Unternehmen haben die Herausforderung, sich stetig weiterzuentwickeln und auf aktuelle Trends und Geschehnisse zu reagieren. Wirtschaftliche Veränderungen, globale Märkte oder auch jüngst die Auswirkungen durch die Pandemie fordern eine immer höhere Flexibilität und schnelle Reaktionsfähigkeit. Die Finanzabteilung spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Sie ist das Zentrum aller wirtschaftlichen Vorgänge im Unternehmen. Dabei sind die Finanzprofis schon lange nicht mehr nur dafür verantwortlich, Ergebnisse rückblickend zu analysieren. Vielmehr sind sie gemeinsam mit der Geschäftsleitung dafür verantwortlich, wie sich ein Unternehmen in Zukunft bewegt. Durch Prognosen nimmt das Finanzwesen dabei zunehmend eine steuernde Funktion ein.
Damit dieser Ansatz auch gut funktioniert, ist in Finanzabteilungen eine grundlegende Digitalisierung von Nöten. Generell ist es wichtig, dass Finanzabteilungen mehr Zeit für ihre eigentliche Kernkompetenz zur Verfügung haben, anstatt sich mit manuellen Aufgaben, wie beispielsweise mit dem Abgleich von Excel-Tabellen, zu beschäftigen. Valide Zahlen und aussagekräftige Prognosen sind erst dann möglich, wenn das Finanzwesen einen hohen Grad an Automatisierung erreicht hat und seine Einschätzungen auf aktuelle Daten und Fakten in Echtzeit stützen kann.

Den aktuellen Digitalisierungsgrad und die Einschätzung der Finanzexperten bezüglich Automation, Handlungsfähigkeit und Validität von Finanzergebnissen hat das unabhängige Marktforschungsinstitut Censuswide im Auftrag von BlackLine eruiert. In einer Studie Ende 2020 wurden 1.300 C-Level Führungskräfte und Fachleute aus dem Finanz- und Rechnungswesen (F&A) weltweit in sechs Kernmärkten befragt. Die Ergebnisse sind teilweise ernüchternd. Sie spenden aber auch Zuversicht, dass Unternehmen aufgrund fortschreitender Digitalisierung und Automation immer mehr auf valide Finanzzahlen und Prognosen bauen können.

Stand heute der digitalen Transformation in den Finanzabteilungen

Es besteht kein Zweifel daran, dass die digitale Transformation in Unternehmen auch in der Finanzabteilung begonnen hat. Einige innovative Unternehmen, darunter diverse große weltweite Marken, nutzen laut der aktuellen Studie die Vorzüge der Automation in Finanzabteilungen zu ihrem Vorteil. Daneben existieren jedoch viele Konzerne, die noch einen weiten Weg vor sich haben.

Die Ergebnisse deuten darauf hin, dass Unternehmen zwar die zentrale Rolle der Finanzdaten für die Geschäftsstrategie und die Kontinuität des Unternehmens erkennen. Allerdings beeinträchtigen die mangelnde Transparenz und der fehlende Zugang zu Echtzeitdaten die Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren. Weniger als ein Drittel (29 Prozent) der Befragten sind davon überzeugt, dass die Finanzdaten, die sie für Analysen und Prognosen heranziehen, akkurat sind.

Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Eine schleppende Digitalisierung und manuell geprägte Workflows in vielen Finanzabteilungen. Medienbrüche, Verzögerungen und Fehler sind die Folge. In der Studie wird bestätigt, dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Norm gehört und dass bei 37 Prozent der Befragten die Abhängigkeit von Spreadsheets und veralteten Prozessen die Finanzteams im Dunkeln tappen lässt.

Allerdings gibt es auch Licht am Horizont, denn in Deutschland sind insgesamt 25 Prozent der Befragten der Meinung, dass Investitionen in die digitale Transformation innerhalb der nächsten zwölf Monate den Unternehmen helfen, konkurrenzfähig zu bleiben. Mit rund 38 Prozent gehören übrigens die produzierenden Branchen zu den Spitzenreitern unter den Digitalisierungswilligen. Dabei haben die Verantwortlichen offensichtlich sehr genaue Vorstellungen, wie ihre Investitionen in die Digitalisierung der Finanzabteilungen aussehen soll. Rund 23 Prozent der in Deutschland Befragten wollen mit modernen Technologien wie Künstliche Intelligenz und Machine Learning manuelle Prozesse reduzieren und so mehr Zeit für andere, wichtige Aufgaben schaffen.

