Für die meisten Unternehmen und Organisationen ist die globale Expansion ein langfristiges Ziel. Aber was ist ein Employer of Record (EOR), warum sollte ein Unternehmen einen solchen einsetzen und wie vereinfacht er die globale Expansion? Der Weg zum Erfolg ist mit Risiken, Kosten und Verzögerungen behaftet. Die globale Expansion ist eine Herausforderung, doch die Komplexität und die Schwierigkeiten haben Start-ups nicht davon abgehalten, ihre Aktivitäten international auszuweiten.
Sie haben ihr Wachstum vorangetrieben, indem sie die Hürden, die ihre Expansion einschränken, identifiziert und eine Lösung entwickelt haben. Für viele war diese Lösung ein „Employer of Record“, der die Komplexität des gesamten Prozesses beseitigt, indem er zu einem einfachen Schritt in einem Geschäftsplan wird.

Was ist ein Global Employer of Record (EOR) und warum sollte man ein EOR-Unternehmen beauftragen?

Ein EOR kann im Namen einer Firma Mitarbeiter einstellen, verwalten und bezahlen. Er ist sozusagen der rechtliche Arbeitgeber, während der Kunde die Rolle des geschäftsführenden Arbeitgebers behält, der sich um das tägliche Management der Mitarbeiter kümmert. Mit anderen Worten: Der Kunde hat das Sagen bei der Einstellung, Entlohnung, Zuweisung von Aufgaben und Kündigung. Das EOR ist einfach ein HR-Service, der Unternehmen dabei unterstützt, die lokalen Gesetze einzuhalten.

Unternehmen, die beispielsweise Mitarbeiter aus mehreren Ländern in ganz Europa einstellen möchten, können dem EOR einfach Informationen darüber geben, wer und wo sie beschäftigt sind, sowie Angaben zur Vergütung machen. Das EOR kümmert sich dann um die lokalen Gesetze und erledigt den gesamten Papierkram für das Onboarding des Mitarbeiters. Dies befreit die Unternehmen von den Kosten, dem Zeitaufwand und der Ablenkung durch die Bürokratie und, was noch wichtiger ist, ermöglicht es ihnen, sich auf das Wachstum ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Wenn ein Unternehmen eine Partnerschaft mit einem Employer of Record eingeht, unternimmt es zusätzliche Schritte, um seine Talentakquisitions- und globalen Expansionsstrategien zu sichern – selbst in Zeiten lokaler Schließungen oder eingeschränkter Mobilität. Tatsächlich kann ein EOR Lösungen für einige der schwierigsten Herausforderungen im Personalwesen bieten, die durch die Corona-Pandemie verursacht werden. Zum Beispiel die Unterstützung von Mitarbeitern, die aufgrund einer schnellen Änderung ihres aktuellen Visums oder ihrer Arbeitserlaubnis festsitzen, was die Bedeutung des EOR unterstreicht.

EOR-Unternehmenstypen

Es gibt zwei Arten von EOR-Modellen oder -Unternehmen: das indirekte Modell und das direkte Modell. Aber wie unterscheiden sie sich, wenn man die globale EOR betrachtet? Welche Bedeutung hat die EOR und was sind die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale?

Indirekte EOR: Eine indirekte EOR stützt sich auf dritte oder sogar vierte Parteien, um lokale Beschäftigungs- und Gehaltsabrechnungsdienste anzubieten. Wenn das globale EOR, mit dem das beauftragende Unternehmen eine Partnerschaft eingegangen ist, nicht über eine eigene Niederlassung im Land verfügt, muss das EOR mit lokalen Anbietern zusammenarbeiten, um seine Dienstleistungen zu erbringen.

Wenn ein Betrieb Unterstützung benötigt, muss er sich nun durch mehrere Ebenen verschiedenster Unternehmen arbeiten. Wenn diese Betriebe eine Frage an ihr EOR haben, muss es sich wahrscheinlich an seine Zulieferer wenden, um die Antwort zu finden, da es nicht über die nötige Erfahrung vor Ort verfügt. Erst danach kann das EOR die Informationen an seinen Kunden weiterleiten. Dies kann den Prozess auch verkomplizieren, wenn das beauftragende Unternehmen über verschiedene Zeitzonen hinweg arbeitet, da nicht immer Hilfe zur Verfügung steht, was den Prozess weiter in die Länge zieht. Außerdem kommunizieren die Mitarbeiter möglicherweise mit externen Partnern des EOR, während ihr Arbeitgeber direkt mit dem EOR kommunizieren. All diese komplexen Ebenen können zu Verzögerungen, falscher Kommunikation und höheren Kosten führen.

