Wie wertvoll moderne Kollaborationswerkzeuge zur Aufrechterhaltung von Geschäftsprozessen sind, zeigt sich drastisch in Ausnahmesituationen. Gleichzeitig demonstrieren sie damit aber auch ihr Potenzial zur Optimierung von Kommunikation und Zusammenarbeit in ganz normalen Zeiten.
Viele Geschäftsabläufe werden aktuell mit Hilfe von Kollaborationswerkzeugen und -plattformen aufrechterhalten. Für eine ganze Reihe von Unternehmen hängt sprichwörtlich das Überleben von ihnen ab. Aus dieser Erfahrung müssen Lehren gezogen werden, die auch für den hoffentlich bald wieder anstehenden geschäftlichen Alltag genutzt werden können und sollten.

Je komplexer die Organisation, desto wertvoller die digitale Plattform

Ein entscheidendes Kriterium für Auswahl und Zuschnitt einer geeigneten Lösung ist dabei die Unternehmensgröße. Je größer eine Organisation, desto höher sind die Ansprüche an eine Kommunikations-, Kollaborations- und Kooperationsplattform, die ihrem komplexen Aufbau gerecht wird. Große Unternehmen, Konzerne, Behörden und Institutionen besitzen häufig eine verflochtene interne Struktur mit diversen Silos. Die interne Durchlässigkeit solcher Organisationen über Abteilungen und Ebenen hinweg ist meist sehr gering. Dies behindert die Agilität und Flexibilität von Geschäftsprozessen und erschwert die bei komplexen Organisationen so wichtige Einhaltung gemeinsamer Standards und Richtlinien. Gerade in Zeiten der digitalen Transformation mit ihren disruptiven Veränderungen und Unwägbarkeiten kann sich das als elementarer Wettbewerbsnachteil herausstellen. Um stattdessen die Chancen der Digitalisierung zu nutzen, sind entsprechend ausgelegte Kollaborationsplattformen eine adäquate Lösung.

Zu den Vorteilen, die eine solche Plattform im Idealfall gegenüber herkömmlichen Formen der Zusammenarbeit bietet, gehören:

• • Die einheitliche und transparente Kommunikation nach innen: Sie steigert die Durchlässigkeit sowohl von unten nach oben, als auch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen im Unternehmen, und beschleunigt die transparente gegenseitige Lernfähigkeit insbesondere im Digitalisierunskontext.
  • Die einheitliche und transparente Kommunikation nach außen: Sie gestattet die koordinierte Einbeziehung externer Stakeholder wie Kunden oder Partner und die einfache Partizipation für Kunden oder im öffentlichen Bereich Bürgerinnen und Bürger.
  • Die Integration, Verwaltung, Bereitstellung und transparente Kommunikation von Echtzeitdaten und Statusinformationen: Sie verknüpft interne und externe Quellen in einer einfachen, visuellen Benutzeroberfläche für die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten.

All diese Teilaspekte sollte eine Kollaborationsplattform abdecken. Damit können die Beteiligten auf digitaler Ebene in die notwendigen Entwicklungsprozesse eingebunden und so die Transformation transparent und interaktiv gesteuert werden. Die individuelle Anpassung erfolgt durch die Abbildung der Workflows, die Einbindung interner und externer Kommunikationsflüsse und die Erstellung entsprechender Dashboards. Damit ist sie ein adäquates Werkzeug gerade für Veränderungen im Zuge der Digitalen Transformation, weil sie die Konzentration auf Inhalte, Strukturen, Workflows und deren gegenseitige Verflechtung zum Erreichen der gewünschten Mehrwerte gestattet.

Modularer Aufbau der elementaren Funktionsbereiche

Aus Anwendersicht sollte die Technik dabei in den Hintergrund treten, um die Bedienung so einfach und intuitiv wie nur irgend möglich zu machen. Nur so können eine hohe Akzeptanz und Nutzungsquote sichergestellt werden. Andererseits entscheidet sich durch den technischen Funktionsumfang der potenzielle Nutzen einer modernen Kollaborationsplattform. Die folgenden sechs sich ergänzenden Funktionsbereiche sind dabei ausschlaggebend:

Die Wissensbasis: Hier werden Informationen jeder Art und Quelle zentral gespeichert und beliebig strukturiert.

Das Innovationsmanagement: Ideen werden hier gesammelt, gefiltert, evaluiert und weiterentwickelt, sowie digitale Innovationen medienbruchfrei auf digitaler Ebene erarbeitet.

Das Risikomanagement: In diesem Funktionsblock werden verteilte und heterogene Risiken identifiziert, kontinuierlich überwacht und gesteuert.

Das Kommunikationsmanagement: Die Kommunikation von Veränderungsprozessen wird hier koordiniert und interaktiv und medienübergreifend gesteuert.

Das Strategie- und Portfoliomanagement: Hier erfolgt die Strukturierung und Priorisierung digitaler Initiativen und die Erstellung von Roadmaps.

Das Projektmonitoring: In diesem Funktionsbereich werden heterogene Projekte gesteuert, auditiert und auswertet.

Die Flexibilität dieser Module kann genutzt werden, um sie an spezifische Anforderungen anzupassen. Das erfolgt durch die Abbildung von Workflows und Abhängigkeiten, die Einbindung interner und externer Datenquellen und die Erstellung übersichtlicher Dashboards. Ein modularer Aufbau macht es auch möglich, mit Teilfunktionen einzusteigen. So lassen sich unkompliziert erste Erfahrungen und Erkenntnisse sammeln, um später bei Bedarf die Vorteile des gesamten Leistungsumfangs effizient nutzen zu können. Gerade in kritischen Ausnahmesituationen wie der aktuellen Pandemie hilft zudem die Schnelligkeit, mit der eine Plattform konzipiert und implementiert werden kann, um rasch auf neue Herausforderungen reagieren zu können.

Mit einer digitalen Kollaborationsplattform kann ein Wissensnetzwerk geschaffen werden, das zur Effizienzsteigerung und besseren Partnerschaft beiträgt. Im öffentlichen Sektor ermöglicht sie eine organisationsweit einheitliche Planung und schnelle Kommunikation – etwa durch Feedbackoptionen per Daumen hoch oder Daumen nach unten. Zusätzlich offeriert ein solches Tool Dialogmöglichkeiten, damit Diskussionen oder das intuitive Visualisieren und Zusammenführen individueller Prioritäten einfach und schnell erledigt werden können. Diese Funktionen können sowohl intern für einen geschlossenen Nutzungskreis eingesetzt, als auch über sichere Redaktionsprozesse für die direkte Beteiligung externer Gruppen, wie etwa Kunden, Partner oder Bürger geöffnet werden.