Unternehmen aus dem Pharma-Bereich stehen vor der Herausforderung, sowohl die Individualisierung ihrer Produkte als auch die Flexibilisierung ihrer Fertigungsprozesse zu vereinbaren. Denn durch die andauernde COVID-19-Pandemie befindet sich die Pharmaindustrie so stark im Fokus wie kaum eine andere Branche. Daher ist es notwendig, dass der Umgang mit Kunden, internen Datenbanken und Prozessen sowie die eigene Firmensoftware dem wachsenden Digitalisierungsprozess angepasst werden. Im Rahmen umfangreicher Automatisierungssysteme wie dem ERP-System beispielsweise ist die Umstellung auf S/4HANA ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur Digitalisierung der Pharma-Industrie.
Der Umstieg von altbekannten Arbeitsmethoden auf moderne Werkzeuge scheint für viele Unternehmen ein aufwendiger und komplizierter Schritt zu sein. Diese Annahme ist verständlich, da eine Conversion, also ein bestehendes SAP-System auf die neue Softwaregeneration und somit neue Plattform zu heben, im pharmazeutischen Bereich mit strengeren Validierungsanforderungen einhergeht und daher besonders anspruchsvoll ist. Die Einführung einer neuen Software beziehungsweise Softwaregenerationen wie beispielsweise S/4HANA erfordert Fachwissen, detaillierte Dokumentation, klar strukturierte Koordination sowie sogenannte „Reviews“, die sich durch eine ständige und transparente Kommunikation auszeichnen. Doch die erfolgreiche Conversion dient Pharmakonzernen als digitale Basis für zukünftige Innovationen entlang des gesamten Lebenszyklus von Arzneimitteln und pharmazeutischen Produkten, von der Erforschung neuer Wirkstoffe und Therapien über die Herstellung und Verpackung bis hin zur Verteilung und Anwendung.

Digitalisierungsdruck auf Unternehmen steigt

Die Treiber des digitalen Wandels sind oft Technologieunternehmen, die verstärkt den Markt bestimmen und unterschiedlichste Branchen beeinflussen. Sie verfolgen die Strategie, sich über Customer Experience und Datenhoheit unersetzlich zu machen, beispielsweise durch praktische Apps für Endkunden. Gerade durch die Pandemie wurde verdeutlicht, wie wichtig das Umdenken und ein digitales Mindset geworden sind. Auch deutsche Pharmaunternehmen sollten diesen Weckruf nicht ignorieren. Daher ist es dringend notwendig, dass die Pharmaunternehmen diese Veränderung wahrnehmen und auch darauf reagieren. Den ersten wichtigen Meilenstein hat ein Unternehmen aus der Pharma-Industrie mit der Einführung eines SAP-Templates und der Konvertierung auf S/4HANA bereits hinter sich. Mit „ONE ERP“ können sich Unternehmen die Harmonisierung aller Standorte – auch weltweit – auf einer gemeinsamen Plattform zum Ziel setzen. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, den Usern so wenig Veränderung wie möglich aber so viel wie nötig zuzumuten. Es sollte bereits erfolgtes Investment der letzten Jahre aber auch eine Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse und des Tagesgeschäftes sichergestellt werden. Mit der Conversion wird hierfür die grundlegende Basis geschaffen. Damit können zukünftige digitale Innovationen, das Arbeiten mit Cloud-Systemen oder sogenanntes „Machine Learning“ als Wettbewerbsvorteil genutzt werden. Gleichzeitig ermöglicht das System, den wachsenden digitalen Anforderungen nachzugehen.

Positive Kettenreaktion der Geschäftsprozesse

Zur Konvertierung und Implementierung der neuen SAP-Generation sollte auf einen kompetenten Implementierungspartner gesetzt werden, der die im Vorfeld durchzuführenden Systemanalysen oder auch das Erlernen von innerbetrieblichen Anforderungen und Abläufen beachtet. Mit S/4HANA kommen unumgängliche Änderungen einher, die auf bestehende Prozesse Auswirkungen haben. Diese Prozessanpassungen erfordern neben ausgiebigem Testen auch entsprechende Delta-Trainings und die vollständige Dokumentation aller Änderungen im System. Während der gesamten Conversion ist es wichtig, Template-Testfälle bzw. lokale Testfälle in den betroffenen Ländern durchzuführen. Größere Änderungen am Template können sich auf die Abteilungsstrukturen ausgewirkt. Eine proaktive Kommunikation vor, während und nach der Conversion schafft die nötige Projekt-Transparenz gegenüber den betroffenen Mitarbeiter:innen.

Vorteiles des Machine Learnings während der Conversion

Auf die Vorteile der neuen Technologien und somit auch Machine Learnings kann teilweise bereits bei dem sogenannten „Proof of Concept“ (POC) und Pilotprojekten in einzelnen Bereichen während der Aufrüstung zurückgegriffen werden, wenn Cloudprodukte und somit AI Werkzeuge zum Einsatz kommen. Der POC kann für das Zeitmanagement enorm hilfreich sein, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie lange ein System abgeschaltet sein wird, beziehungsweise sein muss. Das wiederum hat weitreichende Auswirkung auf die Produktion und den gesamten Geschäftsprozess des Pharmaunternehmens.  Mit den Erkenntnissen des POCs können mehrere Testphasen durchgeführt werden. Dabei werden iterativ entstandene Fehler und Probleme erkannt, die so sukzessiv gelöst werden können. Generell ist das Conversionprojekt von Pharmaunternehmen der Grundstein für die zukünftige Systemlandschaft, die verstärkt auf Cloudprodukte abzielt und die Vorteile von lernenden Programmen und künstlicher Intelligenz nutzen soll. Alle Investitionen in das One ERP Projekt sollen den Mitarbeiter:innen als Unterstützung dienen, Geschäfts- bzw. Tagesabläufe effizient gestalten und die Arbeitsqualität steigern. Darüber hinaus schafft die Reduktion von Schnittstellen eine schlankere Systemlandschaft.

Digitalisierung trotz Corona wagen

Digitalisierungsprozesse in großen Pharmaunternehmen können in zahlreichen Ländern, darunter Produktionsstandorten, durchgeführt werden müssen, was eine umfangreiche Vorbereitung bezüglich länder- und zeitzonenübergreifender Kommunikation zwingend voraussetzt. Diese Koordination und Planung ist besonders herausfordernd, da es sich um ein Projekt im validierten Umfeld handelt, bei dem lückenlose Testphasen und Dokumentationen einzelner Schritte von höchster Priorität sind. Darüber hinaus kann es zu der Herausforderung kommen, nicht mehr als eine gewissen Anzahl bestehende Prozesse anzupassen, um im vorhandenen Template nichts zu verändern. Diese Änderungen sind aufgrund der S/4-Umstellung jedoch unausweichlich. Zusätzlich kommt mit Covid-19 eine ungeplante Herausforderung, die derartige Digitalisierungsprojekte zwingt, auf „Remote Work“, also auf die Arbeit aus dem Homeoffice, umzusteigen beziehungsweise zu reagieren.