Ein Beitrag über die veränderte Arbeitswelt im Zeitalter der digitalen Transformation, über die Bedeutung von Skills für den Unternehmenserfolg und warum Homeoffice das neue Normal ist.
Mit den Erfahrungen der Vergangenheit und den Beobachtungen des Jetzt kann ein Unternehmen die Zukunft planen und extrem schnell auf Veränderungen reagieren. Vorausgesetzt, dass es Strukturen etabliert hat, die den Umgang mit der Komplexität und Varianz der planerischen Vielfalt im Zeitalter der digitalen Transformation erlauben. Hier geht es um die Handhabung sehr, sehr vieler Daten. Planungsszenarien verändern sich sekündlich. Es werden Berechnungen simuliert und wahrscheinlichste Fälle angenommen. Planung durch das manuelle Zusammentragen von Informationen wird abgelöst. Sie ist viel zu aufwändig und nicht selten äußerst fehlerbehaftet. Hier schlägt die Stunde der kollaborativen Systeme. Durch die Corona-Pandemie ist der Druck auf die Unternehmen, solche Systeme, die in Echtzeit arbeiten, zur Verfügung zu stellen und zu nutzen, sprunghaft gestiegen und wird deshalb stark vorangetrieben. Bedingt durch das Homeoffice verändern sich Arbeitsverhalten und Geschwindigkeit. Digitale Kollaboration, Video-Conferencing, technische Cloudplattformen usw. gehören ab sofort immer dazu. Diese Systeme sind nicht neu, sondern existieren schon länger. Wahrgenommen werden sie aber erst jetzt und in der täglichen Zusammenarbeit mit Lichtgeschwindigkeit mit Leben gefüllt, weil letztendlich in vielen Fällen die Existenz der Unternehmen auf dem Spiel steht.

Guter Ressourcenüberblick – gute Planung

Warum ist in der digitalen Arbeitswelt der Überblick über die Mitarbeiter-Ressourcen für die Planung weiterhin wichtig? Weil ein Unternehmen unabhängig von der Branche ohne gutes Ressourcenmanagement Planung nie erfolgreich sein wird! Beispielsweise wirken sich Überlastungen der Mitarbeiter nachteilig auf die Qualität der Arbeitsergebnisse aus und führen häufig zu Terminverschiebungen, die im Zeitalter von Time-to-Market-Geschäften empfindlichen Einfluss auf den geschäftlichen Erfolg haben. Relevant für eine wirtschaftliche Planung ist zudem die globale Auslastung aller Teams. Beispielsweise benötigen Unternehmen mit weltweiten Engineering- oder Entwicklungs-Standorten einen sofortigen Überblick über Überlastungen und Unterauslastung ihrer Teams bezogen auf Kapazitäten und Fähigkeiten. Das betrifft vor allem Unternehmen, deren Kerngeschäft aus digitalen Arbeitsergebnissen besteht, also IT-Unternehmen, Software-Schmieden, Engineering-Leistungen, Marketing-, und teilweise auch Beratungsunternehmen. Möglicherweise könnten Arbeiten zwischen Regionen verschoben werden, um eine gleichmäßigere Auslastung zu erzielen? Gleiches gilt für Unternehmen, die in Projekten nicht mehr zwischen internen und externem Projektmitarbeitern unterscheiden. Sie benötigen den sofortigen Überblick über die eigenen Kapazitäten und Fähigkeiten sowie auch über diejenigen der Zulieferbetriebe. Dementsprechend entpuppt sich die digitale Kollaboration über Betriebe und Standorte hinweg als komplexes Gebilde, das ein einzelner Mensch nicht mehr überblicken kann. Mit softwaregestützter Planung lässt sich der zukünftige Bedarf an Personal und Fähigkeiten (Skills) eines Unternehmens in Echtzeit vollständig abbilden bzw. simulieren. Dabei zählt nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter, sondern vor allem das vorhandene Know-how.

