In der Cloud: Rechnungen digital erfassen

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 / 13. February. 2020

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Prozessautomatisierung ist im Dokumentenmanagement für viele Unternehmen realisiert, wenn Rechnungen als PDF versendet und empfangen werden. Insbesondere in der Finanzbuchhaltung wird das digitale Optimierungspotenzial jedoch erst mittels einer cloudbasierten Input-Management-Software ausgeschöpft.

Eingehende Dokumente zeit- und kostensparend erfassen und verarbeiten: Vor allem im Rechnungswesen nutzen mittelständische und große Unternehmen dafür eine Input-Management-Software. Diese sogenannte Capture-Lösung sorgt dafür, dass Metadaten aus eingehenden Rechnungen unabhängig ihres Formats digital ausgelesen und für Folgeprozesse aufbereitet werden. Eine weitere Automatisierung ergibt sich für Anwender, die auf cloudbasierte Lösungen setzen.

Laut des „Cloud Monitors 2019“ des Bitkom nutzen bereits 73 Prozent der befragten Unternehmen mit mindestens 20 Mitarbeitern Rechenleistungen aus der Cloud. Mehr als ein Drittel setzt auf Public Cloud Computing und hat den Betrieb einer Cloud-Lösung in ein zertifiziertes Rechenzentrum ausgelagert. Die Tendenz ist unabhängig von der Betriebsgröße steigend. Doch im Bereich der Digital-Office-Lösungen – und somit auch der Rechnungsverarbeitung – zieht die Cloudnutzung erst langsam an. Hier zeigt sich: Je sensibler die Daten sind, desto vorsichtiger sind die Unternehmen bei der Entscheidung für Cloud Computing.

Capture ist mehr als Scannen

Der große Nutzen cloudbasierter Capture-Lösungen sind die effizienten Arbeitsabläufe. Statt unübersichtliche Papierberge zu bilden, werden eingehende Rechnungen in kürzerem Zeitraum erfasst und bearbeitet; die Produktivität wird somit gesteigert. Die validierten Daten verbessern die Qualität der Arbeit und manuelle Fehler in der Bearbeitung werden minimiert. Die zuständigen Fachkräfte des Rechnungswesens werden entlastet und können sich wieder auf wesentliche Kernaufgaben konzentrieren.

Dass alle relevanten Daten orts- und zeitunabhängig verfügbar sind, erleichtert die Zusammenarbeit mit Kollegen und macht moderne Workflows möglich. Arbeitsprozesse werden transparent und sind flexibel handhabbar. Gleichzeitig wird die Nutzung der sogenannten „Schatten-IT“ eingedämmt. Damit gemeint ist die Speicherung und der Austausch von Daten über Projektmanagement- und Collaboration-Tools oder File-Sharing- und Messenger-Dienste in der Cloud.

Durch die cloudbasierte Rechnungsverarbeitung ergeben sich für Unternehmen zudem finanzielle Vorteile: Indem sie flexible Cloud-Dienste nutzen, reduzieren sie die Kosten für eine eigene IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung. Gleichzeitig erhalten sie eine nach Bedarf skalierbare Lösung, bei der das Abrechnungsmodell „Pay-per-Use“ gilt: Der Anwender zahlt nur, was er nutzt, also eine Gebühr pro erkannte Rechnung statt eine Softwarelizenz, bei der Laufzeit und die Anzahl der zu bearbeitenden Dokumente vertraglich festgelegt ist.

Capture in der Cloud: die Phasen

Die cloudbasierte Rechnungsverarbeitung erfolgt Schritt für Schritt: Ein Unternehmen empfängt Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen als PDF, per E-Mail oder klassisch als Brief. Ist Letzteres der Fall, werden die Dokumente eingescannt und digitalisiert. Anschließend werden die PDF-Dateien an ein spezifisches E-Mail-Postfach gesendet. Von dort aus werden sie in verschlüsselter Form an die Capture-Plattform in der Cloud übermittelt. Praktisch: Statt Daten mühevoll manuell auslesen zu müssen, werden sie hier digital extrahiert. Künstliche Intelligenz hilft dabei, dass Rechnungs- und Kundennummer sowie Kontodaten und die einzelnen Positionszeilen automatisiert erkannt und ausgelesen werden. Auf diese Weise können Rechnungen schneller geprüft sowie Verarbeitungs- und Übertragungsfehler vermieden werden.

