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Minimaler Aufwand, maximale Qualität – Die neue Ära der Business Dokumente

Business Dokumente sind sowohl Geschäftstreiber als auch Aushängeschild eines Unternehmens. In einem qualitativ hochwertigen Zustand können sie die nötige Überzeugungsarbeit leisten, welche einem Unternehmen zum Geschäftsabschluss verhilft und sorgen außerdem für ein aufpoliertes Brand-Image. Obwohl gemäß einer Studie des Martforschungsinstituts IDG Research Services immer mehr Unternehmen seit Beginn der Pandemie auf Prozessautomatisierung setzen, ist dies im Dokumenten Management leider noch nicht genügend angekommen. Dabei lauern hier enorme Optimierungspotentiale.
31. März 2022

Mitarbeiter erstellen monatlich im Schnitt 850 Dokumente, einschließlich E-Mails. Ein enormer Zeitaufwand, wenn man diese Zahl auf Mittelstands- und Großbetriebe hochrechnet. Unternehmen, die diese Potenziale ungenutzt lassen und den digitalen Wandel mit der provisorischen Nutzung von Software Inseln überbrücken, statt aktiv in ein zukunftsfähiges Tech Stack zu investieren, werden Mühe haben im Zeitalter von New Work Schritt zu halten.

Business Dokumente erhalten nicht die nötige Aufmerksamkeit

Die tägliche Erstellung von Business Dokumenten macht für viele Arbeitnehmer:innen einen Großteil des Arbeitsalltags aus. Und das nicht ohne Grund: Mithilfe von Business Dokumenten werden wichtige Informationen zwischen verschiedenen Stakeholdern des Unternehmens ausgetauscht, fast immer sind Dokumente Start- und Endpunkt von Projekten in den verschiedensten Departments. Auch Geschäftsabschlüsse hängen häufig von der visuellen und inhaltlichen Überzeugungskraft eines Pitch-Decks ab. Aber auch andere Unternehmensinhalte, wie Marketingmaterialien, Vertragsentwürfe und Bilder, sind elementar für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb müssen Mitarbeitende im Umgang mit Dokumenten und Inhalten immer qualitativ hochwertig arbeiten, ohne Effizienzverluste zu erleiden. Doch das ist gleich aus mehreren Gründen eine wahre Herausforderung: Wichtige Informationen befinden sich zwar im Kosmos des Unternehmens, die genauen Ablageorte wissen jedoch nur die wenigsten. Ein wahrer Effizienzkiller – und ebenso schädigend für die Mitarbeiterzufriedenheit. Zudem schleichen sich Fehler in die Prozesskette der Dokumenterstellung, häufig werden falsche oder veraltete Inhalte wie inkorrekte Unternehmenszahlen, überholte Schriftarten oder Logos aus einer längst vergessenen Zeit verwendet. Die Folgen für das Unternehmen: Compliance Verluste, ein inkohärentes Markenbild und das Risiko, dass Unternehmensdokumente nicht die gewünschte Performance erzielen. Ein fehlerhaftes Dokument oder ein Vertragsentwurf mit veralteten  Textbausteinen kann bei den Empfänger:innen einen unprofessionellen Eindruck wecken, die Chancen auf Verakufsabschluss stehen dann ungleich schlechter.

Mangelnde Kontrolle über Unternehmensinhalte stellen ein Risiko dar

Die Erstellung dieser bedeutungsvollen Instrumente wird zu oft in die Verantwortung jedes einzelnen Mitarbeitenden gelegt. Gerade in Zeiten von Remote Work und eines überwiegend digitalen Arbeitsumfelds fehlt hier jegliche Kontrolle. Die Angestellten sind häufig überfordert, da Dateien und Information am remoten Arbeitsplatz über verschiedenste Anwendungen hinweg verstreut sind. Durch die fehlende Übersichtlichkeit werden Dokumente und Inhalte doppelt erstellt und es kommt zu einem Versionschaos; die Fehlerkette wird länger und länger. Auch die Prüfung von Branding- und Compliance-Standards sowie der Freigabeprozess gestalten sich zunehmend komplexer und dauern schlichtweg länger.  Ein Teufelskreis, der in noch mehr  Chaos mündet und den digitalen Arbeitsplatz ungemütlich werden lässt. Eine aktuelle Studie der Content Enablement Plattform Templafy bestätigt, dass Mitarbeiter für die Suche nach relevanten Dateien und Inhalten, die für die Dokumentenerstellung benötigt werden, vier bis sechs Stunden pro Woche aufwenden. Das sind vier bis sechs Stunden pro Woche weniger, die Mitarbeitende für fachlich wichtige Aufgaben aufbringen können.

