Die letzten Jahre haben unweigerlich eine Veränderung bewährter Arbeitspraktiken herbeigeführt. Die Kombination aus der Nachfrage der Unternehmen und dem Umdenken der Arbeitnehmenden hat aktuell ein komplexes Umfeld geschaffen, das in der Geschichte der modernen Arbeitswelt völlig neu ist. Arbeitsabläufe werden indes immer komplizierter und gleichen nahezu einem Labyrinth aus Regelungen und bürokratischen Fallstricken. Durch das hybride Arbeiten nimmt die Komplexität in Großunternehmen noch weiter zu: Unerwartete Hürden lauern an jeder Ecke und lassen sich manchmal schwer einkalkulieren. Hierbei ist es nicht immer einfach, eine klare Vision zu bewahren. Um die Produktivität des Unternehmens zu wahren oder gar zu steigern, ist es nicht nötig, eine Organisation so einfach wie möglich zu gestalten, sondern ineffiziente Komplexität zu beseitigen, die keinen Nutzen für das Unternehmen bringt. Diese zu ermitteln und den Wandel zu bewältigen, entpuppt sich als Herausforderung.

Stressfaktor Nummer 1: Bürokratie

Einer der größten Stressfaktoren für Komplexität am Arbeitsplatz ist Bürokratie. Die Bewältigung exzessiver administrativer Aufgaben kann insbesondere für große Unternehmen mit einer Vielzahl von Beschäftigten zu einem Problem werden. Eines, das einiges an Resilienz und Geduld verlangt. Denn auch kleine Fehler in der Administration können im Nachhinein schwerwiegende Folgen für die Finanzen eines Unternehmens haben.

Aber: Die Verwaltung einer komplexen Arbeitswelt stellt zwar eine Herausforderung dar, kann jedoch auch bereichernd sein. Der Schlüssel liegt darin, Lösungen zu finden, die dabei helfen, das Beste aus den Beschäftigten hervorzubringen.

Dabei ist es nicht nötig, eine Organisation so einfach wie möglich zu gestalten, sondern ineffiziente Komplexität zu beseitigen, die keinen Nutzen für das Unternehmen bringt.

Komplexität und Wandel bewältigen

Durch die Verringerung der Komplexität werden Hindernisse für die Erledigung von Aufgaben beseitigt: schlechte Reaktionsfähigkeit gegenüber Kunden, schwaches Risikomanagement, ineffiziente Prozesse sowie Verwirrung und Stress bei der Belegschaft.

Faktoren wie Fusionen und Übernahmen, eine zunehmende Regulierung oder die Einführung zusätzlicher bzw. neuer Technologien mit dem dadurch bedingten vermehrten Rückgriff auf IT-Kollegen und Kolleginnen verschärfen die Komplexität. Hierbei stellt sich eine wichtige Frage: Welche Schritte müssen konkret gemacht werden, um dem entgegenzuwirken?

Komplexität erfordert vom Management wie auch von der Belegschaft viel Fingerspitzengefühl. Hier sind einige wichtige Punkte aufgeführt:

• Die Ursachen der Komplexität verstehen und Kompromisse zwischen Betrieb und Vielfalt bzw. Anpassung an die Kundschaft zu prüfen.
• Möglichkeiten zur Vereinfachung von Produkten, Organisationsstrukturen, Geschäftsprozessen und Informationssystemen identifizieren, um Kosten zu sparen und gleichzeitig die Kernkompetenzen zu stärken und die Kundenorientierung zu erhöhen.
• Maßnahmen ergreifen, um die Rückkehr der Komplexität einzudämmen, indem die Hürden für neue Produkte und andere Expansionsaktivitäten überprüft werden.
• Vereinfachung der Entscheidungsfindung durch Klärung von Rollen und Prozessen.

Eine genaue Analyse der Komplexität am Arbeitsplatz hilft dabei, versteckte Kosten aufzudecken. Außerdem ermöglicht es Unternehmen festzustellen, welche Produkte und Dienstleistungen lukrativ sind, was die Kunden wirklich schätzen und welche organisatorischen oder prozessualen Engpässe wirkungsvollen Maßnahmen im Weg stehen.

