Das letzte Jahr hat die HR-Teams vor zahlreiche Herausforderungen gestellt – sei es die komplette oder teilweise Verlagerung der Mitarbeiter ins Home-Office, die Umstrukturierung interner und externer Prozesse oder die Neuzuordnung von Beschäftigten aufgrund wegfallender oder neuer Geschäftsbereiche. Eine Lösung ist hierbei der Weg in die Cloud, auch im Hinblick auf die Payroll.
Gerade Personaler hatten lange Zeit Bedenken, die Abrechnung und Zeitwirtschaft in der Public Cloud zu verlegen. Der praktische Einsatz von Cloud-Anwendungen konnte die Skepsis jedoch abbauen, das Thema nimmt im HR-Bereich Fahrt auf. Die Corona-Pandemie hat den Zuwachs an Cloudlösungen jeglicher Art noch zusätzlich befeuert: Laut aktuellem Bitkom Cloud-Monitor 2021 [1] setzen bereits 97 Prozent der Unternehmen in Deutschland Cloud-Lösungen ein oder planen dies. Im HR-Bereich stieg die Nutzung sogar von 23 Prozent auf 28 Prozent, während weitere 43 Prozent die Umstellung auf Cloud-basierte HR-Systeme vorhaben.

Das Vertrauen in die Datensicherheit hat nach der Umstellung auf Cloud-Systeme laut Studie sogar deutlich zugenommen. Der Großteil der Befragten (86 Prozent) vertraut in die Sicherheit und Compliance des Cloud-Providers. Zwar sind sich drei Viertel der Unternehmen bewusst, dass Unberechtigte dennoch Zugriff auf ihre Daten bekommen könnten. Doch das tut den Investitionen selbst im Pandemie-Jahr 2020 keinen Abbruch. Gerade die Homeoffice-Regelungen zu Kurzarbeit und Krankheitstagen und die Verschärfung von regulatorischen Bestimmungen wie Datenschutzrichtlinien sorgen laut dem Global Payroll Complexity Index von Alight [2] für einen Anstieg der Komplexität in der Payroll. Dies verlangt nach mehr Homogenität in den Prozessen, die Cloud-Lösungen für Unternehmen sogar weltweit abbilden können.

Der Administrationsaufwand von HR-Abteilungen kann angesichts der Agilität von Cloud-Lösungen erheblich reduziert werden. Aufgrund der ständigen Änderungen von Gesetzen ist vor allem die Verwaltung der Abrechnung und der Zeitwirtschaft sehr zeitintensiv. Wer diese Bereiche via Cloud outsourct, muss sich nicht mehr um Updates, Wartung und Pflege von Softwaresystemen kümmern.

Der Cloud-Anbieter sorgt für die Aktualität und Verfügbarkeit der Ressourcen. Der Leistungsumfang lässt sich jederzeit frei erweitern und der Geschäftsentwicklung anpassen.

Zukunftstreiber #1 – Agilität

Im bereits 2018 veröffentlichten HR-Report Agile Organisationen auf dem Prüfstand der Hays AG für Deutschland, Österreich und der Schweiz hielt mehr als die Hälfte der Teilnehmer das Thema Agilität für sehr relevant. Die Umstrukturierung eines Unternehmens in eine dynamische Organisation wird zur Priorität. Und 69 Prozent der Befragten gaben an, dass die Bedeutung der Anpassungsfähigkeit in HR-Systemen in den nächsten drei Jahren weiter zunehmen wird. Bereits 13 Prozent der Unternehmen verfügen über ein agiles Personalmanagement-System.

Vor allem Branchen mit hoher Fluktuation oder saisonbedingtem erhöhtem Mitarbeiterbedarf wie bei Retailern oder Zeitarbeitsfirmen, die gerade jetzt nach der Krise wieder mit zunehmender Konjunktur und einem enormen Bedarf an Angestellten zu rechnen haben, können Cloud-basierte Lösungen unterstützen. Der normalerweise langwierige Recruitment-Prozess lässt sich auf wenige Minuten verkürzen, da die Bewerber und Manager ihn über die Cloud-Programme selbständig abwickeln können. In Cloud-Lösungen lassen sich die individuellen Gehaltsvereinbarungen schnell anpassen und für die Payroll vorbereiten. Das führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern aufgrund des schlankeren Prozesses auch zu einer Kostensenkung von bis zu 60 Prozent.

