An Digital Adoption führt kein Weg vorbei

Neue Tools allein haben noch keinem Unternehmen die Transformation beschert. Vielmehr kommt es darauf an, dass Mitarbeitende Software-Anwendungen in ihren Arbeitsalltag integrieren.

Es ist ein schweres Los, das Chief Information Officer (CIOs) tragen: Als IT-Leiter verantworten sie unter schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen die digitale Transformation einer Abteilung oder eines ganzen Unternehmens. Oft kommt von oben die Anweisung, das Unternehmen zukunftssicher zu machen. Meist bedeutet das: Moderne Prozesse einführen, um die Effizienz zu steigern. Dafür muss neue Software her, doch diese ist teuer. Ein großes Unternehmen tätigt im Durchschnitt fünf größere Softwarekäufe pro Jahr und gibt hohe Millionenbeträge aus. Das geht aus dem Digital Adoption Report aus dem Jahr 2022 hervor (Userlane 2022).

Die Umfrage liefert Einblicke in die Herausforderungen bei der Digitalen Transformation in Unternehmen. Das deutsche Software-as-a-Service-Unternehmen Userlane hat in Zusammenarbeit mit dem Wirtschaftsprüfer pwc 252 CIOs und IT-Leiter zu ihren Erfahrungen befragt. Dabei kam auch heraus, dass trotz großer Investitionen die erhofften Resultate von Software-Projekten oft ausbleiben. Nur knapp die Hälfte aller neuen Software-Projekte erzielen oder übertreffen den ROI. Was läuft schief?

Die Auswahl der richtigen Software-Lösung reicht nicht aus. Vielmehr geht es darum, alle Mitarbeitenden zu befähigen, neue Technologien effektiv zu nutzen. Der Begriff Digital Adoption beschreibt genau das. Obwohl das Thema Unternehmen stark beschäftigt, gibt es im Deutschen für diesen Begriff weder eine direkte Übersetzung noch angemessene Bekanntheit.

Dabei beschäftigt Digital Adoption CIOs mehr als ihnen lieb ist: In der eingangs erwähnten Umfrage geben 93% der Entscheidungsträger an, dass ihr Unternehmen mit der Digital Adoption zu kämpfen hat. Dabei entscheidet der Grad der digitalen Anpassung von Mitarbeitenden nicht nur über deren Zufriedenheit bei der Arbeit, sondern auch über den Geschäftserfolg.

Auswirkungen einer niedrigen Adoptionsrate

• Steigende IT-Kosten: Wer ein Software-Problem hat, stellt eine Anfrage beim IT-Support. Das unterbricht die Arbeit des Mitarbeitenden und bindet IT-Fachleute, deren Kompetenzen wertvoller eingesetzt werden könnten.
• Software-Frust bei Mitarbeitenden: Wiederholte Probleme bei der Nutzung von Software verschlechtert die Mitarbeitererfahrung.
• Höhere Schulungskosten: Schulungen, die nicht das gewünschte Ergebnis erzielen, sind Kostenfaktoren, die eingespart werden können.
• Geringere Produktivität: Der Zeitaufwand, der durch Softwareprobleme entsteht, ist immens und entspricht Millionen von Arbeitsstunden, die verloren gehen. Zudem wenden sich Mitarbeitende bei Problemen an Kollegen und löse damit einen Dominoeffekt der Ablenkung aus.
• Reduzierter Geschäftswert von Softwareinvestitionen: Mitarbeitende nutzen oft nur die elementarsten Funktionen von Software, das führt dazu, dass die Investition in viele Softwareanwendungen nicht rentabel ist.
• Risiko der „Tech-Fluktuation“: Entscheidungsträgern fehlt häufig die Grundlage, um gute Entscheidungen zu treffen. Wenn eine Software nicht richtig performt, investieren sie in ein Konkurrenzprodukt – dabei liegt die Ursache häufig in der mangelnden Nutzung und nicht im Produkt selbst.

Hier die richtigen Stellschrauben zu drehen, lohnt sich also doppelt. Nur wie? An dieser Stelle kommen Digital Adoption Plattformen (DAP) ins Spiel.

Digital Adoption Plattformen machen Softwarenutzung transparent

Um Investitionen begründen zu können, treffen CIOs strategische Entscheidungen gern auf Grundlage validierter Daten. Genau diese Daten können heute anonymisiert mit Hilfe von KI erhoben werden. Die großen Fragen lauten: „Wie interagieren Mitarbeitende mit welchen Anwendungen in welchem Umfang? Und welche Probleme treten dabei auf?“ DAP geben Antworten auf diese Fragen und lassen so fundierte Rückschlüsse auf den Grad der Digital Adoption im Unternehmen zu.

