Automatisierung als Chance

Eine naheliegende Antwort auf diese Anforderung ist Automatisierung. Sie kann dazu beitragen, manuelle und repititive Arbeit zu eliminieren und Mitarbeiter für höherwertige, motivierende Aufgaben freizustellen. Damit lässt sich die Arbeitssituation der Mitarbeiter positiv beeinflussen, was für produktivere Teams und einen reibungslosen und effizienteren Betrieb sorgt.

Schneller zum Erfolg: Die Kraft kleiner Siege

Nicht immer sind es die großen Errungenschaften, die Applaus ernten – oft sind es die kleinen, kontinuierlichen Fortschritte, die in Summe zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen und so den Weg zum Erfolg ebnen. Automatisierung bedeutet, tagtäglich ausbaufähige Verbesserungen zu erzielen. Die großen Durchbrüche folgen dann fast von selbst. Der Weg dorthin mag herausfordernd sein, doch mit diesen sechs Schritten zur Einführung von Automatisierung gelingt der Wandel.

1. Mit Routineaufgaben anfangen

In einer Studie empfiehlt Gartner, zunächst sich wiederholende Tätigkeiten zu identifizieren. Diese binden Support-Mitarbeiter unnötig und verzögern die Bereitstellung benötigter Ressourcen für die Nutzer. Diese Aufgaben können durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien automatisiert werden. Hier sind einige Beispiele:

● Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können aus Daten lernen und Muster erkennen, um einfache Entscheidungen zu treffen und wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.
● Mit Workflow-Automatisierungsplattformen lassen sich Geschäftsprozesse definieren, automatisieren und verwalten.
● Chatbots und virtuelle Assistenten helfen bei der Beantwortung häufig gestellter Fragen und Supportanfragen (FAQ) von Kunden.
●  IT-Service-Management-Tools (ITSM) sind spezialisiert auf IT-Service-Prozesse wie Incident Management, Change Management oder Request Fulfillment und bieten oft bereits fertige Templates, die nur noch an die eigenen Anforderungen angepasst werden müssen.

Die Automatisierung von Routineaufgaben leistet einen wesentlichen Beitrag zur Steigerung der Effizienz und Entlastung von Mitarbeitern, die sich dann anspruchsvollen Aufgaben widmen können.

2. Klare Kriterien festlegen für Automatisierungsprojekte

Klare Richtlinien und eine gründliche Risikoanalyse sind entscheidend für den Erfolg von Automatisierungsprojekten. Unternehmen sollten systematisch prüfen, welche Prozesse und Aufgaben sich für eine Automatisierung eignen. Dabei spielen Faktoren wie Geschäftskritikalität und Komplexität eine zentrale Rolle. Wichtige Fragen zur Bewertung sind:

● Welche Kosteneinsparungen sind durch die Automatisierung möglich?

● Wie anfällig ist die Aufgabe für Fehler bei manueller Ausführung?

● In welchem Umfang und wie häufig muss die Aufgabe erledigt werden?

3. Eine Kultur des Vertrauens aufbauen

Automatisierung birgt enormes Potenzial, aber auch Ängste. Um diese zu überwinden und den Weg für erfolgreiche Veränderungen zu ebnen, ist eine solide Vertrauensbasis unerlässlich. Sie fördert die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Bereitschaft, neue Technologien anzunehmen. Können Mitarbeiter darauf zählen, dass die Automatisierung ihre Arbeitsplätze nicht bedroht, sondern vielmehr bereichert, dann sinkt die Widerstandshaltung gegenüber Veränderungen. Das Management eines Unternehmens spielt dabei eine entscheidende Rolle hinsichtlich der gelebten Kultur. Verantwortliche sollten offen und transparent über die Ziele und Auswirkungen der Automatisierung kommunizieren. Es geht darum, die Ängste, Unsicherheiten und Bedenken betroffener Mitarbeiter ernst zu nehmen und durch gezielte Maßnahmen entgegenzuwirken. Eine Kultur des Vertrauens führt letztlich zu einer reibungsloseren und erfolgreicheren Umsetzung von Automatisierung. Deren Aufbau erfordert jedoch Zeit, Engagement und eine klare, dialogorientierte Führung auf allen Ebenen des Unternehmens.

