Dank Remote Work und neuen Kollaborationstechnologien lässt es sich heute viel flexibler arbeiten. Das bringt jedoch einen Nachteil mit sich: Da die Datenmenge außerhalb des Unternehmensnetzwerks zunimmt und sich Daten stärker verteilen, wird die Suche nach Informationen zu einer zeitintensiven und komplexen Angelegenheit. Daten-Forensiker stoßen dabei auf verschiedene Herausforderungen. Welche das sind und wie sich die Suche nach relevanten Daten, Dokumenten und Informationen effizienter gestalten lässt, das verrät Martin Ehling, Sales Director DACH & Southern Europe bei OpenText.

Immer mehr Prozesse, Transaktionen und Kommunikationswege finden im digitalen Raum statt. Daher werden Daten und digitale Dokumente für die Klärung von Rechtsfällen immer wichtiger. Sie werden unter anderem zur Analyse von Handlungsmustern herangezogen oder um kriminelle Aktivitäten nachzuweisen. Um sie effektiv verwenden zu können, müssen Unternehmen sie allerdings zunächst auf Servern, (mobilen) Geräten oder in der Cloud finden und gerichtsverwertbar extrahieren.

Dabei spielt die Daten-Forensik eine wichtige Rolle. Als Teilgebiet der IT-Forensik befasst sie sich vornehmlich mit unstrukturierten Daten, die auf IT-Systemen gespeichert werden. Elektronische Dokumente und E-Mails dienen hier als die größten und wichtigsten Informationsquellen. Dank moderner Technologien können Unternehmen selbst umfangreiche Datenbestände innerhalb von Sekunden effizient durchsuchen und bestimmte Inhalte zutage fördern.

Daten-Forensiker sehen sich vielfältigen Herausforderungen gegenüber

Im Rahmen der Daten-Forensik stoßen die verantwortlichen Ermittlerteams nicht selten auf Hürden. Zunächst sieht die rechtliche Grundlage unter anderem vor, dass sie den Betriebsrat im Falle anstehender digitaler Investigationen einbeziehen müssen. Außerdem müssen sie aufgrund ihrer Arbeit, die mitunter sensible Inhalte betrifft, geltende Datenschutzgesetze einhalten.

Darüber hinaus hat gezeigt, dass die zunehmende Verbreitung von Remote Work die Arbeit der Daten-Forensiker erheblich einschränkt. Das liegt zum einen daran, dass Mitarbeiter im Homeoffice, Daten nicht in der Cloud oder vernetzten Workspaces, sondern lokal auf ihren Rechnern speichern. Oftmals nutzen sie für ihre Arbeit Privatgeräte, da ihren Arbeitgebern die Mittel fehlen, ihnen die notwendige Hardware wie Laptops zur Verfügung zu stellen. Zum anderen kommen mehr Kollaborationstools zum Einsatz, die die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verteilten Teams erleichtern sollen. Folglich steigt das Volumen an verteilten Daten und Informationen außerhalb des Unternehmensnetzwerks, was das Durchsuchen von Datensätzen und Aufspüren von relevanten Informationen erschwert.

Die zunehmende Zahl gesetzlicher Vorgaben sowie der wirtschaftliche Druck bei rechtlichen Angelegenheiten veranlassen Unternehmen dazu, die Prozesse, die mit der Daten-Forensik verbundenen sind, kontinuierlich zu optimieren. Dabei kann sich nicht nur Remote Work, sondern auch die Information Governance als hinderlich herausstellen.

Anpassung der Information-Governance-Richtlinien gewinnt an Bedeutung

Auch wenn Remote Work heute in vielen Unternehmen zum etablierten Standard gehört, ist die richtige rechtliche Grundlage für das Informationsmanagement und die Daten-Forensik unabdingbar. Dies erfordert, dass Unternehmen gewisse Richtlinien überprüfen und den Umständen anpassen, die sich durch neue Arbeitsmodelle und die Veränderung der Arbeitsumgebung ergeben. Datenschutz und Privatsphäre sowie der Einsatz von privaten Laptops oder mobilen Geräten nehmen im Rahmen dieser Richtlinienanpassung einen wichtigen Teil ein. Dabei spielt Information Governance ebenfalls eine essenzielle Rolle.