Direktes EOR: Ein direktes EOR verfügt über eine eigene lokale Einheit und verwaltet alle damit zusammenhängenden HR-Aufgaben, wie z. B. die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung der Sozialleistungen – alles in dem Land, in dem die Mitarbeiter eingestellt werden. Es sind keine Dritten beteiligt, so dass keine Nachrichten über Zeitzonen hinweg übermittelt werden müssen. Der Kunde und seine Mitarbeiter kommunizieren mit einem einzigen Anbieter, wodurch Fehlkommunikation und Ineffizienzen vermieden werden. Das bedeutet, dass Zeitzonen kein Problem darstellen, da Experten in Ihrem Zielland zur Stelle sind, um allen Kunden die benötigte Hilfe zukommen zu lassen. Und da direkte EORs im Land präsent sind und den lokalen Markt genau kennen, erhalten die Kunden ein höheres Maß an Servicequalität und optimale Bedingungen für eine erfolgreiche Expansion.

Mehr Transparenz und Vertrauen für Unternehmen und Ihre Mitarbeiter – das ist es, was Kunden mit einem direkten EOR erhalten.

Häufige Mythen und Missverständnisse über EORs

„EOR ist eine Personalvermittlungsfirma?“ Falsch. Durch den Einsatz eines EOR können zwar alle Unternehmen den Talentpool erweitern, aus dem sie Mitarbeiter einstellen möchten, aber ein EOR ist nicht direkt für die Suche nach Talenten und die Versorgung von Unternehmen mit Talenten zuständig.

„EOR ist ein Personalvermittlungsdienst?“ Falsch. Ein EOR ermöglicht es Unternehmen, Talente von überall her zu rekrutieren, da wir in der Lage sind, sicherzustellen, dass sie unter Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze eingestellt werden. Ein EOR fungiert jedoch nicht als Personalvermittlungsdienst.

„EOR bedeutet, dass nur die Gehaltsabrechnung abgewickelt wird und das war’s?“ Falsch. Obwohl die globale Gehaltsabrechnung ein wesentliches Merkmal des EOR-Modells ist, ist sie bei weitem nicht die einzige Funktion eines EOR. Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR können Unternehmen auch Dienstleistungen in den Bereichen Visa, Einwanderung und Arbeitserlaubnis, Verwaltung von Sozialleistungen, Unterstützung bei der Angebotsabgabe für globale Projekte, Unterstützung von Remote-Teams und vieles, vieles mehr in Anspruch nehmen.

Was sind einige der Aufgaben, die EOR-Unternehmen für ihre Kunden übernehmen?

Ein EOR stellt die Mitarbeiter in einem Zielland unter seiner lokalen Geschäftseinheit ein und übernimmt das gesamte rechtliche Risiko. Als rechtlicher Arbeitgeber ist das globale EOR verantwortlich für:

• Visa, Einwanderung und Arbeitsgenehmigungen
• Länderkonforme Lohnabrechnung und Steuern
• Beratung zur kulturellen und sprachlichen Sensibilisierung
• Verwaltung der Sozialleistungen
• Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze
• Beratung zu erforderlichen Kündigungsfristen und Kündigungsregeln

Wie funktioniert ein typisches EOR-Dienstleistungsmodell?

Da Unternehmen danach streben, globale Chancen zu nutzen und einen Wettbewerbsvorteil auf den von ihnen gewählten Märkten zu erlangen, kann die Partnerschaft mit einer Beschäftigungslösung es ihnen ermöglichen, ihre Ambitionen zu übertreffen. Unternehmen können globale EOR-Dienste nutzen, um sich diesen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, was auf verschiedene Weise erreicht werden kann:

• Befähigung von Unternehmen jeder Größe zur einfachen Gründung von Niederlassungen in neuen Ländern
• Nutzung der globalen Reichweite, um die besten Kandidaten an Bord zu holen, egal wo sie sich befinden
• Schnelle Skalierung von Unternehmen für Markteintritt und Tests
• Beschleunigung der Angebotsabgabe bei globalen Projekten
• Unterstützung von Remote-Teams und Beschäftigung von Weltklasse-Talenten ohne Ortswechsel

Sicherstellung der Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Datenschutzanforderungen

Ein EOR kann dazu beitragen, die Strategie und die Infrastruktur von Unternehmen zu gestalten, so dass Kunden ihre globalen Ziele weitaus kosteneffizienter und zeitnaher erreichen können. Eines der Hauptprobleme bei der globalen Expansion ist die Anforderung, als Unternehmen am Zielort registriert zu sein. Die Kosten und der Zeitrahmen für die Registrierung als Unternehmen variieren von Land zu Land, können aber bis zu 20 Wochen dauern und mehr als 70.000 € kosten. Durch die Zusammenarbeit mit einem EOR wird die Notwendigkeit umgangen, ein Unternehmen als eigenständige Einheit zu gründen, wodurch die Kosten gesenkt und die Prozesse erheblich beschleunigt werden.

