Die Veränderung von traditionellen Arbeitsmodellen erfuhr während der Pandemie und mit den damit einhergehenden Schutzmaßnahmen eine rasante Beschleunigung. Wo im Jahr 2019 nur 16 % der europäischen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer regelmäßig oder gelegentlich von zu Hause arbeiteten, waren es 2020 bereits 44 % – ein beachtlicher Anstieg innerhalb eines einzigen Jahres. Mit der Entspannung der Gesundheitskrise geht der Anteil an mobiler Arbeit zwar leicht zurück, trotzdem möchten viele Erwerbstätige weiterhin von zu Hause arbeiten. Inwiefern ein Arbeitgeber seinen Angestellten die Möglichkeit für mobiles Arbeiten oder Homeoffice bietet, wird in Zukunft auch Auswirkungen auf die Employer-Brand und die Zufriedenheit der Belegschaft haben. Deshalb sollten Unternehmen schon heute überlegen, wie sie dieser Herausforderung begegnen und flexible Arbeitsmodelle in ihren Geschäftsbetrieb integrieren können. Damit sich neue Arbeitsweisen und -strukturen in der Firma dauerhaft festigen können, müssen jedoch zuerst die richtigen Grundsteine gelegt werden. Im Rahmen eines solchen Change-Projekts sollten aktuelle Prozesse überdacht und gegebenenfalls neu aufgesetzt werden. Insbesondere die traditionelle Verwaltung von Geschäftsausgaben mit Excel-Tabellen und Papierbergen birgt bei der Arbeit aus der Distanz mehr Risiken als angenommen. Hier eignen sich vor allem innovative Lösungsangebote von FinTech-Unternehmen, die zum Beispiel Betrugsfälle bei der Abrechnung von vornherein ausschließen und dem verstärkten Bedarf nach Transparenz Rechnung tragen.

Doch welche Überprüfungsprozesse sollten denn jetzt eingeführt werden, um die Ausgabenverwaltung im Homeoffice zu erleichtern? Und wie tragen FinTechs dazu bei, die Geschäftsausgabenverwaltung zu erleichtern?

Unzureichende Kontrolle und Transparenz bei Spesenabrechnungen im Homeoffice

Die zahlreichen Spesenabrechnungen zu kontrollieren, die wöchentlich oder sogar täglich in den unterschiedlichsten Abteilungen anfallen, ist nicht immer einfach. Laut einer Studie von BFM Business hätten die zuständigen Abteilungen von Großunternehmen mehrere Tage für die Überprüfung aller Belege benötigt – wobei 24 % nicht über die notwendigen Instrumente verfügen, um mögliche Betrugsfälle aufzudecken. Nicht konforme oder betrügerische Spesenabrechnungen haben für europäische KMUs mit mindestens 250 Mitarbeitern bisweilen schwerwiegende Folgen. Sie können etwa 13.709 Euro pro Jahr und Betrugsfall verlieren – eine kolossale Summe für mittelständische Betriebe. Da seit dem Abflachen der Pandemie auch Geschäftsreisen wieder ansteigen, die Homeoffice-Raten sich jedoch auf einem konstant höheren Niveau als noch in der heißen Phase der Pandemie einpendeln, fallen neben normalen Ausgaben auch wieder mehr Reisekosten an. Noch ein Grund mehr also, beachtet man, dass dieses Jahr wieder rund 41,4 Millionen Geschäftsreisen stattfanden (VDR-Geschäftsreisebericht, 2022).

Kleine Unregelmäßigkeiten bei Spesen und Reisekosten sind aus der Ferne noch schwerer zu erkennen, insbesondere wenn die Verantwortlichen keine Reisevollkostenübersicht haben. Lösungen zur Spesenverwaltung können der Finanzabteilung zwar helfen, solche Vorfälle zu bekämpfen, haben aber einen entscheidenden Schwachpunkt: Nicht immer werden Ausgabenrichtlinien und Grenzwerte eingehalten. Dabei erhalten Finanzleitende im Nachhinein Einblick in die getätigten Ausgaben – erst wenn es zu spät ist, um zu agieren.

