Die Gehaltsabrechnung als strategischer Treiber für die Geschäftsplanung

Die Gehaltsabrechnung ist ein zentrales Thema in jedem Unternehmen. Digitale Lösungen bieten eine vielversprechende Möglichkeit, Mitarbeiter zu unterstützen und eine unkomplizierte, fehlerfreie Entgeltabrechnung zu ermöglichen. Durch die Digitalisierung von Payroll-Prozessen wird der Großteil der Arbeit von allein erledigt und alles läuft reibungslos – so jedenfalls die Annahme. Die Realität sieht jedoch häufig anders aus: Viele Unternehmen kämpfen trotz digitaler Lösungen weiterhin mit einer vollständig reibungslosen Umsetzung.

Auch nach der Migration in die Cloud und der Automatisierung von Prozessen bleiben Herausforderungen bestehen, wenn auch in veränderter Form. Diese Schwierigkeiten werden oft nicht gesehen und schaffen eine Diskrepanz zwischen der wahrgenommenen und der tatsächlichen Leistung der Lohnabrechnung. Durch diese unübersichtliche Ausgangslage fällt es Unternehmen schwer, das volle Potenzial ihrer Lohnabrechnung auszuschöpfen.

Der Forschungsbericht Bridging the Gap: From Good to Great in Payroll vereint Daten aus dem 2024 Company Payroll Complexity Report (CPCR) und dem Workday Bericht The Strategic Ascent of Global Payroll (SAGC). Die Erkenntnisse helfen Unternehmen, bestehende Herausforderungen besser zu erkennen und diese als Möglichkeiten zu sehen, die Lohnabrechnung zu optimieren. Die intensive Auseinandersetzung mit Daten und den daraus folgenden Erkenntnissen, bietet die Chance, die Payroll nicht nur als eine administrative Notwendigkeit zu betrachten. Sie kann als strategisches Instrument fungieren, das wichtige Einblicke und Vorteile für das gesamte Unternehmen bietet.

Die Bremsen der Lohnabrechnung

Trotz Investitionen in Technologie und Systemintegration werden noch immer 47 Prozent der Prozesse in der Lohnabrechnung manuell durchgeführt. Unnötige Doppelarbeiten, fehlende Synchronisierung zwischen verschiedenen Systemen und eine mangelhafte Datenkonsistenz erhöhen das Fehlerrisiko und führen zu zeitraubenden Nachbearbeitungen.

Dateninkonsistenz, schwache Governance-Strukturen und mangelnde Datenintegration schwächen die Effizienz und Genauigkeit der Lohnabrechnung. Zu oft kämpfen Teams mit Ineffizienzen, Fehlern und steigenden Kosten. Dadurch wird die Payroll eher zum Problemfeld, anstatt – wie es eigentlich sein könnte – eine wichtige strategische Stellschraube mit wertvollen Dateneinblicken für Unternehmen.

Potenzial der Lohnabrechnung nutzen

Die Entgeltabrechnung kann weit mehr leisten, als Mitarbeitende pünktlich und korrekt zu bezahlen. Werden Erkenntnisse aus der Payroll in Abteilungen wie HR, Finance oder dem operativen Geschäft integriert, wird sie zu einem leistungsstarken Instrument.

Dennoch geben 89 Prozent der Unternehmen an, dass ihre Lohnsysteme nicht die nötigten Einblicke liefern. Die Ursache liegt häufig in der fehlenden Integration in die firmeninterne Systemlandschaft. Wird die Payroll jedoch umfassend genutzt, können Ressourcen effizienter eingesetzt, Lohngerechtigkeit sichergestellt und Talente besser gewonnen und gehalten werden. Zudem ermöglichen die gewonnenen Daten eine effektivere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, fördern smarte Entscheidungen und stärken die Innovationskraft.

Systeme, die über die anfängliche Implementierung hinaus optimiert werden, sind in der Lage, fortschrittliche Technologien wie KI und Automatisierung besser zu nutzen. Dadurch sinkt das Fehlerrisiko und die Payroll Teams können sich auf strategische Analysen konzentrieren.

