Digitale Verwaltung:

Warum Einzelprojekte nicht reichen

Tausende Kommunen digitalisieren ihre Verwaltung: Druck machen Fachkräftemangel, wachsende Haushaltsdefizite und steigende Bürgererwartungen. Viele Online-Angebote gibt es bereits, doch die Nutzung bleibt hinter den Erwartungen zurück, weil Abläufe ineffizient und wenig nutzerfreundlich blieben. Hinter dem Online-Formular zur Datenerfassung arbeiten oft noch fragmentierte Systeme mit fehlenden Schnittstellen, die Medienbrüche erzeugen. Was es braucht, sind keine weiteren Pilotprojekte, sondern durchgängige, integrierte Prozesse, von der Antragstellung bis zur Kassenbuchung.

Die digitale Verwaltung in Deutschland bleibt eine Dauerbaustelle. Im Bitkom-DESI-Index, der den Digitalisierungsfortschritt der 27 EU-Mitgliedstaaten vergleicht, belegt Deutschland bei der Verwaltungsdigitalisierung lediglich Rang 21. Die Daten zeigen hier durchgängig unterdurchschnittliche Werte. Gerade auf kommunaler Ebene, wo laut Bitkom rund 90 Prozent aller Verwaltungsleistungen erbracht werden, entscheidet sich, ob Deutschland den Anschluss an europäische Vorreiter wie Malta, Estland und Finnland schafft.

Rund 11.000 Kommunen in Deutschland stehen vor dieser Aufgabe. Das Brett, das es zu bohren gilt, ist dick und der Druck kommt von mehreren Seiten. Neben dem genannten Fachkräftemangel – hohe Fallzahlen bei knapper Personaldecke machen überlastete Verwaltungen zu wenig attraktiven Arbeitgebern – rufen wachsende Haushaltslöcher nach effizienten Abläufen. Gleichzeitig wachsen die Ansprüche der Bürger: Sie erwarten orts- und zeitunabhängige Dienstleistungen, die sie aus dem Service der Privatwirtschaft kennen und schätzen. Die Bitkom-Studie unterlegt das mit Daten – nur 64 Prozent der Bürger nutzen digitale Verwaltungsdienstleistungen. Damit liegt Deutschland zehn Prozentpunkte unter dem EU-Durchschnitt.

Die Ursachen

Die Ursachen für die schleppende kommunale Digitalisierung sind kein Geheimnis und sie sind zahlreich. So ist die IT-Infrastruktur in kommunaler und Stadtverwaltung in der Regel über Jahrzehnte gewachsen. Software für Fachverfahren wurde lokal installiert und verfügt über keine oder nur eingeschränkte Schnittstellen – oft mit Leserechten, aber ohne Bearbeitungsrechte. Datenübertragung wird damit erschwert bis unmöglich. Medienbrüche sind die Folge.

Für die Arbeitsabläufe bedeutet das: Daten zum Beispiel aus Anträgen werden in der Tabellenkalkulation erfasst. Selbst, wenn sie digital erfasst werden, gelangen sie nicht automatisiert in die separaten Bearbeitungs- und Kassensysteme, in denen Bescheide erstellt oder Zahlungen verarbeitet werden – etwa im Fall der Hundesteuer.

Hinzu kommt: Sind Angaben in Formularen unvollständig oder fehlerhaft, müssen neue Kommunikationskanäle geöffnet werden. E-Mail scheidet datenschutzrechtlich aus, solange kein explizites Einverständnis vorliegt. Telefonisch lassen sich weder Dateien übermitteln noch Vorgänge dokumentieren. Die Kommunikation stockt.

Auf organisatorischer Ebene bremsen langwierige Entscheidungsprozesse, komplexe Gremienstrukturen und kulturelle Beharrungskräfte. Hinzu kommen regulatorische Anforderungen wie der Datenschutz. Sie setzen zu Recht hohe Standards, führen in Kommunen aber oft zu pauschaler Zurückhaltung: Daten werden in demilitarisierten Zonen verarbeitet, Systeme autark, von außen nicht erreichbar, betrieben. Das steht einer Vernetzung und automatisierten Datenverarbeitung diametral entgegen.

Erschwerend wirkt ein strukturelles Defizit auf Bundesebene. Das überarbeitete Onlinezugangsgesetz (OZG 2.0) formuliert zwar konkretere Ziele – und die vollständige Digitalisierung bestimmter Leistungen bis 2028 –, verknüpft diese aber kaum mit Konsequenzen bei Verzögerungen. Kommunen erfüllen deshalb oft nur das gesetzliche Minimum. Fördermittel fließen projektbezogen, ohne übergeordnete Strategie. Das digitale Bürgerpostfach des Bundes erlaubt die Zustellung von Bescheiden, aber keine Reaktion der Bürger darauf. Kommunikation als Einbahnstraße, die mangels Bewerbung und Förderung entsprechend schlecht angenommen wird.