4. Teams einbinden

Eine der größten Herausforderungen beim Übergang zu einer automatisierungsorientierten Kultur ist der Widerstand der Belegschaft. Sie fürchten um ihren Arbeitsplatz und ihre Zukunft. Deshalb ist es wichtig, Automatisierung nicht per Dekret einzuführen. Es geht letztlich auch darum, Mitarbeiter dafür zu begeistern und ihnen zu vermitteln, dass ihnen Automatisierung Freiräume für andere Aufgaben verschafft.

Führungskräfte haben deshalb u.a. die Aufgabe, den Teams und Mitarbeitenden zu helfen, ihr Wachstumspotenzial zu verstehen und zu verbessern. Die Integration der Automatisierungsbemühungen in die Unternehmenskultur erleichtert es dann, Befürworter zu gewinnen. In einem ersten Schritt sollten repetitive, ungeliebte Arbeiten, durch neue, moderne Tools übernommen werden.

5. Neue Teammitglieder effektiv integrieren

Die Einbindung neuer Mitarbeiter kann eine Herausforderung sein, speziell wenn sie noch keine oder nur wenig Erfahrung mit Automatisierung haben. Neue Teammitglieder sollten von Anfang an in laufende Projekte eingebunden werden. Ein guter Einstieg gelingt durch einfache Aufgaben wie die Dokumentation von Prozessen oder die Unterstützung bei Tests. Die Komplexität der Aufgaben sollte schrittweise erhöht werden, um das Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten zu stärken. Schulungen und Mentoring erleichtern die Einarbeitung. Neben fachlichen Weiterbildungen können z. B. Schulungen zu den Grundlagen der Automatisierung und den im Unternehmen verwendeten Tools und Technologien angeboten werden. Erfahrene Teammitglieder unterstützen als Mentoren bei Fragen und Problemen. Dabei ist es wichtig, das Vorwissen und die Fähigkeiten der neuen Mitarbeiter zu berücksichtigen und Aufgaben entsprechend anzupassen. Die Anerkennung und Wertschätzung ihrer Beiträge fördern die Motivation und ihr Engagement.

6. Erfolge messen und kommunizieren

Wurde eine Funktion erfolgreich automatisiert, sollte ihr Nutzen für das Unternehmen sichtbar gemacht werden. Erfolgsgeschichten veranschaulichen die Vorteile, machen sie greifbar und fördern eine positive Einstellung gegenüber Veränderungen. Zudem motivieren sie andere Teams, eigene Automatisierungspotenziale zu erkennen und zu nutzen. Dabei ist es wichtig, auch über Fehler und Rückschläge zu sprechen. Das schafft Transparenz und zeigt, dass der Weg zum Erfolg nicht immer geradlinig ist. Offene Kommunikation über Herausforderungen und wie diese gemeistert wurden, hilft anderen Teams, ähnliche Fehler zu vermeiden und schneller voranzukommen. Vor der Umsetzung gilt es, klare Ziele zu definieren und die erwarteten Vorteile festzuhalten. Anschließend werden geeignete Technologien und Werkzeuge ausgewählt. Eine kontinuierliche Überwachung der automatisierten Prozesse stellt sicher, dass sie effizient bleiben und bei Bedarf optimiert werden können.

Fazit

Automatisierung ist ein entscheidender Faktor für Unternehmen, um in der heutigen, von Unsicherheit geprägten Wirtschaft, wettbewerbsfähig zu bleiben. Dadurch können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und Mitarbeiter für anspruchsvollere Aufgaben freisetzen. Eine Kultur des Vertrauens ist Grundvoraussetzung für den Fortschritt. Die Umsetzung sollte mit einfachen Aufgaben beginnen, klaren Richtlinien folgen und der Erfolg gemessen werden. Wichtig ist es, Teams aktiv einzubinden und neue Mitglieder gezielt zu integrieren. Damit dies gelingt, ist Zeit, Engagement und eine offene Kommunikation auf allen Ebenen notwendig.