Funktionen zur Budgetierung, zum Forecasting und zum Vergleich mit den Ist-Daten und der aktuellen Geschäftssituation umfassen. Durch die Kombination aller drei Elemente kann das FP&A-Team die Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenfassen und daraus wertvolle Erkenntnisse schließen, um neue Wege zu finden und das Unternehmen voranzubringen.

Dafür braucht es integrierte Tools, die die Ist-Werte automatisch mit Forecasts vergleichen und Abweichungen erfassen. Außerdem sollte es dem Finanzteam möglich sein, die Daten zu kommentieren und Abweichungen zu erläutern, um falsche Annahmen in den Forecasts aus dem Wegzu räumen.. Auf dieser Grundlage sollte das Finanzteam in der Lage sein, Maßnahmen zu definieren, die auf einer granularen Ebene, also einzelnen Business Units und Teams, zugewiesen werden. Dies ermöglicht dem Unternehmen auch, die Daten auf eine verständliche Weise abzufragen, sodass das Finanzteam die anderen Teams als Partner unterstützen kann. Dadurch lassen sich spontane Update-Anfragen direkt bearbeiten, Trends in Echtzeit erfassen und die Auswirkungen auf die Geschäftsleistung besser vorhersehen.

Die Herausforderung der Datenkompatibilität

Damit das Finanzteam die Ausrichtung des Unternehmens auf Grundlage von Daten effektiv beeinflussen kann, muss zunächst ein solides Fundament geschaffen werden. Die Data interoperability ist hierbei zu priorisieren. Die manuelle Dateneingabe ist seit eh und je der Grund für fehlerhafte Berichte und Forecasts. Die Tatsache, dass Finanzdaten in einer Vielzahl von Anwendungen im gesamten Unternehmen genutzt werden, verschärft diese Herausforderung zusätzlich. Überwinden lässt sie sich nur mit einem sorgfältigen Integrationsansatz. Die Stammdaten aller Systeme (einschließlich Lieferanten- und Kundenstammdateien, Buchhaltung und Organisationsstrukturen) müssen korrekt und auf dem neuesten Stand sein. Darüber hinaus muss eine fehlerfreie Verschiebung der Daten von einem System zum anderen gewährleistet werden. Denn dies ist eine weitere Schwachstelle, die zu fehlerhaften Daten führt.

Daher muss das Finanzteam jeden Aspekt der Datenintegration sorgfältig beachten.

Die Interoperabilität muss nahtlos sein. Nicht nur um diesen neuen Ansatz zur Finanzplanung und Analyse zu ermöglichen, aber auch weil Regulierungsbehörden dieses Integrationsniveau für bestimmte Systeme voraussetzen, wie zum Beispiel für die Mehrwertsteuerverarbeitung, Open-Banking-Initiativen in Europa und die elektronische Rechnungsstellung.

Technologien wie REST APIs erleichtern die Interoperabilität und ermöglichen in Kombination mit Lowcode-Anwendungsentwicklungsmodellen eine agilere Entwicklung von Funktionen für Finanzsysteme. Darüber hinaus bewirkt die intelligente Automatisierung, dass Finanzteams ihre Zeit nicht mehr an sich wiederholende, zeitaufwendige Aufgaben aufbringen müssen. Die intelligente Rechnungsverarbeitung ermöglicht beispielsweise die Prozessautomatisierung eingehender Rechnungen und erledigt die Hauptbuchhaltungsanalyse eingehender Rechnungen. Der manuelle Aufwand für die Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung wird dadurch gesenkt. Außerdem lassen sich deutliche Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen erzielen und die Zahlungen beschleunigen, damit sich die Mitarbeitenden auf das wirklich Wichtige konzentrieren können. Die intelligente Rechnungserfassung nutzt künstliche Intelligenz (KI), um Daten aus den gescannten eingehenden Rechnungen zu erfassen. Erfasst werden beispielsweise die folgenden Daten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag, Bestellnummer, Kontonummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies verringert nicht nur die Fehlerwahrscheinlichkeit, weil weniger manuelle Eingaben erforderlich sind, sondern senkt auch Kosten und spart Zeit.

Überwinden Finanzteams die Herausforderung der Datenkompatibilität, sollten sie in der Lage sein, die Leiter zu erklimmen und ihrem Unternehmen dabei zu helfen, Mehrwert in der Finanzberichterstattung zu schaffen. Erwartungen an das Finanzteam:

  • Konstantes, rollierendes Forecasting: Das Finanzteam sollte stets den Finger am Puls des Unternehmens haben, also einen Überblick über alles haben. Moderne FP&A-Systeme sollten anstatt der veralteten 3-Monats-/6-Monats-/12-Monats-Forecasts und -Berichte kontinuierlich zugänglich sein. Es sollte jederzeit möglich sein, neue Daten hinzufügen. Das Finanzteam kann dann entscheiden, welche Daten es in die Berichte einfließen lässt.
  • Zugriffskontrolle: Es muss festgelegt und kontrolliert werden, wer auf das FP&A-System zugreifen kann. Dann können Sie zudem nachvollziehen, wer veraltete Daten hinzugefügt hat. Dadurch erhalten Sie auch Transparenz darüber, wer Entscheidungen genehmigt hat. So bekommen Sie einen möglichst vollständigen Überblick.
  • Berichterstellung und Storytelling: Wurden die richtigen Änderungen vorgenommen, sollten sich die Finanzberichte wie Zeitungsartikel lesen lassen. Das Führungsteam sollte sofort, wenn es sich einloggt, eine übersichtliche Zusammenfassung angezeigt bekommen. Als Basis dafür sollte das FP&A-Team vorab alle Finanzberichte und Kommentare lesen und daraus einen einheitlichen Bericht erstellen.

All dies auf einmal in die Tat umzusetzen, gleicht einer Mammutaufgabe. Am besten gehen Sie diese Herausforderung in kleineren Etappen an. Setzen Sie sich kleinere Ziele. Lösen Sie beispielsweise die Kompatibilitätsprobleme in Bezug auf einen bestimmten Finanzprozess oder eine bestimmte Business Unit. Nehmen Sie dann die intelligente Automatisierung und Predictive Analytics in Angriff, um die Funktionen zu erweitern und zu verfeinern. Diese Herangehensweise ist sinnvoller. Denn schließlich wissen wir alle, dass beim Erklimmen einer Leiter höchste Vorsicht geboten ist. Mit der richtigen Strategie und einer sorgfältigen Umsetzung werden Sie es bis nach oben schaffen. Oben angekommen, wird alles besser aussehen.

Michael Lengenfelder fing vor 15 Jahren als Berater bei der ehemaligen prevero Austria GmbH an und ist seitdem Teil des Unit4 FP&A-Teams. Er verfügt über vielseitige Erfahrung und tiefgehendes Wissen im Consulting und im Hinblick auf die FP&A-Anwendung.

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