Unternehmenssoftware: Hohe Kosten durch Unterlizenzierung und ungenutzte Anwendungen

Lösungen für das Software Asset Management (SAM) helfen Unternehmen, sich auf solche Situationen vorzubereiten. Unterlizenzierung ist kein Schicksal, sondern die Folge von unkoordiniertem Umgang mit Software und mangelnder Sorgfalt bei der Dokumentation fortlaufender Veränderungen. Wer sich jedoch die Mühe macht und SAM nachhaltig im Unternehmen etabliert, kann mit signifikanten Kosteneinsparungen rechnen.

Audits sind kein Zufall 

Die Überprüfung der korrekten Lizenzierung eingesetzter Software ist ein gängiges Verfahren. Denn die Softwareherausgeber haben aus langjährigen Erfahrungen gelernt, dass sie daraus ein bedeutendes Zusatzgeschäft generieren können. Statt Neukunden mit viel Aufwand zu überzeugen, besucht man Bestandskunden und wird bei der Prüfung fast immer fündig. Die Rechnung auf Basis von Listenpreisen für mehrere Jahre ist leicht verdientes Geld.

Es gibt zahlreiche Gründe für Audits: Publizierte Unternehmenskäufe oder Fusionen, nicht verlängerte Rahmenverträge oder diskrete Hinweise durch verärgerte Mitarbeiter – um nur einige zu nennen. Besonders gewiefte Softwareanbieter analysieren sogar allzu zyklisches Nachkaufen von Lizenzen und terminieren den nächsten Audit einfach vor der nächsten zu erwartenden Sammelbeschaffung.

Ist erst einmal ein offizieller Brief eingetroffen, der eine Lizenzüberprüfung in Aussicht stellt und erste Informationen abfragt, sind eine strukturierte Vorgehensweise und gebündelte Kommunikation mit dem Absender essenziell. In Unternehmen ohne etabliertes SAM herrscht üblicherweise anstrengende Hektik. Wer dagegen auf validierte Daten über den Softwareeinsatz in seinem SAM-System zurückgreifen kann, ist gut vorbereitet.

Viele Anwendungen werden nicht genutzt

Analysen zeigen, dass bis zu 40 % der bereitgestellten Anwendungen kaum oder gar nicht genutzt werden. Diese Überbestände verursachen durch Mietlizenzen, Updates oder Wartungsgebühren dauerhafte Zusatzkosten, die unnötig sind. Nach der Identifikation ungenutzter Software lassen sich entsprechende Kosten einsparen, indem diese Instanzen entfernt werden. Auf der anderen Seite tragen solche „Ernten“ dazu bei, dass eine gegebenenfalls bestehende Unterlizenzierung gemindert oder in besten Fall sogar überkompensiert wird.

Auch im Rechenzentrum sowie in der Cloud gibt es viele ungenutzte Komponenten. Die Erkennung der entsprechenden Ressourcen ist zwar komplexer, doch gerade hier lohnt sich das Reinemachen. Die relativ teure Software für die Infrastruktur birgt entsprechend großes Einsparpotenzial in Bezug auf Lizenzen und Wartung – von den Betriebskosten für die Hardware sowie den Räumlichkeiten ganz zu schweigen.

Oft fehlt ein Überblick über die Lizenzen

Die fehlende Sichtbarkeit über bestehende Verträge sowie die über die Zeit beschafften Lizenzen zählen zu den größten Herausforderungen. Probleme im Audit sind überwiegend in diesem Bereich zu erwarten. Entsprechend sorgfältig sollte der erworbene Bestand aufgearbeitet und fortlaufend gepflegt werden. Gerade bei Lizenzen, die im Kontext eines Rahmenvertrags gekauft werden, sind bei dessen Verlängerung nicht selten Umrechnungen des Altbestandes vorzunehmen.

Ein weiteres Problemfeld bei Verträgen und Lizenzbeständen ist der Geltungsbereich. Kaum ein Unternehmen ist ausschließlich organisch gewachsen. Zugekaufte Organisationen, Abspaltungen, Fusionen und Beteiligungen können jedoch ein wahres Pulverfass darstellen, das zu besonders unliebsamen Überraschungen im Audit führen kann. An dieser Stelle ist es unabdingbar, dass die Fachleute aus dem Rechnungswesen in den Aufbau und die Pflege der sogenannten Lizenzbilanz eingebunden werden.

Software-Asset-Management-Lösungen schaffen Abhilfe

Die Geschäftsleitung des Unternehmens sollte stets ein verlässliches Bild über den Zustand der Softwarelizenzierung sowie eventuell bestehender finanzieller Risiken haben. Hierzu empfiehlt es sich, verantwortliche Rollen für ein SAM im Bereich IT-Service-Management (ITSM) zu definieren und effektive Prozesse entlang des gesamten Software-Lebenszyklus zu etablieren. Diese reichen von der Beschaffung über die Bereitstellung bis hin zu den Fachabteilungen, die letztlich Transparenz über die verursachten Kosten haben sollten.

Der Einsatz einer SAM-Lösung muss diese organisatorische Umsetzung begleiten. Denn es dient dazu, viele Routineaufgaben zu automatisieren und die Veränderungen im technischen sowie vertraglichen Bestand zu dokumentieren. Mit Hilfe dieses Systems – idealerweise eng integriert in einer ITSM-Lösung – lässt sich der Softwarebestand proaktiv optimieren. Damit werden laufende Kosten gesenkt und Unterlizenzierungen vermieden. Nebenbei ist man jederzeit auf die nächste Lizenzprüfung vorbereitet und kann gelassen Auskunft geben.