Überladene DMS-/ECM-Landschaften oder fest definierte bzw. installierte Archivierungssysteme waren gestern. Die neue Art der Dokumentenarchivierung sieht anders aus. Sie basiert auf modernster Cloudtechnologie und bietet den Unternehmen ein Maximum an Flexibilität: beim Set-Up und der Leistungsbandbreite. Und das alles nahezu ready auch für eine SaaS-Umgebung. Flexibilität auf allen Ebenen ist vor allem deshalb wichtig, weil SAP-zentrierte Unternehmen, den Weg in die (Public) Cloud zwar gehen (müssen), ihre Archivsysteme dabei jedoch Bestand haben sollten. Zudem tun sich viele Organisationen schwer, die Menge der zu speichernden Daten vorausschauend einzuschätzen und die entsprechenden Verträge abzuschließen oder auch Schwankungen in ihrer Archivierungslast betriebswirtschaftlich sowie ökologisch sinnvoll zu bewerkstelligen.

Alte Archivierungskonzepte haben ausgedient

Auch wenn es wie aus der Zeit gefallen scheint – immer noch werden heute neben SAP häufig große Dokumentenmanagementsysteme betrieben, wobei nur deren Archivierungsfunktion wirklich genutzt wird. Andere Unternehmen haben zwar eine spezialisierte Archivierungslösung angeschafft, diese jedoch aufwendig implementiert, manuell konfiguriert und dafür einmalig einen mittelgroßen Betrag auf den Tisch gelegt. Für den Betrieb und die Pflege dieser Archive sind Administratoren verantwortlich, die sich um die Neuerungen in der Software, Updates und Upgrades persönlich kümmern müssen. Das kostet die IT eine Menge Zeit und eines ist klar: Flexibel ist das nicht. Dabei gibt es in Unternehmen Anlässe genug, Flexibilität auch für die Archivlandschaft zu fordern: So hat beispielsweise eine Versicherung, die zu Jahresbeginn ihre Beitragsrechnungen stellt, zu diesem Zeitpunkt enorme Peaks in der Archivierungslast. Aber auch im Kleinen betrachtet, gibt es über jeden einzelnen Tag verteilt Archivierungsspitzen – während der Arbeitszeit hoch, nach den Arbeitszeiten niedrig. Verändert sich die Dokumentenlandschaft bzw. werden zusätzliche Archivierungskapazitäten benötigt, geht der ganze Prozess in der alten Welt von vorne los: Angebot einholen, implementieren, konfigurieren und warten. Fährt die Last zurück, bleibt das mühsam aufgesetzte System verwaist auf den Servern und „in den Büchern“ bestehen.

Pop-Up! Bedarfsgerechte Archivierung – auch der Umwelt zuliebe

Zurück zur Camping-Analogie: Die Möglichkeiten sich seinen Camping-Urlaub so angenehm und bequem wie möglich zu gestalten, sind heute vielfältig. Zum einen ist Camping nicht mehr gleichbedeutend mit dem Verzicht auf Luxus und zum anderen gibt es inzwischen sogenannte Pop-Up-Zelte. Das Besondere daran: Pop-Up-Zelte sind wahre Wunder im Schnellaufbau. Durch das einfache Lösen einer Halterung stellen sie sich quasi von selbst auf. Es gibt keine Massen an Einzelteilen, sie sind einfach in der Handhabung, extrem schnell einsatzbereit und das in der Regel zu einem erschwinglichen Preis. Plus: Ist der Campingurlaub zu Ende oder zieht man an einen anderen Ort, lässt sich das Zelt einfach ruckzuck wieder in der Tasche verstauen.