Effektive DAP nutzen standardisierte Analysewerkzeuge, um die Softwarenutzung im Unternehmen ganzheitlich zu verstehen. Diese messen, wie aktiv Nutzer mit einer Anwendung arbeiten, wie umfassend sie sie nutzen, wie häufig sie zurückkehren und ob sie ihre Aufgaben erfolgreich abschließen. Durch Umfragen wird zudem die Zufriedenheit der Nutzer ermittelt. Diese umfassende Analyse ermöglicht es, ungenutzte Potenziale aufzudecken. Ausgestattet mit diesen Einblicken können CIOs anschließend konkrete Maßnahmen zur Verbesserung treffen und beispielsweise gezielte überflüssige Lizenzen kündigen.

Frustfreiheit durch Echtzeit-Hilfe direkt in der Anwendung

Allerdings ist die Nutzungsanalyse nur der erste Schritt, der den Stein eines erfolgreichen digitalen Unternehmens-Workflows ins Rollen bringt. Im nächsten Schritt kommt es darauf an, dass Mitarbeitende positive Erfahrungen mit den neuen Software-Systemen machen. Dieser Schritt ist deshalb so wichtig, da Digital Adoption nur dann gelingt, wenn Mitarbeitende zufrieden sind und neue Tools freiwillig und ohne Frust im Arbeitsalltag nutzen. Die Realität sieht allerdings (noch) anders aus: Mehr als jeder dritte Mitarbeiter verliert jede Woche mindestens eine Stunde Arbeitszeit mit der Behebung von Softwareproblemen, wie die zuvor erwähnte Umfrage zeigt.

Damit der Umgang mit neuer Software besser von der Hand geht, bieten DAPs interaktive Hilfe direkt in der Anwendung. Die bedarfsgerechte Unterstützung versetzt Mitarbeitende in die Lage, Wissenslücken zu schließen und Probleme selbst zu lösen.

Eine niedrige Adoptionsrate dagegen kann erhebliche Auswirkungen auf ein Unternehmen haben. Wenn Mitarbeiter neue Software nicht effektiv nutzen, sinkt nicht nur die Produktivität, oft schlägt sich das auch in steigenden IT-Kosten nieder, da bei Problemen der IT-Support die erste Anlaufstelle ist. Auch die Schulungskosten steigen, wenn Softwareprobleme nicht rechtzeitig und individuell behoben werden: Ein typisches deutsches Unternehmen muss jährlich ein signifikantes Budget in Softwareschulungen investieren. Geld, Zeit und Nerven kostet auch der Wechsel zu einer alternativen Lösung, wenn Entscheider annehmen, mit der neu eingeführten Software stimme etwas nicht.

Mit DAPs werden Software-Investitionen rentabel

Mit DAPs können Mitarbeitende neue Software direkt von Beginn an effizient einsetzen. Die Echtzeit-Unterstützung in der Anwendung fördert neue Arbeitsweisen und hilft, das Innovationspotenzial neuer Softwarelösungen zu entfalten. Das sorgt für Produktivitätssteigerungen und einen höheren ROI, da Mitarbeiter weniger Zeit mit der Einarbeitung in neue Software verbringen und sich stattdessen auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Eine Win-Win-Situation: Das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit unter Mitarbeitenden aus und entlastet den IT-Support.

DAPs machen den Nutzen von Software-Investitionen überhaupt erst messbar und liefern damit die Informationen, die es braucht, um informierte Entscheidungen zu treffen. Auf dieser Grundlage können CIOs den Output aus Software-Investitionen maximieren. Besonders große Organisationen haben oft eine unüberschaubare Anzahl von laufenden Abonnements. Die KI-gestützte Nutzungsanalyse verschafft CIOs einen Überblick und sorgt für finanzielle Einsparungen durch den Verzicht auf redundante oder nicht genutzte Software.

Fazit

Keine Digitale Transformation ohne Digital Adoption: Damit Software-Investitionen nicht nur auf dem Papier, sondern auch in der Praxis Früchte tragen, muss die Akzeptanz in der Belegschaft stimmen.  Digital Adoption Plattformen helfen CIOs, belastbare strategische Entscheidungen zu treffen, indem sie den Status Quo der Softwarenutzung im Unternehmen ermitteln, Probleme frühzeitig erkennen und anschließend intuitive Hilfen in Anwendungen integrieren.