Zukunftstreiber #2 – Stärkung des Kerngeschäftes

Outsourcing nicht wertschöpfender Tätigkeiten sind in Industrie, Handel, Konsumgütern oder Finanzen seit langem eine bewährte Methode, um Ressourcen zu sparen. Auch die Personalabrechnung und Zeitwirtschaft sind mit einem hohen Aufwand verbunden, und die Komplexität von Lohn- und Zeitmodellen steigt stetig. Deshalb planen immer mehr Unternehmen, solche Aufgaben auszulagern. Durch die Digitalisierung gewinnt das HR-Outsourcing an zusätzlicher Bedeutung. War Outsourcing in den 1990ern in erster Linie ein Instrument der Kosteneinsparung, dient die Auslagerung heute zunehmend als Enabler für das Business. So schafft die Digitalisierung neue Ansätze für HR-Führungskräfte, um geschäftlichen Mehrwert zu erzeugen und sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Zukunftstreiber #3 – People Engagement

Auch Mitarbeiter und Führungskräfte können mithilfe von Self Services stärker in den Personalprozess eingebunden werden. Personalverantwortliche definieren Abläufe neu, sodass sie effizienter werden. Die Hebelwirkung beginnt jedoch dort, wo die Daten erhoben, verwendet und verarbeitet werden – beim Nutzer selbst. Mitarbeiter beantragen ihren Urlaub online selbst, das Cloud-System leitet ihn entsprechend der hinterlegten Regeln automatisch weiter und der Vorgesetzte gibt ihn frei. Dabei entfallen die Zwischenschritte für die Personalabteilung und entlastet sie. Die Mitarbeiter können hingegen autonomer agieren, und die HR-Prozesse erfolgen durch die direkte Kommunikation und Entscheidungsfindung schneller.

Zukunftstreiber #4 – Verjüngungskur für HR-Systeme

Die Zeit für technologische Innovationen ist reif. Abrechnungs- und Zeitwirtschaftssysteme, die bisher noch in der unternehmenseigenen Server-Landschaft gehostet werden – sogenannte On-Premise-Lösungen – haben den Höhepunkt ihres Lebenszyklus überschritten. Die Pflege- und Wartungskosten steigen an. Zudem ist es fast unmöglich, die Software aktuell zu halten, da Personal, das über die Fachkenntnis verfügt, um die Anwendungen weiterzuentwickeln, altersbedingt das Unternehmen verlässt. HR-Verantwortliche sollten in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung prüfen, welche Tools noch aktuell sind, Updates erhalten oder auszutauschen sind.

Zukunftstreiber #5 – Gegenmaßnahmen für den Fachkräftemangel

Der Kampf um die täglich von der Personalabteilung bezahlten Talente hört auch im eigenen Team nicht auf. Vor allem Lohn- und Gehaltsabrechungsaufgaben scheinen für Berufseinsteiger unattraktiv zu sein. Angesichts des zunehmenden Personalmangels ist es sinnvoll, diesen Aufgabenbereich an einen externen Dienstleister mit Spezialisierung auf Entgeltabrechnung auszulagern. Er übernimmt nicht nur den gesamten Abrechnungsprozess inklusive wichtiger Aspekte wie die gesetzeskonforme Zeiterfassung, sondern unterstützt auch über Landesgrenzen hinweg. Vor allem der exportorientiere deutsche Mittelstand kann so fehlendes Payroll-Knowhow in einzelnen Ländern ausgleichen und hat außerdem die Gewissheit, dass die Entgeltabrechnung weltweit Compliance-Anforderungen genügt.

82 Prozent der Unternehmen setzen laut Bitkom Research in Deutschland bereits auf Cloud Computing, weitere 15 Prozent planen den Einsatz. Unternehmen müssen in die Cloud wechseln – und sind dazu bereit. Aufgrund der zunehmenden strategischen Bedeutung fürs Geschäft liegt der Fokus zunehmend auf dem Personalbereich. In Recruiting, Personalmanagement oder Talent-Management wurden in den letzten Jahren vermehrt Cloud-Lösungen eingesetzt. Jetzt ziehen Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft nach.

Quellen und Referenzen:

[1] https://www.bitkom-research.de/system/files/document/Bitkom_KPMG_Charts_Cloud%20Monitor%202021_final.pdf

[2] https://alight.com/de/research-insights/global-payroll-complexity-index-2021