S/4HANA-Migration:

Upgrade für eine zukunftssichere Unternehmens-IT

Die zentralen Steuerungs- und Verwaltungsinstrumente von Unternehmen, insbesondere die ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), spielen eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf des Unternehmensbetriebs. Ihre kritischen Funktionen umfassen die abteilungsübergreifende Integration von Geschäftsprozessen. Allerdings zeigen diese Lösungen in vielen Fällen bereits eine hohe Veraltungsstufe auf. Aus diesem Grund droht den genutzten Komponenten in den kommenden Jahren das Support-Ende. Für SAP-Anwender bedeutet dies, dass sie bald umrüsten müssen. Eine naheliegende Lösung ist dabei häufig die Migration der ERP-Systeme in die Cloud.

Cloud-basierte ERP-Systeme bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel effiziente Integrierbarkeit, einfache Skalierbarkeit sowie Anpassungsfähigkeit an veränderte Anforderungen. Zudem bieten sie maximale Transparenz, wodurch zeitintensive und umständliche Recherchen überflüssig werden. Mit Cloud-ERP können Unternehmen ihren Mitarbeitenden darüber hinaus eine nie dagewesene Flexibilität ermöglichen. Die Anwendung ist mobil und geräteunabhängig zugänglich. Bei einem SAP-ERP aus der Cloud sorgt die HANA-Datenbanktechnologie ferner für hohe Geschwindigkeiten und ermöglicht ein Arbeiten in Echtzeit.

Checkliste – Diese Voraussetzungen sollten für den Umstieg gegeben sein

Um all diese Vorteile schlussendlich effizient nutzen zu können ist eine umfassende Vorbereitung erforderlich. Die Migration eines ERP-Systems stellt ein komplexes Projekt dar, für dessen Umsetzung umfassende Vorbereitungen erforderlich sind. Die folgende Checkliste unterstützt Unternehmen dabei, den Wechsel in die Cloud zu erleichtern und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

• Unternehmen, die eine Migration planen, sollten bereits im Vorfeld definieren, welche konkreten Vorteile sie sich von einer Cloud-Lösung erwarten und welche Geschäftsprozesse durch die Cloud effizienter gestaltet werden sollen. Ziele können beispielsweise Skalierbarkeit, Kostenreduzierung oder verbesserte Zusammenarbeit sein.
• Im nächsten Schritt ist eine umfassende Ist-Analyse erforderlich. Diese soll den Status quo erfassen und Anforderungen an das neue System definieren. Es gilt hierbei zu ermitteln, welche Daten, Systeme und Schnittstellen aktuell im Einsatz sind, um den Ablauf der Geschäftsprozesse im Detail zu verstehen. Ebenfalls wichtig ist es, Schwachstellen zu identifizieren.
• Danach erfolgt die Auswahl des geeigneten Cloud-ERP-Anbieters. Dabei sollten die zur Wahl stehenden Lösungen daraufhin geprüft werden, ob sie zu den eigenen Anforderungen passen und der Anbieter die richtigen Funktionalitäten anbietet. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Integration des neuen Systems in die bestehende IT-Landschaft zu prüfen und den Umfang des Supports rund um die neue Cloud-Lösung zu ermitteln.
• Sobald der passende Anbieter gefunden ist, müssen die eigenen Daten unter die Lupe genommen werden, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten. Dabei sollten sich Unternehmen vor allem folgende Fragen stellen: Sind die Daten vollständig, korrekt und konsistent? Außerdem ist zu klären, wie die Daten in das neue System übertragen werden. Müssen Daten formatiert oder konvertiert werden?
• Vor der Umsetzung der Migration sollten Unternehmen nicht zuletzt klären, wie die Mitarbeitenden in den Prozess eingebunden werden können und welche Schulungen notwendig sind, um sie auf das neue, cloudbasierte System vorzubereiten. Unternehmen sollten sich auch auf mögliche Widerstände gegen die neue Lösung vorbereiten und klären, wie damit umgegangen werden kann.
• Im Rahmen der Testphase und des anschließenden Produktivbetriebs ist eine sorgfältige Prüfung des neuen Systems in der Testumgebung empfehlenswert. Darüber hinaus ist zu überlegen, ob eine schrittweise durchgeführte Migration sinnvoll ist, um Risiken zu minimieren. Für den Fall, dass Probleme auftreten, ist ein Rollback-Plan zu erstellen.
• Abschließend sind Unternehmen gut beraten, eine neue Cloud-Lösung vor der Migration auf die firmeneigenen Sicherheits- und Compliance-Richtlinien hin zu prüfen. Entspricht das neue System den geltenden Datenschutzbestimmungen? Welche Sicherheitsmaßnahmen werden zum Schutz der Daten getroffen?

