Es gibt einen Grund, warum VoIP immer noch auf dem Vormarsch ist: Es ist ein kostengünstiges, aber effektives Werkzeug zur Verbesserung der internen und externen Unternehmenskommunikation. Doch gilt diese Wahrnehmung auch für IP-Telefone in Zeiten des hybriden Arbeitens?

Dass die IP-Telefonie den Anforderungen an eine moderne Firmenkommunikation durch die höhere Skalierbarkeit und deutliche Kostensenkungen entspricht, ist mittlerweile eine gegebene Tatsache. VoIP hat sich seit den Anfängen enorm weiterentwickelt und lässt sich heute sogar bestens in andere aufkommende Technologietrends wie 5G, IoT uvm. integrieren. Genau dieses Entwicklungs- und Integrationspotenzial zählt zu den Säulen des aktuellen weltweiten Erfolgs der IP-Telefonie. Der große Digitalisierungsschub aus den letzten Jahren hat ebenfalls zur wachsenden Akzeptanz moderner Telekommunikationsdienste und -plattformen geführt. Demnach ist es nicht verwunderlich, dass die jüngsten Prognosen von Research & Markets dem globalen Markt für VoIP-Dienste nach wie vor ein rasantes Wachstum auf über 102 Milliarden US-Dollar bis 2026 voraussagen: Selbst konservativere Unternehmen, die zu den Early Adoptern gehörten, spüren die Notwendigkeit, auf neue Telekommunikationslösungen zu setzen. Letztere basieren auf offenen Standards und bieten eine noch engere Verzahnung mit der bestehenden Infrastruktur sowie den ERP-/CRM-Systemen. Und dies bei gleichzeitiger Erweiterung der Einsatzszenarien auf Home- und Remote-Worker.

So kann man erwarten, dass der Ersatz bisheriger TK-Lösungen durch effizientere UCC-Plattformen im ITK-Budget 2023 vieler Unternehmen berücksichtigt sein dürfte. Besonders, nachdem das hybride Arbeiten de facto zum festen Bestandteil der Arbeitskultur geworden ist. Doch die Investition in eine neue UCC-Lösung zahlt sich erfahrungsgemäß nur bedingt in Form gesteigerter, ortsunabhängiger Produktivität aus, wenn nicht zeitgleich eine Erneuerung der eingesetzten IP-Endgeräte stattfindet: Nur zeitgemäße, per Firmware-Update auf dem neuesten Stand gehaltene IP-Telefone gewährleisten das Höchstmaß an Unterstützung der UCC-Funktionen, die womöglich für den Kauf ausschlaggebend waren. Doch damit nicht genug: Drei weitere Faktoren untermauern die Relevanz von IP-Telefonen für den geschäftlichen Gebrauch.

1. IP-Endgeräte: So viel mehr als nur Telefone

Mit Beginn der Einführung von Voice over IP gegen Ende der 1990er-Jahre wurden IP-PBX-Systeme gemäß den Paradigmen traditioneller Telefonanlagen entwickelt. Folglich also meistens geschlossene Systeme für einen On-Premise-Betrieb bei ausschließlicher Nutzung von Anlage und Telefonen aus einem Haus. Diese mangelnde Flexibilität führte zu hohen Kosten, wenn man die Konfiguration des Systems verändern und neue Dienste in Anspruch nehmen wollte bzw. zusätzliche Anschlüsse benötigte.

Heute sind solche Lösungen quasi undenkbar geworden: VoIP-Systeme sind jederzeit skalierbar und dank der eingebetteten offenen Standards für anderweitige Nutzungsszenarien einsetzbar: Mittels APIs können sowohl das VoIP-System als auch die Telefone durch einfache Updates erweitert werden. Es besteht also keine Notwendigkeit, Zeit oder Geld für die Aufrüstung von Hardware aufzuwenden. Das gilt noch weniger bei Software-basierten Telefonie-Plattformen, die heute zunehmend aufgrund ihrer Kosteneffizienz in der Cloud gehostet werden. Sie eröffnen Unternehmenskunden noch mehr Möglichkeiten bei der Auswahl des Anbieters, der Telekommunikationslösung und – zu guter Letzt – der IP-Endgeräte.

So werden bei Telefonen plötzlich andere Kriterien wie die Audio-Qualität, die Unempfindlichkeit, die Funktionsvielfalt oder das Design relevant. Erst im Anschluss daran kommt der Kostenfaktor ins Spiel, und zwar basierend darauf, welchen Funktionsumfang ein Unternehmen benötigt: Moderne IP-Telefone können beispielsweise als Schaltzentrale für die Büroautomation fungieren, als Bestandteil der Gegensprech- und Videoüberwachungsanlage oder eines Feueralarmsystems bzw. als Basis für das Monitoring von Gegenständen und Menschen. Es ist diese Vielfalt, die die Wirtschaftlichkeit von IP-Endgeräten auch heute noch nachdrücklich belegt.