Integrierte und digitale SaaS-Lösungen erweisen sich vor allem bei Transparenz und Nutzerfreundlichkeit als unschlagbar und sind besonders dafür geeignet, die Unternehmensausgaben zu überwachen. Die Zahlungsmethoden entwickeln sich konstant weiter. Vor einigen Jahren war es noch undenkbar, mit seiner Uhr an der Kasse zu bezahlen – ein Szenario, das mit E-Wallets und Smartwatches immer öfter im Einzelhandel beobachtet werden kann. Neben den rein virtuellen Zahlungskarten werden in Zukunft sicherlich auch andere Transaktions- und Bezahlmethoden auftauchen. Glühende Fans des Internets der Dinge (IoT = Internet of Things) malen gar eine Welt, die mit vollautomatisierten, stillen Bezahlvorgängen auskommt. In dieser werden Gegenstände selbst transaktional und können eine Transaktion, Bestellung oder Zahlung automatisch durchführen. Ein interessantes Gedankenspiel für geschäftliche Zahlungsmethoden in diesem Weltbild wären beispielsweise intelligente Dienstwagen, die an der Tankstelle selbst fürs Benzin oder Parken in der Innenstadt bezahlen.

Firmenkreditkarten passen sich veränderten Arbeits- und Konsummodellen an

Die digitale Transformation in Unternehmen schreitet mit der Verbreitung mobiler Arbeit stetig voran. Die geschäftlichen Zahlungsmethoden sind hiervon nicht ausgenommen. Der Anteil online getätigter Ausgaben nimmt auch in Firmen immer mehr zu. Bereits 2020 wurde im Rahmen einer Studie der deutschen Bundesbank zum Zahlungsverhalten in Deutschland festgestellt, dass schon bis zu 30 % aller Zahlungstransaktionen mit einer Karte durchgeführt wurden. Bei den Barzahlungen war entsprechend ein Rückgang zu verzeichnen. Ein Trend, der sich in den kommenden Jahren noch weiter ausprägen wird. Auf lange Sicht werden sich Kreditkarten, smarte Zahlungsmethoden und Bargeld nicht gegenseitig verdrängen, sondern koexistieren.

Die Verwaltung aus der Ferne mit dem Dilemma von geschäftlichen Ausgaben zu kombinieren, ist nicht einfach. Müssen Angestellte weiterhin Spesenabrechnungen einreichen und Ausgaben vorstrecken, haben Unternehmen nach wie vor das Problem der mangelnden Kontrolle. Bleibt die Logik der Auslagen bestehen, sind Angestellte auch gezwungen, eine Reisekostenabrechnung einzureichen, damit ihnen die geschäftlich bedingten Ausgaben erstattet werden. Ohne Spesenabrechnung und Belege, die die Ausgaben belegen können, bleiben die Mitarbeitenden auf den Kosten sitzen. In einer Abrechnung werden alle Aufwendungen des oder der Angestellten aufgeführt, darunter Kilometerpauschalen, Bewirtungsbelege, Übernachtungskosten, Taxifahrten oder Tagespauschalen. Wo Menschen arbeiten, geschehen zwangsläufig auch Fehler. Tauchen Unregelmäßigkeiten in der Abrechnung auf, kann es sich dabei jedoch sowohl um ungewollte Fehler als auch um vorsätzlichen Spesenbetrug handeln. Außerdem ist für die Finanzabteilung bei der Prüfung von Belegen und Abrechnungen nicht immer klar, wann es sich um einen ungewollten Fehler oder einen systematischen Betrugsversuch handelt. Solche Betrugsversuche können auf jeder Hierarchie-Ebene vorkommen und sind stark vermögensschädigend für den Betrieb. Eine Manipulation, egal ob böswillig oder versehentlich, kann ein Unternehmen ohne ein entsprechendes Verwaltungs-Tool weder bei der Bezahlung noch bei der Abrechnung verhindern.