Technologie auf dem Vormarsch: Mehr Produktivität, weniger Komplexität?

Auch der disruptive Wandel, den technische Innovationen mit sich bringen, kann problematisch werden. Technologie ist dabei nur ein Teil des Komplexitätspuzzles, mit dem Führungskräfte zu tun haben. Sie spielt jedoch eine entscheidende Rolle.

Die rasche, unorganisierte Einführung neuer Technologien hat bei den Arbeitnehmenden zu einem Teufelskreis geführt, denn oft fehlen für die Arbeit die erforderlichen technischen Fähigkeiten. Aus diesem Grund ist ein Aspekt essenziell: Die Technologie soll weniger komplex werden.

Besonders Prozesse, die es der Belegschaft schwer machen, ihre Aufgaben zu erledigen, sollten unter die Lupe genommen werden. Hierzu zählen repetitive und besonders zeitintensive Missionen, wie sie häufig in Rechts- oder auch Finanzabteilungen von Unternehmen präsent sind.

Bereiche, wo Fehler hohe Kosten verursachen können, sind besonders anfällig – nicht nur aufgrund ihrer Komplexität, sondern auch in Bezug auf ihre Häufigkeit.

Durch hybride Arbeitsmodelle entstehen ebenfalls neue Herausforderungen. Die vermehrte Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, wirft Fragen darüber auf, wie und wo Technologie eingesetzt werden kann. Hier haben SaaS-Tools einen klaren Vorteil, da sie in der Cloud verfügbar und auch von unterwegs aus zu bedienen sind.

Mit Automatisierung und Nutzerfreundlichkeit ans Ziel

Tools gibt es viele, doch unübersichtliche Dashboards oder unverständliche, komplizierte Funktionen können das Gegenteil bewirken. Anstatt zu helfen, schaffen sie mehr Probleme. Aus diesem Grund ist es wichtig, nicht nur eine besonders intuitive und nutzerfreundliche Software zu wählen, sondern auch eine, die individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann.

Softwarelösungen, die die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Belegschaft erleichtern, sind ebenfalls unverzichtbar. Aus diesem Grund suchen immer mehr Unternehmen nach Optionen, die hybride Arbeitsmodelle unterstützen und Mitarbeitenden die erforderliche Autonomie ohne Kontrollverluste bieten.

Besonders Systeme, die sich problemlos in andere Technologien integrieren lassen, werden in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Dank der Synchronisierung der Daten mit firmeninternen IT-Systemen wird ein reibungsloser Ablauf von Prozessen garantiert.

Die benutzerfreundliche Bedienbarkeit „smarter“ Systeme hat dabei einen klaren Vorteil. Die Automatisierung komplexer Prozesse sollte im Idealfall mit einer intuitiven Bedienung kombiniert werden. Durch künstliche Intelligenz und übersichtliche Funktionen werden so komplexe und repetitive Aufgaben übernommen. Auf diese Weise kann sich die Belegschaft auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren, was parallel die Zufriedenheit und Produktivität steigert.

Fazit

Mittel- bis langfristig besteht die größte Herausforderung für Unternehmen darin, mit den Spielregeln einer sich wandelnden und von der digitalen Transformation geprägten Arbeitswelt zurechtzukommen, deren Grenzen sich noch abzeichnen. Wer im Kampf um Talente und Ressourcenoptimierung bestehen will, muss jetzt auf klare Strategien setzen und entsprechende Maßnahmen einleiten. Die Arbeit der Zukunft muss effektiver, flexibler und individueller gestaltet werden. Demnach müssen Führungskräfte Lösungen finden, die die Dynamik am Arbeitsplatz und in der Belegschaft vereinfachen und nicht verkomplizieren. Mit intuitiven, benutzerfreundlichen Softwarelösungen, die individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können, wird dies noch einfacher. Zusätzlich sind Integrationen in bestehende IT-Systeme durch API-Schnittstellen von zentraler Wichtigkeit und können Firmen startklar für die Zukunft machen.