Der Druck wächst

Die aktuelle Censuswide Studie belegt einen Mangel an Transparenz in den Finanzzahlen und den Ergebnissen. Die Folge: Das Vertrauen in die Daten, die für wichtige Finanzprozesse und -planungen herangezogen werden, insbesondere in der Führungsetage, ist gering. Nur etwa die Hälfte (56 Prozent weltweit und 50 Prozent in Deutschland) der oberen Führungsriege bestätigte, dass sie volles Vertrauen in die Genauigkeit der Finanzdaten ihres Unternehmens hat. Obwohl die Digitalisierung fortschreitet, ist der Vergleich zu den Ergebnissen aus einer Censuswide Studie aus dem Jahr 2018 alarmierend. Ende 2018 bestätigten weltweit immerhin 71 Prozent volles Vertrauen in die Zahlen zu haben. Dieser Vergleich deutet nicht nur darauf hin, dass die Digitalisierung viele Finanzabteilungen noch nicht durchdrungen hat. Er könnte auch ein Indiz dafür sein, dass es Führungskräften heute bewusst ist, dass sie die geeigneten Schritte einleiten müssen. Auf was der Vergleich zwischen den Ergebnissen der Studien von 2018 und 2020 (jeweils zum Jahresende) auch hinweisen könnte, sind die Auswirkungen der COVID-19 Pandemie, die Ende 2020 bereits in vollem Gang war und viele Unternehmen vor große Herausforderungen gestellt hat.

Always expect the unexpected: Pandemische Auswirkungen

Digitalisierung und Automation in Finanzabteilungen tut not – grundsätzlich und seit Frühjahr 2020 im Besonderen. Denn während der letzten Monate haben die Entwicklungen und Auswirkungen der Pandemie die Situation für Finanzteams noch verschärft. Manuelle Prozesse oder Medienbrüche in der Buchhaltung haben sich zu einer enormen und sehr präsenten Herausforderung zugespitzt. Kurz: Homeoffice und manuelle Prozesse passen einfach nicht zusammen. Dass eine Mischung aus Remote- und Büroarbeit in den nächsten zwölf Monaten die Situation zusätzlich erschweren könnte, bestätigen die Ergebnisse der Studie. 27 Prozent der weltweit und 24 Prozent der in Deutschland Befragten gaben an, dass hybride Modelle die Arbeit in den Finanz-Teams erschweren werde. Weitere 27 Prozent sind der Meinung, dass dies zu Ungenauigkeiten in den Finanzdaten führen könnte. Damit attestiert die Studie indirekt ein beachtliches Problem. Unternehmen müssen seit der Pandemie noch beweglicher sein und schnell auf Marktveränderungen reagieren. Dafür braucht es aber ein voll einsatzbereites und funktionierendes Finanzteam, um auf Basis valider Zahlen Entscheidungen treffen zu können. Doch die Studienergebnisse lassen Vermutungen hinsichtlich eines ganz anderen Szenarios zu. Weltweit sieht sich ein Drittel (33 Prozent) aufgrund der COVID-19-Pandemie unter erhöhtem Druck, ein exaktes Abbild der Unternehmensleistung zu liefern. Mit 28 Prozent sorgen sich global jedoch mehr als ein Viertel der Befragten darüber, dass ihre Finanzabteilung nicht in der Lage ist, Daten schnell genug zu liefern, damit das Unternehmen auf unvorhersehbare Marktveränderungen reagieren kann. In Deutschland quittierten dies knapp 25 Prozent.

Licht am Horizont

Studien wie die von Censuswide erforschen und beleuchten repräsentativ alle Trends und Prognosen und geben daher ein realistisches Bild wieder. Und jetzt zu den guten Nachrichten: Technologie, die eine bessere Verwaltung und Sichtbarkeit von Finanzdaten ermöglicht, spielt jetzt eine entscheidende Rolle, insbesondere für die Wettbewerbsfähigkeit. Mit 34 Prozent weltweit und 41 Prozent in Deutschland sind mehr als ein Drittel der 1.300 Befragten der Meinung, dass Investitionen in die Datenanalyse helfen werden, einen Wettbewerbsvorteil zu wahren. Ebenso viele Befragte international und 43 Prozent in Deutschland erwägen die Implementierung oder Skalierung von Automatisierungslösungen, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten ihres Unternehmens zu optimieren.

Die Ergebnisse verdeutlichen, dass sich die digitale Transformation weiterentwickelt hat und mehr Engagement in die Automation und die Nutzung der Cloud fließt. 31 Prozent der in Deutschland Befragten gaben an, dass die Mitarbeiter einen Echtzeitzugriff auf Finanzdaten zunehmend zu schätzen wissen. Dabei spielt die Technologie, die eine bessere Verwaltung und Sichtbarkeit von Finanzdaten ermöglicht, eine entscheidende Rolle. 43 Prozent erwägen auch aus diesen Gründen die Implementierung oder Skalierung von digitalen Automatisierungslösungen, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten ihres Unternehmens zu optimieren. Wenn das kein Anlass zur Hoffnung ist?