Verlust wertvoller Ressource durch manuelles Dokumenten-Management 

Der nachlässige Umgang mit Unternehmensinhalten kostet nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Nerven. Die tagtäglich Abarbeitung ermüdender Routineaufgabe, wie die markenkonforme Erstellung und Formatierung von Business Dokumenten ist schlichtweg unwirtschaftlich, da wertvolle Ressourcen wie produktive Arbeitszeit, Energie und Kreativität der Mitarbeiter nicht effektiv ausgeschöpft werden. Die Suche und Zusammenstellung von  Unternehmensinhalten über eine Vielzahl von Ablageorten und Anwendungen sind ineffizient und bremsen die gesamte Wertschöpfung aus. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, mit einem manuell erstellten Business Dokument den größtmöglichen Impact für das Geschäft zu erzielen, da sich nicht selten kleine Fehler, aufgrund von veralteten Inhalten, oder Unstimmigkeiten bei der Formatierung, einschleichen. Im Extremfall kann die fehlende Einhaltung von Marken- und oder Compliance Richtlinien sogar rechtliche Auswirkungen haben, teure Schadensersatzklagen sind dann im Bereich des Möglichen.

Optimierte Ergebnisse durch die Automatisierung von Dokumenten-Workflows

Um in Zeiten eines beschleunigten Wandels Schritt zu halten, müssen sich Unternehmen darauf konzentrieren, routinierte und fehleranfällige Prozesse zu automatisieren – und damit die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell zu schaffen. Die Studie von IDG Research Services fand heraus, dass 54 Prozent der Firmen, die diese Automatisierungstechnologien (RPA und Process Mining) einsetzen, eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen, 43 Prozent konnten Abläufe beschleunigen und die Qualität von Produkten und Services verbessern und mehr als die Hälfte der Nutzer:innen profitieren von einer gesteigerten Mitarbeitermotivation.

Content Enablement Technologien widmen sich dem Umgang mit Unternehmensinhalten am hybriden Arbeitsplatz: über Schnittstellen zu bereits genutzten Anwendungen erhalten alle Mitarbeitenden die aktuellsten Inhalte, wie Vorlagen, Textbausteine oder E-Mail Signaturen, in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Zum Beispiel kann eine Marketingmitarbeiterin für das Aufsetzen eines Newsletters im Google Workplace die neusten Logos und Bilder einsehen und in das gewünschte Dokument einfügen, ohne dafür selbst verschiedene Ordner zu durchsuchen und die Inhalte auf Aktualität und Richtigkeit zu prüfen.  Zudem wird der unternehmensweite Dokumentenbestand auf die wichtigsten Templates reduziert, die mit wenigen Klicks zentral gesteuert und angepasst werden können. Somit behält ein Unternehmen die Kontrolle darüber, dass auch nur die aktuellsten Dokumente und Inhalte verwendet und potenzielle Fehlerquellen, wie die Nutzung veralteter Elemente, eliminiert werden. Durch den Wegfall manueller Routineaufgaben im tagtäglichen Arbeitsalltag können Mitarbeiter:innen ihre Motivation und Kapazitäten für fachlich wertvollere Aufgaben wie die inhaltliche Ausarbeitung von Projekten oder den Kundenbeziehungen aufwenden. Unangenehme Prozessbrüche werden durch eine nahtlose Integration in bestehende Arbeitssoftware, wie  Office, Google Workspace oder Salesfore, minimiert und die Erstellung und Verwaltung wirkungsvoller Dokumente gelingt in kürzester Zeit. Eine aktuelle Studie fand heraus, dass die Ressourcenkosten für die Dokumentenverwaltung in Unternehmen um bis zu 32 Prozent gesenkt werden konnten, indem in die Automatisierung von Dokumenten-Workflows investiert wurde. Auch die Zufriedenheit der Kunden profitiert von einer schnelleren Reaktionszeit sowie vom professionelleren Auftreten des Unternehmens.

Das zurückliegende Jahr hat gezeigt, wie vielfältig die Vorteile von einem hybriden Arbeitsmodell für Arbeitnehmer:innen und Unternehmen sein können. Damit die Arbeit der Zukunft dauerhaft ohne Effizienz- und Qualitätsverluste im digitalen Raum stattfinden kann, bedarf es jedoch einem unterstützenden Technologie-Stack. Ein Technologie-Stack, der auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden ausgerichtet ist und Prozesse dort optimiert, wo die Potentiale am größten sind. Durch Content Enablement Plattformen wird der Prozess in der Erstellung, Bearbeitung und Optimierung von Business-Dokumenten und Inhalten unternehmensweit auf ein neues Level gehoben, tagtäglich schaffen Mitarbeitende freie Kapazitäten und steigern die Qualität ihrer Ergebnisse. Mit innovativen und modernen Technologien bleibt das hybride Arbeitsmodell ein dauerhafter Erfolg – und eine neue Ära von intelligenten Business-Dokumenten wird eingeleitet.

Über den Autor Jan Mechtel ist Co-Founder By Acquisition und Geschäftsführer Deutschland bei der Content Enablement Plattform Templafy. Nach seinem Master-Studium in Finance an der ESCP Business School Berlin und erfolgreichen Stationen bei Ableton und McKinsey, gründete Jan 2010 das Berliner Software-Startup Veodin (HTGF finanziert). Als Managing Director leitete Jan 8 Jahre lang und bis zum erfolgreichen Exit an Templafy die Geschicke der Powerpoint-Experten. Mit der Übernahme wechselte das gesamte Veodin-Team inklusive Jan 2018 zu Templafy, wo er seitdem an Templafy’s Produkt mitentwickelt

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