Viele Unternehmen haben mittlerweile Conferencing-Werkzeuge wie Microsoft Teams, Zoom und Co. erfolgreich eingeführt und somit den Startschuss für die digitale Transformation ihrer Organisation gegeben. Doch berechtigterweise stellen sich nun wiederum viele die Frage: Wie geht es weiter? Wie baue ich einen digitalen Arbeitsplatz in meinem Unternehmen auf? Die von HIRSCHTEC veröffentlichte Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2022“ [1], die in Zusammenarbeit mit der SCM – School forCommunication and Management entstanden ist, bietet Antworten auf diese Fragen.

Die Studie soll in erster Linie eine Orientierungshilfe für Unternehmen sein, die nach einem für sie passenden „Digital Workplace“-Szenario suchen. Die analysierten Intranet- und „Digital Workplace“-Lösungen haben wir dabei in verschiedene Kategorien eingeteilt, die die primären Einsatzgebiete der jeweiligen Plattformen abbilden. Hier einmal ein Bespiel: Sie haben bereits ein Kollaborations-Tool wie Microsoft Teams eingeführt, benötigen aber eine weitere digitale Plattform, auf der Sie Ihren Mitarbeitenden Informationenund Corporate News mobil bereitstellen können? Dann könnte das „Mobile Intranet“, wie in der Abbildung weiter unten zu sehen, das Richtige sein. Die Wahl der passenden Intranet- bzw. „Digital Workplace”-Lösung hängt somit immer ganz davon ab, in welchem Bereich (Information, Kollaboration, Prozesse, Nutzerakzeptanz oder mobiler Zugriff) Unternehmen ihre Schwerpunkte für den digitalen Arbeitsplatz setzen wollen und welche Anforderungen bestmöglich abgebildet werden sollen.

Reifegrad des eigenen Unternehmens ermitteln – mit einer Fit-Gap-Analyse

Doch bevor ein Unternehmen überhaupt eine weitere digitale Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeiteinführt, empfiehlt es sich einen Schritt zurückzugehen und zunächst einmal eine Bestandsaufnahme der digitalen Fitness der eigenen Organisation durchzuführen. Eine Fit-Gap-Analyse [2] kann dabei helfen. Mit ihr lässt sich ermitteln, welche „Digital Workplace“-Szenarien und -Lösungen einerseits am besten zum aktuellen Reifegrad passen und andererseits auch mit auf die Reise in die digitale Zukunft der eigenen Organisation genommen werden können.

Unternehmen sollten sich bei dieser Analyse u. a. die Fragen stellen: Welche Kommunikations- und Führungskultur wollen wir im Unternehmen überhaupt? Welches Maß an Transparenz passt zu uns? Wie ist es um die benötigte technische Ausstattung (Hardware und Software) bestellt? Herrscht bei unseren Mitarbeitenden schon ein digitales oder eher noch ein analoges Mindset vor? Was lief bei der Einführung der bisherigen digitalen Tools gut und was sollte verbessert werden? Wichtig hierbei – eine ehrliche Analyse und Beantwortung. Denn nur dann kann diese Bestandsaufnahme wirklich eine Unterstützung bei der Suche nach dem passenden „Digital Workplace“-Szenario sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass solche Lösungen wie ein Satellit um den Planeten „Unternehmen“ kreisen und nur ab und zu nützliche Informationen „funken”. Eine tägliche Nutzung für alle „Bewohnerinnen und Bewohner“ erfolgt dann eher nicht.

Digitale Transformation nicht ohne MitarbeiterInnen möglich

An dieser Stelle ein Appell meinerseits: Bei der Entscheidungsfindung sollten Unternehmen immer analysieren, welche konkreten Arbeitsprofile und -szenarien bei den Mitarbeitenden durch die Digitallösungen wirklich unterstützt werden können. Diese lassen sich z. B. mit Hilfe von kurzen Online-Umfragen (Microsoft Forms, Google Formulare oder Mentimeter), Workshop-Formaten oder aber über persönliche Gespräche mit TeamleiterInnen, die ihre MitarbeiterInnen am besten kennen, ermitteln. Damit signalisieren Sie direkt, dass der digitale Arbeitsplatz ein Ort für alle im Unternehmen werden soll, wodurch wiederum die spätere Nutzerakzeptanz der Plattform gesichert wird.

Und wenn wir dann noch einmal einen Schritt weiter denken und nicht beim Thema „Digital Workplace” stehen bleiben, dann sind wir auch gleich beim Thema „Hybride Arbeitsmodelle”. Denn wird ein digitaler Arbeitsplatz ganzheitlich gedacht, dann nimmt er nicht nur Einfluss auf die tägliche Arbeitsweise, sondern auch auf die gesamte Unternehmensorganisation und -kultur. Kurzum: Der Einsatz digitaler Conferencing-Plattformen war nur der Anfang. Was als nächstes unausweichlich ist, wenn Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern wollen, ist die Etablierung hybrider Arbeitsmodelle – basierend auf einem Mix aus Präsenztagen im Büro und Tagen, an denen ortsunabhängig mobil (z. B. von zu Hause aus) gearbeitet werden kann. Der Vorteil: Unternehmen, die ein solches Hybridkonzept besitzen, können auch in Krisensituationen schnell in den erneuten Remote-Modus wechseln. Gleichzeitig werden sie den Anforderungen ihrer Mitarbeitenden – speziell auch der jüngeren – gerecht, was die Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsortes betrifft.

Jedoch zeigen die Ergebnisse einer YouGov-Umfrage [3] im Auftrag von HIRSCHTEC, dass die Realität heute oft noch anders aussieht: Laut Angabe der Befragten haben bisher nur 27 Prozent der Unternehmen hierzulande ein solches Modell eingeführt und lediglich 30 Prozent der Umfrage-TeilnehmerInnen sagen, dass die Mitarbeitenden bei der Gestaltung dieses Hybrid-Modells umfassend mit einbezogen wurden. Was ich damit unterstreichen will ist, dass die Akzeptanz „von oben” aufdiktierter Arbeitsmodelle und/oder eingeführter digitaler Tools ohne Einbezug der NutzerInnen erfahrungsgemäß schnell bei null liegt.

Besonders jetzt, wo – auch coronabedingt – immer mehr in hybriden Szenarios gearbeitet wird, ist es umso wichtiger, die Weichen für eine langfristige hybride Zusammenarbeit zu stellen. Das heißt: nicht nur die zeit-, orts- und geräteunabhängige Kommunikation zu erleichtern und den Mitarbeitenden die für sie relevanten Informationen und Prozesse digital zur Verfügung zu stellen, vielmehr müssen in hybriden Modellen ganz neue Formate für die physische Zusammenarbeit und den Wissenstransfer geschaffen werden. Wiefrüher, jetzt eben nur hybrid, wird nicht funktionieren. Damit einher geht, dass sich auch die Unternehmenskultur Stück für Stück transformieren wird und Kommunikationsverhalten und Arbeitsabläufe kontinuierlich weiterentwickelt werden müssen. Wichtig istdabei immer im Hinterkopf zu behalten: Die Menschen gestalten den digitalen Arbeitsplatz und bringen die digitale Transformation voran – nicht umgekehrt.

Quellen und Referenzen

[1] https://hirschtechh.sharepoint.com/sites/Lichtung-modern/SitePages/Pressemitteilung-zur-Markt%C3%BCbersicht-Digitaler-Arbeitsplatz-2022.aspx
[2] https://hirschtec.eu/future-of-work/
[3] https://hirschtec.eu/studie-hybride-arbeitsmodelle/