Eine zukunftsorientierte Firma im DACH Raum aufzubauen, wäre ohne die Veränderungen der letzten Zeit nicht so einfach möglich. Denn ginge es nach vielen Entscheider:innen, wären die Hintergrundprozesse immer noch in ihrer bisherigen Version. Auch wenn Covid-19 einen großen Teil zur Digitalisierung beitrug, fordern die Mitarbeiter:innen von heute mehr Freiraum, Flexibilität und eine angenehmere Arbeitsatmosphäre. Weg von Zwang, fixen Arbeitszeiten und ständiger physischer Anwesenheit. Doch ohne das notwendige Hinterfragen von Prozessen und Workflows verzögern sich nicht nur die internen Anpassungen an die neuen Ansprüche, auch das Unternehmenswachstum stagniert. Schließlich möchten weniger Menschen in Unternehmen arbeiten, die noch an den “guten, alten Zeiten” festhalten. Stetiges Wachstum und größer werdende Teams führen ohnehin bereits dazu, dass Veränderungen notwendig sind. Zur Modernisierung gehört zuallererst aber die Umstellung der internen Kommunikationswege auf den Plan.

Wie lässt sich die interne Kommunikation an die Anforderungen heutiger Teams anpassen?

Der Beginn eines jeden Umschwungs liegt im Team selbst. Dazu muss aber auch sichergestellt sein, dass jeder Mitarbeitende von den neuen Regelungen und Prozessen erfährt. Bei zunehmender Teamgröße lohnt es sich dazu bereits, Team-Meetings aufzunehmen und beispielsweise auch durch eine Präsentationsvorlage zu strukturieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter:innen, unabhängig von Zeit und Ort, die gleichen Informationen erhalten. Zudem empfiehlt es sich, Prozesse und Standard-Arbeitsabläufe genau zu dokumentieren, sodass alle Beteiligten – im für sie notwendigen Maße – einheitlich arbeiten.

Zusätzlich, gerade in remote-first Unternehmen, ist es empfehlenswert, von Kommunikation per Direct Messages abzusehen. Ganz im Gegenteil ist es hilfreicher, auf Themen- und Team-basierte Channel innerhalb der internen Messaging-Dienste umzusteigen. Einzelne Teams können dann schneller und effektiver agieren, denn die richtigen Personen erhalten nur jene Informationen, die für sie relevant sind und können gemeinsam an Projekten arbeiten. Gleiches gilt auch für die Anwesenheit in Meetings. Getreu dem Motto ‘Keine Veränderung gleicht keiner Produktivität’ sollte überdacht werden, welche Meetings mit welchen Team-Mitgliedern wirklich sinnvoll sind. Sind die internen Prozesse neu strukturiert und mit den technologischen Anforderungen versehen, lohnt sich der Blick in die andere Richtung, um auch externe Abläufe neu zu strukturieren.

Eine Ebene höher: Zwischen Produktvision und heutigen Kundenanforderungen

Eine klar definierte Produktvision ist unerlässlich, um Produkte zu entwickeln und anzubieten. Dabei kommt es natürlich in erster Linie auf einen bestimmten Business Value für Unternehmen an. Gleichzeitig verändern sich aber sowohl der Markt als auch die Kundenanforderungen. Unternehmen stehen also vor der großen Herausforderung, die Balance zwischen ihrer ursprünglichen Produktvision und der Reaktion auf sich verändernde Markt- und Kundenbedürfnisse zu finden. Der Schlüssel dafür liegt in einer gewissermaßen “flexiblen Produktvision”. Diese beinhaltet zwar die eigene Unternehmensvision, erlaubt jedoch trotzdem, das Produkt agil weiterzuentwickeln, damit es kontinuierlich mehr Wert für die Kund:innen hat. Dazu beziehen die Unternehmen die Kund:innen am besten direkt mit ein.

Vor allem in puncto Kundenzufriedenheit ist es hier umso mehr erforderlich, auf Feedback von Kund:innen und Marktentwicklungen zu reagieren. Denn nur, wenn Unternehmen auch am Puls der Zeit – und somit am Puls der Kund:innen – bleiben, lässt sich langfristig eine hohe Kundenzufriedenheit erreichen. Den Kundenstamm zu fordern, indem man ihm neue und innovative Produkte zeigt, sollte gleichermaßen relevant sein, wie auf ihre konkreten Bedürfnisse einzugehen. Hierzu können ebenfalls technologische Lösungen, Ticketsysteme oder sogar ein kleines, neu ins Unternehmen gebrachtes Support-Team helfen.

Fazit: Entscheider:innen müssen raus aus ihren Komfortzonen

Was viele der Entscheider:innen vergessen: Die meisten, wenn nicht sogar alle, Produkte entstehen aufgrund eines Problems, das im Idealfall durch eben dieses Produkt gelöst wird – doch die Lösung muss sich auch der Zeit anpassen können, da immer wieder neue Probleme dazukommen. Das Feedback hierfür erhalten Unternehmen nicht nur von Kund:innen, sondern oftmals auch aus den eigenen Reihen. Um dieses Feedback anzunehmen und in die Veränderung von Workflows zu integrieren, gilt es aber, die eigene Komfortzone zu verlassen und den firmenweiten Status Quo stets herauszufordern. Ziel dabei: innovativ bleiben und effizient arbeiten.

Letztlich muss das ständige Hinterfragen von Werten und Prozessen aber nicht immer gleich zu niemals endenden Veränderungen führen. Es kann durchaus vorkommen, dass sich alte Prozesse bewähren. In jedem Fall zählt aber vor allem eines: die kontinuierliche Bereitschaft aller Beteiligten, Workflows zu optimieren.