In der nachfolgenden Validierungsphase kann der Anwender die Rechnung kontrollieren und bei Bedarf über eine Weboberfläche korrigieren. Diese automatische Überprüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit reduziert Verarbeitungs- und Übertragungsfehler. Der Nutzer wird über jegliche Abweichungen und Fehler direkt informiert. Anschließend werden die erfassten Dokumente aus der Cloud vollständig und verschlüsselt zurück an das spezifische E-Mail-Postfach geschickt. Hier können sie als im Volltext durchsuchbare PDF- oder PDF/A-Datei geöffnet werden. Der Export der extrahierten Daten erfolgt gemäß rechtlicher und anwenderspezifischer Standards beispielsweise als XML- oder CSV-Datei, als E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung. Im nächsten Schritt können die Dokumente wieder in die internen Workflows eingebunden und in Folgesystemen (ERP, ECM, Fibu etc.) weiterverarbeitet werden.Die Cloud-Plattform sorgt somit für eine automatische Erkennung und Integration von Daten in bestehende Geschäftsanwendungen.

Zertifizierte Sicherheit

Der größte Diskussionspunkt bei der Frage „In die Cloud – ja oder nein?“ bildet das Thema Datensicherheit. Die Auslagerung in die Cloud bietet auch hier wesentliche Vorteile. Denn die Maßnahmen zum Schutz des hauseigenen Servers stehen in der Regel in keinem Verhältnis zu den Sicherheitsvorkehrungen, die ein ISO-zertifiziertes Rechenzentrum bietet. Und doch gibt es Bedenken, sensible Daten aus den „eigenen Händen“ in die Cloud zu geben. Eine vertrauensvolle Basis zwischen Anwendern und Anbietern von Capture-Lösungen ist daher unabdingbar.

Der „Cloud Monitor 2019“ zeigt zudem, dass 90 Prozent der Entscheider bei der Wahl des Providers die Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung am wichtigsten ist. Für einzelne Unternehmen ist die Einhaltung der DSGVO allerdings mit großem Aufwand verbunden. Europäische Rechenzentren erfüllen die gesetzlich vorgegebenen Sicherheitsstandards dagegen in größtmöglicher Weise. Darüber hinaus verfügen sie über gebündeltes Fachwissen sowie modernste Technik. Das macht sie im internationalen Vergleich unschlagbar. Eine Entscheidung für die Cloud sollte also immer auch eine Entscheidung für ein Rechenzentrum in Europa sein.

Fazit

Speziell im Bereich des Rechnungswesens stehen cloudbasierte Input-Management-Lösungen für individuelle Skalierbarkeit von Speicherplatz, maximale Verfügbarkeit von Daten sowie die Möglichkeit des Handlings riesiger Datenmengen. Im Sinne einer ganzheitlichen Prozessautomatisierung ist cloudbasiertes Arbeiten somit der zentrale Wegweiser. Kunden und Lieferanten verlangen einen immer schnelleren und flexibleren Service. Die Cloud schafft dafür die Grundvoraussetzungen, denn sie beschleunigt interne Arbeitsprozesse und macht sie transparent. Zugleich werden durch die Automatisierung mögliche Fehler auf ein Minimum reduziert.

Je mehr Unternehmen cloudbasierte Dienste nutzen, desto größer wird die Lobby derer, die sich für zertifizierte Systeme und weitreichende gesetzliche Vorschriften – etwa zum Thema Datensicherheit – einsetzen. In absehbarer Zeit wird das Arbeiten in der Cloud unverzichtbar sein. Nur so können sich Unternehmen optimal für die Zukunft aufstellen.

Dolf van den Boorn ist als Partner Development Manager für den niederländischen Softwareanbieter BCT tätig. Seine branchenübergreifende Enterprise-Information-Management-Technologie sorgt seit 1985 bei Nutzern für transparente, sichere und effiziente Informationsprozesse.