Digitale Transformation

– Das Missing Link im Finanzwesen

Die digitale Transformation verändert Geschäftsmodelle, Lieferketten und Kundenerlebnisse – und macht längst auch vor der Finanzabteilung nicht halt. Moderne Next-Generation-Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Landschaften gewinnen in diesem Wandel massiv an Bedeutung. Denn sie vereinheitlichen Prozesse erhöhen die Datenqualität und ermöglichen neue digitale Arbeitsweisen. Laut einer aktuellen Studie haben rund ein Drittel der Unternehmen diese ERP-Transformation bereits erfolgreich abgeschlossen, während ein weiteres Viertel sich noch mitten in der Umsetzung befindet. Doch trotz dieser Dynamik bleibt ein Bereich häufig zurück: die Finanzprozesse.

Gerade hier aber entscheidet sich, ob die Migration echten Mehrwert bringt. Denn ineffiziente Routinen, manuelle Eingriffe und unklare Dokumentationen führen nicht nur zu steigenden Kosten, sondern auch zu Risiken für Compliance und Transparenz. Wer die Gelegenheit nutzt, steuerliche Prozesse neu zu denken, kann Automatisierung, Agilität und Revisionssicherheit nachhaltig verankern. Doch wie lässt sich die Migration in der Praxis so gestalten, dass alte Schwächen nicht in ein neues System übertragen werden?

1. Mehr als Lift & Shift

Die Umstellung auf eine moderne ERP-Plattform sollten Unternehmen nicht als bloße technische Migration verstehen. Wer lediglich bestehende Strukturen in eine neue Umgebung verschiebt, verpasst die Chance, Prozesse von Grund auf neu zu gestalten. Besonders in der Steuerfunktion zeigt sich, wie riskant ein solches „Lift & Shift“-Vorgehen sein kann: Internationale Lieferketten, länderübergreifende Beschaffungen und komplexe Umsatzsteuerszenarien lassen sich mit Standardfunktionen wie „Plants Abroad“ oder der Document and Reporting Compliance (DRC) Service nur unzureichend abbilden. Das führt häufig zu zusätzlichen manuellen Schritten, individuellen Sonderlösungen und einem wachsenden Risiko von Fehlern und Verzögerungen.

Spezialisierte Tax Engines bieten hier einen entscheidenden Vorteil. Als direkt integrierte Komponenten innerhalb der ERP-Architektur übernehmen sie die Steuerermittlung nach klar definierten, regelbasierten Vorgaben – vollständig automatisiert und ohne manuelle Eingriffe. Dabei werden sämtliche relevanten Transaktionsdaten berücksichtigt, von der Art der Materialien über die geografische Lieferkette bis hin zu den unterschiedlichen Rollen der Geschäftspartner. Das Resultat ist ein konsistenter, stabiler Ablauf, der Transparenz schafft, die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Kreditorenbuchhaltung deutlich entlastet. Damit wird Automatisierung zu einem zentralen Erfolgsfaktor, um die Migration nicht nur als technisches Upgrade, sondern als echten Transformationsschritt für die Finanzabteilung zu nutzen.

2. Transparenz statt Black Box

Die Steuerlandschaft wird durch Daten bestimmt. Neue Vorgaben wie die europäische „ViDA“-Initiative, nationale E-Rechnungspflichten oder kontinuierliche Berichtsvorgaben erhöhen den Druck auf Unternehmen zusätzlich, steuerliche Entscheidungen jederzeit transparent und nachvollziehbar darstellen zu können. In vielen Systemlandschaften fehlt dafür jedoch eine belastbare Grundlage: Entscheidungslogiken sind über verschiedene technische Ebenen verstreut, manuell gepflegt und sind oftmals unvollständig dokumentiert. Für die Fachabteilungen bedeutet das, dass sie keinen direkten Zugriff auf zentrale steuerrelevante Einstellungen haben. Dadurch werden interne Kontrollen erschwert und Rückfragen im Rahmen von Betriebsprüfungen lassen sich nur mit erheblichem Aufwand beantworten.

Ein Ausweg liegt in klar strukturierten, systemgestützten Prozessen, die jede einzelne Berechnung vollständig dokumentieren. Moderne Steuerlösungen schaffen hier Abhilfe, indem sie die eingesetzten Parameter, angewandten Regeln und resultierenden Entscheidungen revisionssicher festhalten. Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger Audit Trail, der nicht nur exportierbar, sondern auch für Prüfungen oder interne Auswertungen leicht durchsuchbar ist. Für die Steuerabteilungen bedeutet dies Transparenz und Sicherheit, während die IT von einheitlich gepflegten und zentral verwalteten Datenstrukturen profitiert. Angesichts der zunehmenden Automatisierung von Betriebsprüfungen wächst ebenfalls die Erwartung an Echtzeit-Transparenz. Diese Nachvollziehbarkeit ist längst nicht mehr optional, sondern ein entscheidender Faktor für die Compliance der Zukunft.