Know-how wichtig für Fortschritt und Innovation

Diese ganz entscheidende Information des vorhandenen „Know-how“ benötigt das Unternehmen, um Fortschritt und Innovation zu gestalten. Denn alle Vorhaben können nur gelingen, wenn die passenden Fähigkeiten im Unternehmen vorhanden sind, um diese zu verwirklichen. Also müssen Entscheider wissen, welche Fähigkeiten bereits vorhanden sind, wie der Bedarf der Zukunft aussieht, und wie potentielle Know-how-Lücken schnellstmöglich geschlossen werden können. Exemplarisch kann man diese Entwicklung bei den Automobilherstellern beobachten, für die sich die Arbeitswelt unter größtem Druck inzwischen sehr stark verändert. Die auf dem eingeschlagenen Weg zur Ausweitung der IT-Kompetenzen – vergleichbar einer Softwarefirma – völlig andere Skills brauchen, als diejenigen, über die sie heute größtenteils verfügen. Hier stellen sich gleich zwei Fragen: Wissen die betroffenen Unternehmen, welche Fähigkeiten sie aktuell bereits haben und welche sie in Zukunft in welchem Umfang benötigen werden? Hier wurde ein disruptiver Prozess in Gang gesetzt, dessen positive Entwicklung nur auf einer guten Informationsbasis gelingen kann und die viel Beweglichkeit von jedem Einzelnen erfordern wird.

Idealer Weise nutzen Unternehmen aber eine entsprechende Vorlaufzeit, um die gefragten Fähigkeiten aufzubauen und verschaffen sich rechtzeitig einen Überblick, was der Aufbau des Wissens im Unternehmen kosten wird. Ebenfalls sollten sie durch strategische Portfolioplanung einschätzen, inwieweit sie durch dieses neue Wissen in den Projekten profitieren werden. Das vereinfacht Investitionsentscheidungen in Weiterbildung und Recruiting oder auch in den Zukauf von Unternehmen, die über das gewünschte Wissen verfügen.

HR muss die Skills in den Blick nehmen

Auch aus der Sicht des Mitarbeiters und der Mitarbeiterin stellt sich die Frage, welches Wissen aktuell und zukünftig gefragt sein wird. Zum einen lässt sich der eigene Karrierepfad entlang der geforderten Skills gut ablesen – die Bereitschaft zum lebenslangen Lernen wird hier vorausgesetzt -, zum anderen muss sich jeder Einzelne fragen, was er oder sie denn überhaupt lernen möchte und wie die gewünschte Weiterentwicklung aussehen soll.  Dabei kann die Freude an der aktuellen oder angestrebten Arbeit ebenso ausschlaggebend sein wie der Wunsch, den eigenen Marktwert und damit die eigene Sicherheit zu erhöhen. Wesentlich beeinflusst werden diese Gedanken von der Zeit, die privat oder durch den Arbeitgeber für den Aufbau des Know-hows zur Verfügung gestellt wird. Um diese Sichtweisen des Unternehmens und des Mitarbeiters miteinander zu verbinden, wird zunehmend auf KI-gestützte Planungssoftware gesetzt. Diese kann insbesondere den Austausch zwischen Projektleitern, Abteilungsleitern und HR-Abteilung vereinfachen, damit Weiterbildungen im Zuge der Personalentwicklung in Zukunft vollkommen bedarfsoptimiert ausgerichtet werden.

Homeoffice – das neue Normal?

Im digitalen Zeitalter gehört das Homeoffice dazu: grenzenlose Freiheit. Konzepte schreiben im Park. Keine Pendel-Zeiten, arbeiten gemäß eigenem Bio-Rhythmus. Für Arbeitgeber ist es in diesem Falle nahezu völlig irrelevant, wo sich der Mitarbeiter befindet. Das einzige, was zählt, sind die Ergebnisse. Nachteilig wirken sich dagegen die fehlende soziale Bindung durch Kollegen und Teams und der fehlende regelmäßige persönliche Austausch der Menschen aus. Google und Facebook belassen bis Jahresende mehrere tausend Mitarbeiter im Homeoffice. Ob diese dann im neuen Jahr wieder regelmäßig zurück in die Büros kommen ist unwahrscheinlich.  So kann die Zukunft aussehen. ABER: wie lassen sich Mitarbeiter im Homeoffice managen? Moderne Computer-Algorithmen können auch hier unterstützen. Ersten Erkenntnissen zufolge erhöht sich die Arbeitsfrequenz im Homeoffice sehr deutlich. Das bedeutet, dass mehr kleinere Arbeiten in einer höheren Frequenz ausgeführt werden. Ein Mitarbeiter arbeitet nicht mehr über Tage und Wochen an einem einzigen Thema, sondern bearbeitet mehre Aufgaben parallel. Auch agile Arbeitsmethoden kommen verstärkt zum Tragen. Ebenfalls erlauben die eingesetzten Softwarelösungen, größere und dichtere Arbeitsmengen besser und einfacher zu verwalten sowie bessere Prognosen zu errechnen. Der Digitalisierungsgrad ist dementsprechend hoch. Deshalb können Unternehmen, die seit Jahren auf diese Weise arbeiten und denen die Digitalisierung in Fleisch und Blut übergegangen ist, die Auswirkungen der gegenwärtigen Krise auf die Zusammenarbeit und das wirtschaftliche Ergebnis besser abfedern als konventionell organiserte Firmen. Jedoch erfordern digitale Arbeitsmodelle und Homeoffice ein wesentlich höheres Maß an Eigenverantwortung, denn die Aufgaben werden verteilt, und die softwaregestützte Planung bildet die To Dos der Mitarbeiter gemäß ihren Kapazitäten und Fähigkeiten ab. Die Organisation der Arbeit – wie der Mitarbeiter zum Ergebnis kommt – darf er oder sie nun in einem gewissen Rahmen selbst gestalten. So wird die dramatisch zunehmende Komplexität handhabbar. Und das sehr viel schneller als in früheren Arbeitsmodellen.