2. Nützlicher denn je

Sind IP-Telefone und die gewählte Plattform interoperabel, ist zusätzlich eine Fernkonfiguration der Geräte per Autoprovisioning möglich. Dadurch können die Telefone im Büro oder im Homeoffice direkt vom Mitarbeitenden per „Plug & Play“ in Betrieb genommen bzw. fällige Updates auch vom IT-Manager aus der Zentrale durchgeführt werden. Das bedeutet eine große Zeit- und Geld-Ersparnis für alle Beteiligten.

Als noch wirtschaftlicher erweisen sich IP-Telefone durch die Hot-Desking-Funktion. Egal in welcher Zweigstelle oder Räumlichkeit des Unternehmens sich der Mitarbeitende befindet: Beim Einloggen auf ein x-beliebiges Telefon werden alle für diese Person festgelegten Funktionen und Einstellungen bereitgestellt. Gleiches gilt entsprechend natürlich auch im Homeoffice: Fernarbeitende greifen über das am besten per VPN an der Telefonzentrale angemeldete IP-Telefon auf die geteilten Adressbücher, auf die Informationen über den Präsenzstatus der Kollegen und auf alle Merkmale, die Geschäftstelefone kennzeichnen (z. B. DND, Gruppenruf und automatische Anrufweiterleitung nach spezifischen Kriterien), nahtlos zurück.

Sollte das Telefon Bestandteil der Gegensprechanlage sein, kann der Mitarbeitende sogar von zu Hause aus beispielsweise die Schranke des Parkhauses aktivieren, der gesamten Putzkolonne per Tastendruck mitteilen, welche Räumlichkeiten zu reinigen sind, Alarme (Man Down, Gegenstandsposition und Bewegung uvm.) empfangen und entsprechend reagieren. Das sind alles Dienste, die den konkreten Beitrag von IP-Telefonen zur Effizienz des Unternehmens verdeutlichen. Ähnliche Funktionalitäten über einen IP-Phone-Client für Smartphones abzubilden, ist sehr kompliziert.

3. Abgesicherte Kommunikation

Kommunikation und Produktivität gehen Hand in Hand. Die Erfahrung aus den schwersten Phasen der Pandemie hat gezeigt, wie wichtig die Verfügbarkeit geeigneter Kommunikations-Endgeräte für die Wahrung der Produktivität ist. Eines der wichtigsten Merkmale von IP-Telefonen der jüngsten Generation sind die eingebauten Sicherheitsmechanismen. Sie gestatten nur spezifischen Geräten den Zugang zur Telefonzentrale und umgekehrt, randomisieren den Port, worüber Telefonate geführt werden, und enthalten Chiffrierungsmechanismen für den gesamten Sprachverkehr. Bei europäischen Herstellern werden zudem die in der EU und den jeweiligen Ländern gültigen Datenschutzrichtlinien „by Design“ mitberücksichtigt. Somit ist es für Cyberkriminelle deutlich schwieriger, über IP-Telefone Gespräche mitzuschneiden, als über Smartphones oder herkömmliche Haustelefone.

Darüber hinaus bieten Premiumhersteller von IP-Endgeräten und -Zubehör regelmäßig kostenfreie Firmware-Updates, die einerseits der funktionellen Ausstattung der Telefone Zusatzmerkmale hinzufügen und andererseits mögliche Sicherheitslücken bzw. Exploits schließen. Somit können Unternehmen darauf vertrauen, dass sie Geräte auf dem neuesten Stand der Technik hinsichtlich der Sicherheit einsetzen.

Fazit

Es gibt unzählige Gründe für den unaufhaltsamen Erfolg der digitalen Kommunikation. Doch das Spielfeld teilt sich nun nicht mehr unter denen auf, die professionelle Lösungen und Endgeräte hierfür einsetzen, und denen, die es nicht tun. Auch nicht zwischen Early Adoptern und Zauderern. Die Partie um die Zukunft in der IP-Telefonie entscheidet sich zwischen denjenigen, die in dieser Technologie nur eine weitere Möglichkeit sehen, etablierte Dinge weiterhin zu tun, und jenen, die von diesen Technologien profitieren, indem sie sie nutzen, um ihre Prozesse im Unternehmen völlig neu zu denken.