Ein direktes EOR dient dem Kunden als zentrale Anlaufstelle für Personaldienstleistungen und bietet eine solide und vollständige Lösung, die sich von der Zusammenarbeit mit einem indirekten EOR unterscheidet. Die Zusammenarbeit mit einem direkten EOR bietet einen schlankeren Ansatz, bei dem die Beteiligung Dritter umgangen und direkt mit dem Kunden gearbeitet wird.

Die Vorteile eines EOR

In dem Maße, wie Unternehmen neue Märkte erschließen und globale Chancen nutzen, um näher an Talenten, Ressourcen und Kunden zu sein, benötigen sie eine Beschäftigungslösung, die ihnen hilft, sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein Employer of Record (EOR) Service ist die nächste Stufe der HR-Lösungen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft neu zu gestalten, indem er die Strategie, das Fachwissen und die Infrastruktur zur Unterstützung globaler Ziele bereitstellt.

Ein Employer of Record ist von unschätzbarem Wert, da er eine kostengünstigere Alternative zur Gründung einer eigenen lokalen Einheit darstellt. Ein EOR bietet all dies und mehr, ohne Kompromisse bei der Einhaltung von Vorschriften oder der Erfahrung der Mitarbeiter zu machen, und das alles ohne ein großes HR-Team.

Ein direktes EOR ist auch deshalb so erfolgreich, weil es über das lokale Fachwissen verfügt, das eine schnelle und sachkundige Reaktion zur Unterstützung der Mitarbeiter vor Ort ermöglicht. Das direkte Modell ermöglicht eine schnellere Markteinführung als ein indirektes EOR, da es die gesamte Personalarbeit selbst übernimmt, anstatt sie auszulagern. Durch den praktischen Ansatz kann das direkte EOR Mitarbeiter einarbeiten und die Gehaltsabrechnung schneller erstellen als andere Modelle, da es keine Dritten gibt, die den Prozess unterbrechen oder verlangsamen.

Ein EOR-Unternehmen könnte das Richtige für Unternehmen sein, wenn…

sie in einem Sektor tätig sind, in dem sie außergewöhnliche Talente aus dem Ausland suchen müssen, um durch schnelle, effiziente und rechtskonforme Einstellungen einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen. Dies ist insbesondere in den folgenden Sektoren der Fall:

• Technik und IT – Einige der Vorteile von EOR sind in der Technik- und IT-Branche besonders ausgeprägt, da sie in der Regel erst nach einer Kapitalerhöhung der Serie B in neue Länder expandieren, auch wenn dies manchmal schon früher geschieht. Die globale Expansion wird in vielen Serie-B-Ankündigungen erwähnt, so dass die Gewährleistung der Flexibilität und Mobilität eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist. Ein weiteres Thema, das in der Technologiebranche (aber auch in anderen Branchen) häufig auftaucht, ist der Wunsch nach einer „Remote-First“-Struktur, um Mitarbeiter überall dort zu unterstützen, wo sie sein möchten.
• Energie – Öl- und Gasunternehmen erhalten oft für begrenzte Zeit den Zuschlag für Projekte in Schwellenländern. Oft sind diese Unternehmen nur ein, zwei oder drei Jahre in einem Land tätig und entscheiden sich aus Gründen der Bequemlichkeit, Kosten- und Zeitersparnis für ein EOR.
• Bildung – Spitzeneinrichtungen im Bildungssektor eröffnen zunehmend Fakultäten im Ausland, da internationale Studenten die beste Ausbildung suchen, ohne ihr Heimatland zu verlassen. Ein globales EOR bietet die Grundlage für die Expansion.
• Pharma und Gesundheit – Unternehmen aus den Bereichen Pharmazeutik, Medizintechnik und Gesundheitswesen entscheiden sich für ein EOR, um Standorte mit einer höheren Dichte an Experten mit den erforderlichen Fähigkeiten für Entwicklung und Forschung zu erschließen. Diese sind oft projektspezifisch und können als zeitlich begrenzte Einsätze beginnen, die dann zu Dauereinsätzen werden.

FAQs

Was ist ein EOR?

Ein EOR verwaltet die rechtlichen, personellen, steuerlichen und lokalen Compliance-Verantwortlichkeiten für Unternehmen ohne eigene Rechtspersönlichkeit in ihren Zielländern. Ein EOR wie Elements stellt Mitarbeiter ein und bezahlt sie, wird also zum rechtlichen Arbeitgeber des Mitarbeiters, behält aber die Kontrolle über das tägliche Management der Mitarbeiter.

Welche Länder decken wir ab? Elements ist derzeit in über 160 Ländern vertreten.