3. Agilität beginnt in der Steuerlogik

In einem zunehmend volatilen Marktumfeld reicht es nicht mehr, nur operativ schnell zu reagieren. Unternehmen müssen die steuerliche Dimension flexibel und regelkonform abbilden. Geopolitische Entwicklungen, wie die Umstellung von Lieferketten auf alternative Rohstoffquellen, verdeutlichen, wie dynamisch sich Geschäftsmodelle verändern können. Ebenso bringt der internationale E-Commerce wachsende Anforderungen an Umsatzsteuersätze, Lieferschwellen und Dokumentationspflichten mit sich. Solche Veränderungen führen direkt zu neuen Bewertungsszenarien in der Steuerlogik, beispielsweise bei der Umsatzsteuer oder der Zollklassifikation. Ohne geeignete Systeme bedeutet das oft manuelle Anpassungen, komplexe Customizing-Strukturen und einen hohen Koordinationsaufwand zwischen Fachabteilungen und IT.

Moderne Steuerlösungen können solche Anpassungen regelbasiert, automatisiert und zentral im System abbilden. Neue Anforderungen lassen sich flexibel integrieren, ohne dass bestehende Prozesse instabil werden oder umfangreiche Sonderprogrammierungen notwendig sind. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie regulatorische Vorgaben schneller umsetzen und zugleich die Stabilität ihrer Abläufe wahren können. Besonders im Kontext moderner ERP-Architekturen ist diese Fähigkeit entscheidend: Zertifizierte Integrationslösungen lassen sich nahtlos einbinden, nutzen vorhandene Schnittstellen und schaffen die Grundlage, um steuerliche Agilität mit der nötigen Systemstabilität zu verbinden. Damit wird steuerliche Flexibilität zu einem echten Wettbewerbsvorteil in einer Welt, in der sich Rahmenbedingungen ständig ändern.

4. Datenqualität als Fundament der Compliance

Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland rückt ein Aspekt besonders in den Mittelpunkt: die Qualität der steuerlich relevanten Daten. Selbst die modernste e-Invoicing-Lösung kann nur so zuverlässig arbeiten, wie es die zugrunde liegenden Daten zulassen. Sind Steuercodes falsch gesetzt oder Stammdaten unvollständig gepflegt, führt das unmittelbar zu fehlerhaften Rechnungen – mit Folgen für Compliance, Prozessstabilität und die Abstimmung zwischen Fachabteilungen. Gerade in Zeiten wachsender digitaler Berichtspflichten wird deutlich, dass Datenqualität nicht nur eine technische, sondern vor allem eine steuerstrategische Frage ist.

Die Einführung einer neuen ERP-Generation eröffnet hier die Möglichkeit, die Datenqualität grundlegend zu verbessern und nachhaltig zu sichern. Durch den Einsatz spezialisierter Steuerlösungen lässt sich die Logik im gesamten System standardisieren, um steuerlich relevante Informationen vollständig, konsistent und automatisiert zu verarbeiten. Ergänzende Funktionen wie Validierungsregeln, Übersichts-Dashboards oder automatisierte Prüfroutinen helfen, potenzielle Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren und zu korrigieren. Damit wird die Qualität der Daten selbst zur Voraussetzung für effiziente Abläufe, sichere Compliance und eine belastbare Grundlage für die weitere Digitalisierung der Finanzprozesse.

5. Steuerprozesse sichtbar machen

In vielen Unternehmen fehlt ein klares Bild darüber, wie viel Aufwand ihre bestehenden Steuerprozesse tatsächlich verursachen. Manuelle Pflege von Parametern, aufwendige Tests, Sonderregelungen über User Exits oder ein hoher Schulungsbedarf für komplexe Customizing-Strukturen sind längst Teil des Alltags. Besonders im Zuge einer ERP-Transformation treten diese Schwachstellen deutlich zutage: Individuell entwickelte Sonderlösungen erschweren nicht nur die Systempflege, sondern führen zugleich zu Verzögerungen bei Releases und lassen sich nur schwer auf neue Märkte oder Geschäftsmodelle übertragen. Damit bleiben Ressourcen gebunden, die an anderer Stelle dringend benötigt werden.

Ein Ausweg besteht in der Vereinheitlichung und Automatisierung der Steuerlogik. Unternehmen, die ihre Regeln zentral pflegen und systematisch dokumentieren, schaffen ein wartungsarmes und nachvollziehbares Fundament. Dieses Fundament reduziert den Koordinationsaufwand erheblich bei Systemupdates, regulatorischen Änderungen oder der Einführung neuer Geschäftsszenarien. Durch die systematische Erfassung der bestehenden Abläufe und eine transparente Darstellung des Aufwands lässt sich der wirtschaftliche Nutzen klar quantifizieren. Unterstützende Analyse-Tools helfen, versteckte Kosten sichtbar zu machen und fundierte Entscheidungsgrundlagen für Investitionen in moderne Steuertechnologien zu schaffen.

Fazit

Die kommenden Jahre werden zeigen, welche Unternehmen die Modernisierung ihrer ERP-Systemlandschaft lediglich als technisches Upgrade angehen und welche sie als Treiber einer umfassenden digitalen Transformation nutzen. Besonders in der Steuerabteilung liegt die Chance, Automatisierung, Transparenz und Agilität dauerhaft zu verankern. Wer diesen Weg konsequent einschlägt, schafft nicht nur stabile Systeme für die Gegenwart, sondern auch die notwendige Flexibilität, um künftige regulatorische Anforderungen und Marktveränderungen souverän zu meistern.