Mitarbeiter als Schlüssel zum Erfolg

Die Probleme der Lohnabrechnung lassen sich jedoch nicht allein mit Technologie bewältigen. Die Mitarbeiter, ihre Fähigkeiten und kontinuierliche Prozessoptimierung entscheiden darüber, wie intensiv das Potenzial genutzt wird.

Der wahre Wert der Lohnabrechnung entfaltet sich, wenn Systeme und qualifizierte Teams Hand in Hand arbeiten. Gemeinsam liefern sie Einblicke, die bessere Entscheidungen und Geschäftsergebnisse ermöglichen. Das unterstreichen auch 99 Prozent der Befragten des Forschungsberichts. Sie heben die Bedeutung der Teams im Lohnprozess hervor. Gleichzeitig sehen 49 Prozent den Mangel an internen Kompetenzen als großes Hindernis für die erfolgreiche Integration an.

Mitarbeitende müssen mit den notwendigen Fähigkeiten vertraut gemacht werden, um digitale Tools effektiv zu nutzen. Ohne das richtige Know-how können Teams das Potenzial neuer Technologien nicht vollständig ausschöpfen, was die Vorteile der digitalen Transformation begrenzt.

In drei Schritten zum Payroll-Profi

Die Lohnabrechnung wird von einem Informationssilo zu einem geschäftlichen Erfolgsfaktor, indem Unternehmen die Lücke zwischen ihrer idealisierten Vorstellung und der operativen Realität schließen. Folgende drei Schritte helfen Unternehmen dabei, die versteckten Herausforderungen der Payroll zu meistern:

1. Ehrliche Bestandsaufnahme
   Unternehmen müssen eine Momentaufnahme ihrer aktuellen Prozesse vornehmen. Dabei prüfen sie, wie gut ihre Lohnsysteme in andere Geschäftsbereiche integriert sind. Es gilt, bestehende manuelle Prozesse zu identifizieren. Dadurch können Optimierungspotenziale erkannt und anschließend einen klarer Plan zur Effizienzsteigerung entwickelt werden.
2. Kompetenzen mit einer gezielten HR-Matrix aufbauen
   Die benötigten technischen Fähigkeiten für neue Lohnsysteme werden ermittelt und anschließend die aktuellen Kompetenzen des Teams analysiert. Basierend darauf können gezielte Schulungsmaßnahmen und Weiterbildungen initiiert und eventuelle Kenntnislücken behoben werden. Auf diesem Weg werden Mitarbeitende auf den digitalen Wandel vorbereitet.
3. Konstante Überprüfungen und Anpassungen
   Die Lohnabrechnung ist eine wiederkehrende Aufgabe. Regelmäßige Überprüfungen und Qualitätskontrollen helfen dabei, mit den aktuellen Entwicklungen Schritt zu halten. Dadurch wird die Datenintegrität sichergestellt. Kontinuierliche Technologie-Updates und regelmäßige Schulungen unterstützen Teams die neuen Tools optimal zu nutzen, während sich die Anforderungen und Technologien weiterentwickeln.

Zukunftsaussichten: Payroll als strategischer Erfolgsfaktor

Die moderne, integrierte Lohnabrechnung bietet viele Vorteile und ist für Unternehmen ein strategischer Erfolgsfaktor. Durch eine integrierte Systemlandschaft konzentrieren sich Payroll Teams auf strategische Analysen. Die Investition in Menschen, Systeme und Prozesse zahlt sich langfristig aus. Dabei ist immer zu beachten, dass die Transformation der Lohnabrechnung kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess ist.

Neben den technischen Aspekten ist auch die Akzeptanz innerhalb der Unternehmenskultur ein entscheidender Faktor. Der Umgang mit neuen Technologien und dadurch veränderte Prozesse muss durch eine klare Kommunikation der Führungsebene und einen schrittweisen Wandel gefördert werden. Change-Management-Strategien helfen, Vorbehalte abzubauen und eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Unternehmen, die ihre Payroll als wertvollen Bestandteil der strategischen Planung betrachten, werden langfristig profitieren und ihre Effizienz nachhaltig steigern.