Unternehmen sollten daher entsprechende Ressourcen für eine gute Information-Governance-Strategie aufwänden. Sie profitieren von einem transparenten Überblick zum einen über den Zugang zu Daten, deren Nutzung sowie Ablageorte, zum anderen über Besitz, Haftung und Kontrolle (Possession, Custody and Control – kurz: PCC). Letzteres ist besonders wichtig für Rechtsangelegenheiten.

Die Anpassung der Unternehmensrichtlinien im Zusammenhang mit Information Governance ist abhängig davon, inwieweit sich Unternehmen bisher diesem Thema gewidmet und entsprechende Richtlinien implementiert haben. Verschiedene Faktoren spielen in diesen Entwicklungs- und Anpassungsprozess rein: die Nutzung von privaten Geräten und der DSGVO-konforme Umgang mit vertraulichen Informationen, die Frage nach und Definition von Dateneigentümern sowie die Vorgehensweise hinsichtlich der Datenerfassung.

Das Zusammenspiel von Expertise und Technologien

Bevor eine forensische Untersuchung beginnen kann, müssen die Ermittler sicherstellen, dass die anstehenden Arbeiten sämtlichen datenschutz- und arbeitsrechtlichen Anforderungen entsprechen. Die Aufgabe des Unternehmens ist es, sowohl ein berechtigtes Interesse als auch stichhaltige Gründe vorzuweisen, die den Eingriff in die Privatsphäre betroffener Mitarbeiter legitimieren. Gleichzeitig sollte der Betriebsrat frühzeitig in die Investigationspläne mit einbezogen werden.

Im Rahmen der Daten-Forensik zählen die professionelle Sicherung von Dokumenten sowie deren Überprüfung zu den Hauptaufgaben der verantwortlichen Ermittler. Dabei gilt es, die Beweismittelkette (Chain of Custody) einzuhalten, sodass sich die relevanten Informationen vor Gericht verwerten lassen. Das bedeutet, dass innerhalb einer komplexen Umgebung Verbindungen zwischen Datenpunkten hergestellt werden müssen, die auf dem ersten Blick nicht zusammenhängen. Für diese Aufgabe müssen einerseits interne Teams und Kanzleien eng zusammenarbeiten und Daten austauschen können. Andererseits braucht es qualifizierte interne oder externe Ermittler. Diese gewährleisten, dass die Daten-Forensik effizient und unter Einhaltung der Vorgaben umgesetzt wird. Im Zuge dessen identifizieren die Experten bislang verborgene Informationen, Muster und Anomalien und fügen die Unternehmensdaten zu einem kohärenten Bild zusammen.

Ermittler können zudem moderne Technologien wie Analytics Tools nutzen, um die Erfolgschancen von datenforensischen Untersuchungen zu steigern. Sie bieten umfangreiche Funktionen, um Daten zu analysieren und auszuwerten. Da sie in der Lage sind, Daten und Muster nahezu in Echtzeit zu identifizieren, lassen sich selbst die größten Datenberge effizient nach relevanten Inhalten durchsuchen. Communications Analytics Tools zum Beispiel im Speziellen können zudem dabei helfen, pseudonyme E-Mail-Verläufe nach Inhalten zu durchsuchen und die gesuchten relevanten Informationen herauszuarbeiten.

Fazit

Damit die Daten-Forensik selbst bei stark verteilten, wachsenden Datenbergen reibungslos funktionieren kann, muss das verantwortliche Ermittlerteam einige Voraussetzungen erfüllen. Einerseits sollte das Team interdisziplinär aufgestellt sein, um das notwendige Know-how über die komplexe Rechtsgrundlage sowie über die Technologie selbst abzudecken. Andererseits muss das Team vollständigen Zugriff auf relevante Informationen erhalten. Zusätzlich müssen Unternehmen ihre Richtlinien hinsichtlich der Information Governance regelmäßig neu prüfen und an die aktuell herrschenden Arbeitsbedingungen anpassen, um die Übersicht und Kontrolle über die Geschäftsdaten zu behalten.