Heutzutage verwenden viele Firmen eine Unternehmenskarte, die fürs Bezahlen zwischen den einzelnen Abteilungen und Personen weitergereicht wird. Neben der erheblichen Sicherheitslücke dieser Methode stellt dieser Prozess langfristig gesehen einen nicht unerheblichen Zeit- und Produktivitätsverlust dar. Für Mitarbeitende im Homeoffice wird dies noch komplizierter: Sie müssen sich von Kolleginnen und Kollegen im schlimmsten Fall per Telefon oder E-Mail die Kartendaten übermitteln lassen.

Neue Herausforderungen mit integrierten Zahlungs-Tools meistern

SaaS-Tools der neuen Generation bieten neben Funktionen zur klassischen Spesenverwaltung und -abrechnung inzwischen auch Zahlungslösungen an, um die Ausgabenverwaltung noch intuitiver zu gestalten. Mit modernen Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) lassen sich mehr relevante Daten sammeln, geschäftliche IT-Ökosysteme besser steuern, neue Erkenntnisse gewinnen und neuartige Dienstleistungen erbringen.

Inzwischen gibt es diverse Angebote geschäftlicher Zahlungskarten-Anbieter, die sich mit innovativen Anwendungen kombinieren lassen und so ermöglichen, Geschäftsausgaben einfach und effizient zu verfolgen. Virtuelle oder physische Zahlungskarten können mit erweiterter Konfigurierung erstellt werden und bieten folglich eine bessere Kontrolle über die Unternehmensausgaben als traditionelle Kreditkarten. Diese Feineinstellung der Zahlungskarten hilft Firmen dabei, ihre Ausgabenpolitik auf alle Transaktionen anzuwenden und entsprechend dafür einzuhalten. Dadurch kann das Unternehmen vermeiden, dass Mitarbeitende Ausgaben oder Beträge erfassen, die nicht regelkonform sind. Zusätzlich lassen sich viele Genehmigungsprozesse in den richtigen Ausgaben- und Zahlungs-Tools direkt hinterlegen. Dank dieser Automatisierung laufen bestimmte Workflows und Arbeitsschritte ohne manuelles Zutun. Dadurch verbessert sich auch die Effizienz in der Firma, wenn das Tool die Arbeit der Angestellten komplettiert, ohne sie zu ersetzen. Es ist unerlässlich für die Wirtschaftlichkeit eines Betriebs, dass CFOs die getätigten Ausgaben im Blick behalten und eine effektive Gesamtkostenkontrolle ausüben können. In einem Zahlungs-Tool kann jederzeit abgerufen werden, ob genehmigte Budgets eingehalten wurden. So ist es möglich, die Kartenlimits und Budgets im Zweifelsfall dementsprechend anzupassen.

In der Finanzbuchhaltung werden vor allem die Software-Optionen zur Budgetplanung und Kosten-prognose sehr geschätzt. Vielerorts findet man noch ein wahres Sammelsurium an Software-Programmen, Lösungen und Excel-Spreadsheets, die zur Finanz- und Ausgabenverwaltung eingesetzt werden. Mit einer vernetzten SaaS-Plattform können alle Tools in einem Ökosystem gebündelt und visualisiert werden. Die verbesserte Übersichtlichkeit wirkt sich bei integrierten Softwares für alle Hierarchie-Ebenen und Funktionen aus. Einerseits gewinnen die Beschäftigten mehr Autonomie bei der Zahlungsabwicklung und müssen keine Kosten mehr vorstrecken. Andererseits sichert sich die Finanzabteilung einen Echtzeitüberblick über alle getätigten Ausgaben. Eine wahre Win-win-Situation!