Und selbst, wenn Digitalisierung in einem Inselprojekt umgesetzt ist: Sind die Bearbeitungszeiten zu lang oder Rückfragen notwendig, dann wechselt der Bürger im Zweifel doch wieder auf das analoge Angebot und schaut auf der Behörde vorbei, weil die Servicequalität zu schlecht war.

Integriert statt isoliert

Solange Online-Formulare für die Weiterverarbeitung ausgedruckt und abgetippt werden, bleibt die Digitalisierung Fassade. Einzelprojekte sind also nicht die Lösung, was fehlt sind vielmehr durchgängige, in der Gesamtheit verstandene Prozesse: von der Datenerfassung über die Bearbeitung bis zur Bescheidausstellung und Kassenbuchung. Bestehende Systeme in Stadtverwaltungen müssen dafür nicht zwingend ersetzt, aber über standardisierte Schnittstellen angebunden werden.

Eine modulare Digitalisierungsplattform leistet das: Sie verknüpft kommunale Online-Dienste und Fachverfahren, automatisiert Prozessschritte und integriert sich in vorhandene Infrastrukturen. Das Prinzip des Baukastensystems ist dabei entscheidend, weil Verwaltungsprozesse sich im Kern ähneln, aber nie identisch sind: Steuersatzungen unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde, Zuständigkeiten und Prüflogiken variieren. Eine konfigurierbare Plattform erlaubt es, diese Unterschiede in der Software abzubilden, ohne für jede Kommune von Null anzufangen.

Die Einführung solcher Plattformen erfordert die sorgfältige Aufnahme und Optimierung bestehender Prozesse, bevor sie digitalisiert werden. Ein historisch gewachsener Ablauf, der 1:1 ins Digitale übertragen wird, bleibt ein schlechter Ablauf.

Automatisierung sollte dabei als Unterstützung verstanden werden, nicht als Selbstzweck. Wo ein Algorithmus Daten abgleichen kann, muss ein Mensch nur noch bei Ausnahmen eingreifen. Spezialisierte KI-Modelle, lokal betrieben, auf das kommunale Tätigkeitsfeld trainiert, können Sachbearbeitern Entscheidungsgrundlagen aufbereiten und Einschätzungen vorformulieren. Wichtig ist für Kommunen neben einer guten Benutzerführung, dass die Prozesse rechtssicher sind und dem OZG entsprechen.

Von der Pilotlösung zur Strategie

Dass die Digitalisierung auf kommunaler Ebene funktionieren kann, zeigt die Stadt Gütersloh: Parkausweise für Anwohner, Handwerker und den ambulanten sozialen Dienst werden dort vollständig digital beantragt, bezahlt und über einen Abgleich mit dem Einwohnermeldeamt geprüft. Das Ordnungsamt kontrolliert per App: ein geschlossener Prozess, ohne Medienbruch, ohne manuelle Nacharbeit.

Das Gütersloh-Beispiel steht aber auch exemplarisch für die nächste Herausforderung: Die Überführung von Einzelprojekten in skalierbare, übertragbare Lösungen erfordert externe Unterstützung, sei es bei der technischen Integration von Fachverfahren, der Prozessharmonisierung oder dem laufenden Betrieb. Spezialisierte Dienstleister können dabei helfen, Pilotprojekte auf andere Verwaltungsbereiche auszuweiten und in eine übergreifende Digitalisierungsstrategie einzubetten.

Was auch auf Bundesebene fehlt, ist genau diese Gesamtperspektive. Nicht umsonst hat die aktuelle Regierungskoalition am 6. Mai 2025 ein Digitalministerium eingerichtet. Es muss nun klare Standards setzen: zum Beispiel verbindliche technische Mindestanforderungen für Interoperabilität und Schnittstellen, Förderlogiken, die Nachnutzbarkeit belohnen statt Einzelprojekte finanzieren, und eine langfristige Finanzierungsstrategie. Ein verpflichtendes zentrales Bürgerkonto als Mindeststandard wäre ein erster konkreter Schritt. Individuelle Lösungen für jede der rund 11.000 Kommunen kann der Bund nicht liefern, aber er kann die Rahmenbedingungen schaffen, unter denen erprobte Lösungen geteilt, angepasst und weitergegeben werden.

Fazit

Die technischen Voraussetzungen für eine durchgängig digitale Verwaltung sind vorhanden. Was fehlt, ist nicht Technik – es sind Strategie, Standardisierung und der politische Wille zur konsequenten Umsetzung. Eine integrierte Plattform, die Online-Dienste, Fachverfahren und automatisierte Prozesse verbindet, ist kein Zukunftsprojekt. Sie ist der nächste notwendige Schritt.