Allein geht es nicht: Die Herausforderungen einer Migration erfolgreich meistern

Checkliste hin oder her, der Wechsel von einer On-Premises-Lösung in die Cloud bleibt eine Herausforderung. Um ihn dennoch erfolgreich zu meistern, können Unternehmen auf die Expertise und das Wissen eines erfahrenen Partners zurückgreifen. Dieser sollte sich sowohl mit ERP-Systemen als auch mit Cloud-Technologien bestens auskennen. So kann er die Unternehmen bei der Festlegung der Ziele und dem Erstellen eines umfassenden Projektplanes unterstützen – und gemeinsam Meilensteine und Verantwortlichkeiten bestimmen.

Darüber hinaus ist es empfehlenswert, vor einer umfassenden Migration im Unternehmen Testmigrationen durchzuführen. Diese helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls eine Strategie für die Datenkonvertierung zu entwickeln. In der Testphase sollte das neue System zudem einer eingehenden Prüfung unterzogen werden und ein Notfallplan in enger Abstimmung mit dem Partner entwickelt werden. Auch nach der Einführung ist es essenziell, kontinuierlich Feedback der Mitarbeitenden zu sammeln und das System entsprechend anzupassen.

Fokus: Innovative Schnittstellen spielen eine bedeutende Rolle

Im Rahmen des Migrationsprozesses stellt nicht nur die Komplexität, sondern auch die Unzulänglichkeit im Hinblick auf die Benutzerfreundlichkeit der ERP-Systeme eine Herausforderung dar. Diese Hindernisse können die Zusammenarbeit beeinträchtigen und die Nutzung geschäftskritischer Daten auf verschiedene Systeme verteilen, was   sogenanntes „Inselwissen“ zur Folge haben kann. Dadurch wird die Produktivität verringert und eine reibungslose Integration von Geschäftsprozessen erschwert. Doch die schnelle Anpassbarkeit solcher Systeme an sich ändernde Marktbedingungen ist für Unternehmen geradezu essenziell. Innerhalb von SAP ist die Modifikation allerdings komplex und zeitaufwändig. In einem solchen Fall kann eine externe Schnittstelle eine effektive Lösung sein. Sie ermöglicht die Integration mit Automatisierungstools und schafft so Flexibilität. Low-Code-/No-Code-Plattformen bieten umfangreiche Optionen zur Prozessanpassung – von Genehmigungsverfahren über Benachrichtigungssysteme bis hin zu vollautomatisierten Workflows. Dadurch erhalten Unternehmen die Möglichkeit zur effizienten Gestaltung ihrer Prozesse, ohne dabei tiefgreifende technische Kenntnisse voraussetzen zu müssen.

Ein Anwendungsfall aus dem Bereich Materialmanagement

Die Verwaltung von Einkäufergruppen und Materialstammdaten in SAP ist von entscheidender Bedeutung für die Effizienz von Beschaffungsprozessen. Um die Effizienz nachhaltig zu steigern, muss eine flexible externe Schnittstelle zwischen SAP und einer Kollaborationslösung mit Kommunikationsanwendungen integriert werden. Diese Schnittstelle bietet den Vorteil, dass die Mitarbeitenden in den Bereichen Einkauf und Disposition die Materialstammdaten und die zugehörigen Einkäufergruppen direkt dort verwalten können, ohne dass eine Anmeldung in SAP oder komplexe Transaktionen erforderlich sind. Die Anzeige, Diskussion und Aktualisierung von Informationen erfolgt unmittelbar in einer Teams-Konversation. Die vereinfachte Materialstammdatenpflege und die verbesserte Kommunikation zwischen den Beteiligten sowie die effizientere, fehlerminimierende Datenaktualisierung kommen den Unternehmen zugute, die externe Schnittstellen nutzen, und das ohne umfangreiche SAP-Kenntnisse.

Fazit

In Kürze ist bei zahlreichen SAP-Anwendern ein Wechsel zur neuen Plattformgeneration S/4HANA erforderlich. Obwohl zwei Jahre eine lange Zeit erscheinen, sollten sich Unternehmen bewusst machen, dass der Wechsel von einer On-Premises-Lösung in die Cloud ein komplexes Unterfangen sein kann. Unternehmen, die diesen Weg erfolgreich beschreiten wollen, sollten rechtzeitig mit der Vorbereitung beginnen und die Zusammenarbeit mit einem verlässlichen Partner suchen.