Und was hat das mit moderner Archivierung zu tun? Dank Containertechnologie und Kubernetes hat ein vergleichbares Prinzip auch in die Software-Welt Einzug gehalten. Kubernetes, also das „Betriebssystem für die Cloud“ bietet die technologische Basis zur Orchestrierung von Containern – idealerweise auf Cloud-Computing-Ressourcen. Kurz gesagt, bei Kubernetes handelt es sich um eine Anwendung, bei der alle zur Ausführung erforderlichen Dateien vom Archivierungshersteller in einen oder mehrere Container gepackt werden, die sich im Unternehmen bei Bedarf mit wenigen Klicks nutzen lassen. Der Vorteil: Wird aufgrund eines erhöhten Datenaufkommens oder einer anstehenden Migration mehr Archivierungskapazität benötigt, kann die auf Containertechnologie basierende Archivierung unkompliziert erweitert werden – im Selfservice per Klick, ähnlich der Pop-Up-Zelt-Technologie. Einfacher und zugleich bedarfsgerechter geht es kaum – Ressourcenverschwendung, ganz gleich, ob Zeit oder Energie, war gestern.

Nun lässt sich eins und eins zusammenzählen: das hochentwickelte Konzept der Containertechnologie ermöglicht einerseits eine hohe Automatisierung: Unternehmen, die hierauf setzen, profitieren in vielerlei Hinsicht. Andererseits können Pop-Up-Archive einen smarten Beitrag für ökologisch denkende IT-Abteilungen und ihre Green-IT Konzepte leisten.

Wie auf Wolken: Cloud-native Technologie mit „Glamour-Effekt“

Welcher IT-Verantwortliche wünscht sich das nicht? Eine maximale Automatisierung und Flexibilität, planbare Kosten, Minimalüberwachung durch DevOp Engineers, 24/7 Monitoring, Alerting- und Selbstheilungsfunktion – kurz gesagt eine Software, die immer auf dem neusten Stand ist. Für Unternehmen und auch für deren Software-Anbieter macht es jedoch Sinn, auf dem Weg zu einem komplett gemanagten SaaS-Archiv, einen Zwischenschritt einzulegen. Warum? Weil es ihnen die Möglichkeit gibt, sich an die Herausforderungen einer reinen Cloud-Welt heranzutasten und die Dokumentenarchivierung geräuschlos in die Gesamt-IT-Architektur eines Unternehmens einfließen zu lassen.

Mit Cloud-nativer Software kommt der gewisse Glamour ins Haus, der ausstrahlen kann. Gemeint ist eine Dokumentenarchivierung, die sowohl On-Premises als auch bereits in einer Cloud-Umgebung läuft. Bei dieser Struktur wird schon SaaS-affin, also in „Services“, wie Metadaten-, Protokoll-, Encryption-Funktionen etc., gedacht, die bedarfsgerecht zu- und abgeschaltet werden können. Zudem öffnet die universelle zwingend notwendige Cloud-native Schnittstelle CMIS (Content Management Interoperability Services) diverse Anknüpfungsmöglichkeiten an andere Anwendungen.

Der Spagat zwischen der alten, auf Festinstallationen basierenden Archivierung und der neuen Cloud-Welt ist machbar. Es gibt Archivierungsplattformen, die können unkompliziert als Subscription gemietet und flexibel à la Pop-Up an den Bedarf angepasst werden. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht liegen die Vorteile der Technologie und erst recht des Mietmodells auf der Hand: Niedrige Investitionskosten sowie ein reduzierter Administrationsaufwand.

Der Wechsel von Kaufmodell zu Mietmodellen ist in vielen IT-Bereichen schon lange erfolgt. Dank smarter Containertechnologie kann jetzt auch die Archivierung davon profitieren. Ein Dokumentenarchiv, basierend auf Cloud-nativer Software in neuem Lizenzgewand, macht SAP-Anwenderunternehmen auf der Daten- und Dokumentenseite bereit für den Tag X einer großen SaaS-Umstellung und sie lässt die Verantwortlichen sukzessiv lernen, wie sich eine IT-Infrastruktur über alle Bereiche hinweg erfolgreich orchestrieren lässt.