Transparenz und Objektivität nehmen zu

Vom Topmanagement zur Ebene der Wertschöpfung im Unternehmen – also zu den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen – war früher kaum ein Durchkommen. Und wenn es von oben nach unten funktionierte, dann garantiert nicht umgekehrt. Ganz anders sieht die Zusammenarbeit aus, wenn das Unternehmen auf Planungstools und Kollaborationsplattformen setzt. So kann der Vorstand digital auf ein Projekt zugreifen und sehr schnell erkennen, wo die Probleme liegen. Und das funktioniert auch andersherum. Weil der Computer die Daten so verdichtet und aufbereitet, dass sie für das Management leicht verstehbar sind. Ebenfalls fördern digitale Kommunikationsformen wie Microsoft Teams, Skype, SharePoint usw. den direkten Dialog zwischen dem Management und beispielsweise einem Projektteam. Diese Verdichtung wird zusätzlich unterstützt durch Künstliche Intelligenz, die aufgrund von Vergangenheitswerten und Mustererkennungen Entscheidungshilfen wie „ignorieren“ oder „sofort eingreifen“ gibt. Wir haben also einen direkten Datendialog der Mitarbeiter und der Mitarbeiterinnen in einem Unternehmen. Und sie arbeiten in den Projekten und erzeugen dadurch digitale Signaturen und Daten, die durch komplexe Algorithmen zu Informationen verdichtet und aufbereitet werden. Diese stehen den eigentlichen Entscheidern sofort zur Verfügung. Dadurch entstehen Transparenz und Objektivität – auch hinsichtlich der Beurteilung der Nutzen-Risiko-Betrachtung von Projekten.  Hier wird auf Analysen, faktische Informationen und faktische Daten kapriziert, was Entscheidungen maßgeblich beeinflusst und objektiviert. So ermöglicht das digitale Zeitalter einen direkten menschlichen Dialog über die Ebenen hinweg mit eingeschränkter Einhaltung der Hierarchien oder eben ganz ohne, was Prozesse extrem beschleunigt. Ein Can Do Kunde meinte, es sei nicht mehr die Frage, in welchem Stockwerk ein Mitarbeiter sitzt, wie groß sein Büro ist, oder welche Sekretärin einen Manager abblockt, sondern in dieser digitalen Welt scheinen die Menschen etwas gleicher zu sein.

Fazit

Zusammengefasst kann man also sagen, dass die Veränderungen, die sich durch die Corona-Pandemie in den letzten Monaten ergeben haben, nicht ungewöhnlich sind. Unter immensem Druck erleben wir einen Wandel der Arbeitswelt und eine digitale Transformation in Lichtgeschwindigkeit. Entscheidend für ein erfolgreiches Bestehen der aktuellen Krise sind u.a. Computersysteme und hochentwickelte, KI-fähige Systeme, die zum Glück bereits vorhanden sind. Und die Erfahrung zeigt: Das für den wirtschaftlichen Fortbestand sehr wichtige, gute Personal kann man nicht schnell auf- und abbauen. Der Fokus sollte darauf gerichtet werden, Know-how bei den Mitarbeitern aufzubauen oder bestehendes Know-how innerhalb des Unternehmens oder über die Standorte hinweg zu verschieben. Ebenfalls werden durch die Corona-Pandemie neue Arbeitsformen mit einem sehr viel höheren Digitalisierungsgrad zugelassen. Dazu zählt insbesondere das Homeoffice. Je besser ein Unternehmen diese Strukturen etabliert hat, desto eleganter und schneller kann es auf die aktuelle Krise sowie auf Veränderungen, die sich in der Weltwirtschaft und im technologischen Wandel ergeben, reagieren.