Die neue Anwendung wurde ganz auf die Bedürfnisse von Non-Profit-Organisationen zugeschnitten. Nun unterstützt die App aus Magdeburg eine katholische Hilfsorganisation deutschlandweit bei der Koordinierung von Ehrenamtlichen, Material und Einsätzen.
Allein in Deutschland gibt es mehr als 600.000 gemeinnützige Organisationen, für die über 15 Millionen Menschen ehrenamtlich tätig sind. Dieses Engagement ist nicht nur eine tragende Säule der Gesellschaft und ein Segen für Hilfebedürftige, es bringt auch einen gewaltigen Organisationsaufwand mit sich. Eine Herausforderung, der sich ein Hilfsdienst als einer der großen caritativen Dienstleister tagtäglich stellen muss. Die gemeinnützige Organisation hat mehr als eine Million Mitglieder und ist bundesweit an über 700 Orten vertreten. Um die Arbeit der Ehrenamtlichen effektiv zu koordinieren und die Verwaltung zu optimieren, war der Verein auf der Suche nach einer praxistauglichen Lösung. Die ist mit der App-Anwendung nun gefunden. Sie wurde von einer Tochtergesellschaft gemeinsam mit einem Magdeburger IT-Dienstleister konzipiert, entwickelt und umgesetzt.

Vor welchen Herausforderungen stehen die Malteser?

„Als Hilfsorganisation haben wir einen sehr hohen Koordinierungsbedarf. Es ist eine ständige Herausforderung, die Daten unserer Ehrenamtlichen einheitlich und verbindlich zu organisieren. Denn je nach Standort werden Organisationsprozesse anders durchgeführt. Hier müssen wir trotzdem möglichst effektiv planen und Überschneidungen vermeiden. Fehlplanungen können wir uns nicht leisten“, sagt Herr Daniel Meyer, Ehrenamtlicher im Katastrophenschutz. Um dieses Anliegen zu unterstützen, war die Tochterfirma auf der Suche nach einer zeitgemäßen Lösung. Die Tochter ist ein Dienstleister, der Organisationen aus Wohlfahrt, Kirche und Gesundheitswesen mit entsprechenden Dienstleistungen aus IT und Personaladministration unterstützt, damit sich diese auf ihr Hauptanliegen konzentrieren können: Menschen zu helfen.

Eine gemeinsame Lösung entsteht

„Um die Arbeit der ehrenamtlichen Aktiven von Organisationen zu erleichtern, wollten wir eine effiziente, leistungsfähige und zuverlässige digitale Lösung von Grund auf entwickeln. Da wir mit den IT-Experten aus Magdeburg bereits Projekterfahrungen gesammelt hatten, haben wir das Team kurzerhand als Technologiepartner für das Projekt mit an Bord geholt“, erinnert sich Laura Lüddecke, Junior Projektmanagerin der Tochterfirma. Nach einer umfassenden gemeinsamen Konzeption ging es an die Entwicklung der App. Hierbei arbeiteten die IT-Fachleute aus Magdeburg mit der Tochterfirma Hand in Hand. „Die Erwartungen und auch die anfängliche Skepsis der Ehrenamtlichen und der jetzigen Anwender waren zu Beginn nicht unbedingt gering. Verständlich, denn viele hatten sich an die Nutzung anderer Anwendungen gewöhnt oder ihre eigenen Methoden und Strategien entwickelt, um mit dem täglichen Organisationsaufwand klarzukommen. Doch mittlerweile finden auch die größten Skeptiker die App sehr gelungen“, freut sich der Geschäftsführer von des Magdeburger IT-Unternehmens.

Die Organisationsplattform im Detail 

Vereinfacht gesagt, ist die Anwendung ein ERP-System für gemeinnützige Vereinigungen. Damit können sie Ressourcen, Gruppen, Einheiten und Einsätze sowohl vor Ort als auch organisationsübergreifend verwalten. Dazu wurden aktuelle Technologien wie Node.js, MSSQL oder die Azure Cloud Services integriert. Damit sich die App flexibel an die täglichen Anforderungen der Hilfsorganisationen anpassen lässt, ist sie modular aufgebaut. Über drei Module lassen sich genau die Funktionen auswählen, die von den jeweiligen Nutzern letztendlich auch benötigt werden.

Drei Module für die Non-Profit-Praxis

Mit dem Personalmodul lassen sich die Ehrenamtlichen verwalten. Hier werden organisationsübergreifend alle Informationen über Qualifikationen, Fortbildung, Tätigkeiten, Erfahrung und Verfügbarkeit sowie unterschiedliche Belege und Dokumente bereitgehalten. Die Informationen sind so für Berechtigte von jedem Standort aus abruf- und aktualisierbar. Der Vorteil: Ehrenamtliche, die für mehrere Standorte tätig sind, werden an einer Stelle und ohne Mehraufwand verwaltet.

Das Materialmodul kann große und heterogene Datenmengen effizient erfassen und zusammenführen – Fahrzeuge, medizinische Ausrüstung, Kleidung und vieles mehr. Neben einfachen Such- und Filterfunktionen können über das Modul auch komplexe persönliche Übersichten erstellt und gespeichert werden.

Das Veranstaltungsmodul dient der Einsatz- und Dienstplanung. Es kann sowohl auf die Datensätze aus dem Personal- als auch dem Materialmodul zugreifen. So können Verantwortliche, die für die jeweiligen Einsätze nötigen sowie verfügbaren Ressourcen und Personen schnell und effektiv sichten oder organisieren. Auch die Zusammenarbeit verschiedener Standorte und Bereiche wird erleichtert. Denn: Die zugrundeliegenden Daten sind für Berechtigte organisationsübergreifend einsehbar. Das Berechtigungssystem ist dabei sehr fein justierbar. Gerade im gemeinnützigen Bereich erfüllen Menschen an unterschiedlichen Standorten verschiedene Rollen – hier können die Berechtigungen je nach Einsatzort abgestimmt werden.

Zugeschnitten für Non-Profit-Organisationen

Nach dreijähriger Entwicklungsarbeit ist die Anwendung dieses Jahr in der Praxis gestartet.„Durch die App konnten wir die Organisation unserer Prozesse effektiv vereinheitlichen. Einsätze und Veranstaltungen können durch die permanent und überall verfügbaren Personaldaten besser und schneller geplant werden. Besonders im Ernstfall ist der unmittelbare Zugriff auf alle wichtigen Informationen unverzichtbar, damit unsere Ehrenamtlichen ohne Umwege bei den Bedürftigen ankommen“, sagt Herr Meyer. Statistiken und Auswertungen sorgen dafür, dass die Arbeit im Alltag stets weiter optimiert werden kann.