Die digitale Transformation vollzieht sich in einem beispiellosen Tempo, schafft eine vernetztere Welt und bietet Unternehmen neue Möglichkeiten zu wachsen und Werte zu schaffen. Gleichzeitig zwingt die technologische Disruption die Unternehmen aber dazu, ihre Arbeitsweise zu ändern. Digitalisierung und Automatisierung sind in der modernen Geschäftswelt kein „nice-to-have“ mehr, sondern ein „must-have“. Im Fahrwasser dieser technologischen Entwicklung hält die Digital Workforce [1], die digitale Belegschaft, Einzug in die Unternehmen. Experten gehen davon aus, dass in den nächsten zwei Jahren der Beitrag digitaler Mitarbeiter um über 50 Prozent steigen wird. Die gute Nachricht ist, dass diese digitalen Kollegen die menschlichen Fähigkeiten nicht ersetzen, sondern verbessern werden.
Die Digital Worker werden eine Schlüsselrolle dabei spielen, wenn am Arbeitsplatz zukünftig durch Digitalisierung und Automatisierung ein deutlich höherer Mehrwert für das Unternehmen generiert wird. Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass ihre Mitarbeiter zunehmend Seite an Seite mit einem digitalen Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten. Sie müssen eine Kultur schaffen, die die digitale Belegschaft als produktiven Teil des großen Ganzen akzeptiert, um die digitale Transformation erfolgreich abzuschließen und das Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Was verbirgt sich hinter einer Digital Workforce?

Eine digitale Belegschaft ist ein skalierbares Team von Software-Robotern, das die Arbeit von menschlichen Mitarbeitern unterstützt und erweitert. Dadurch werden Humanressourcen freigesetzt, die sich wiederum auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können. Die Roboter können in kürzester Zeit so eingerichtet werden, dass sie im Grunde jeden sich wiederholenden Prozess übernehmen, den ein Mensch ausführt oder auch den gesamten Arbeitsablauf, so dass die menschlichen Kollegen mehr strategische, entscheidungsrelevante Arbeit leisten können, oder aber auch Seite an Seite mit den Menschen arbeiten. Die Digital Workforce vereint die Technologien RPA, KI und Maschinelles Lernen, um virtuelle Mitarbeiter zu schaffen, die problemlos direkt in die Arbeitsstruktur integriert werden können.

Unternehmen, die mit einer digitalen Belegschaft arbeiten, sind nicht nur innovativ, sondern sind auch wirtschaftlich erfolgreich. Der Einsatz einer digitalen Belegschaft entlastet die menschlichen Mitarbeiter von täglich wiederkehrenden und gleichartigen administrativen Arbeiten, sorgt für ein besseres Verhältnis interner Aufwände zu verrechenbaren Leistungen, garantiert eine gleichbleibende Datenqualität beim Verschieben von Daten zwischen den Anwendungen, reduziert DSGVO-relevante Vorfälle, die durch unsachgemäße Arbeitsweise entstehen und verbessert die Reaktionszeit bei Bestellungen und Kundenanfragen. Denn die digitalen Mitarbeiter arbeiten fehlerfrei 24 Stunden am Tag 365 Tage im Jahr ohne Urlaub und krankheitsbedingte Ausfälle. Durch die Messung der Prozesszeiten der digitalen Mitarbeiter lässt sich der wirtschaftliche Nutzen leicht eruieren und auf den Gesamterfolg umlegen. Überstunden qualifizierter Mitarbeiter lassen sich reduzieren und die freiwerdenden Ressourcen können für mehrwertstiftende Tätigkeiten eingesetzt werden, wie dem persönlichen Kundengespräch.

Ob die digitale Belegschaft groß oder klein ist, hängt von der Größe des Unternehmens und dem Automatisierungsgrad ab. In jedem Fall sollte sie aber variierbar und an den jeweiligen Bedarf des Unternehmens schnell anpassbar sein. Die Skalierbarkeit spielt damit eine entscheidende Rolle bei der Implementierung und dem Einsatz der Digital Workforce und orientiert sich an den Möglichkeiten und der Flexibilität der Automatisierungslösung und Best Practices.

Aufbau einer digitalen Belegschaft

Die digitale Belegschaft beschreibt im Wesentlichen eine Reihe von automatisierten Lösungen, die die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. In den meisten Fällen ist die digitale Belegschaft keine physische Verkörperung eines digitalen Arbeitnehmers. Es handelt sich vielmehr um einen virtuellen Mitarbeiter, der im Hintergrund ausgeführt wird oder auf den Verbraucher und Mitarbeiter über eine befehlsbasierte Schnittstelle zugreifen können. Das Kernstück jeder Strategie für digitale Arbeitskräfte ist eine skalierbare Automatisierungsplattform, die das Unternehmen beim Auf- und Ausbau der digitalen Arbeitskräfte unterstützt. Die richtige Software bildet das Fundament für die Automatisierung und damit für den Aufbau einer effektiven digitalen Belegschaft. Die Entscheidung darüber, welche Automatisierungs-Software für das eigene Unternehmen sinnvoll ist, ist nicht einfach. Entscheidend bei der Auswahl sind die Anforderungen des Unternehmens an die Funktionsvielfalt der Software. In jedem Fall sollte sie das Potenzial haben, je nach Bedarf weitere digitale Mitarbeiter schnell und unkompliziert hinzuzufügen oder an veränderte Situationen anpassen zu können. Hochwertige Automatisierungslösungen erfüllen mit ihren Enterprise-Funktionen auch die Anforderungen der Unternehmens-IT an Sicherheit, Skalierbarkeit, Revisionssicherheit und Änderungsmanagement und verfügen über zentrale Steuerungskomponenten, die Unternehmen von unternehmensweit eingesetzter Software erwarten und kennen. Digitale Belegschaften, bei denen Maschinelles Lernen und die NLP (Natural Language Processing)-Techniken kombiniert werden, haben das Potenzial, auch anspruchsvollere Aufgaben auszuführen und Ressourcen für kundenorientiertere Abläufe zu nutzen.

Die Vorteile einer digitalen Belegschaft

Eine digitale Belegschaft ist effizient und genau. Sie nimmt keinen Urlaub oder Krankheitstage und sie langweilt sich bei der Arbeit nicht. Die Skalierung der digitalen Belegschaft bedeutet nicht, dass neue Mitarbeiter rekrutiert oder geschult werden müssen. Auch eine beispielsweise saisonalbedingte Verringerung der digitalen Belegschaft bedeutet nicht die Entlassung von Mitarbeitern in die Arbeitslosigkeit. Vielmehr ermöglicht der Einsatz einer digitalen Belegschaft den Mitarbeitern, Projekte zu übernehmen, die sowohl nützlicher als auch lohnender im Sinne des Unternehmenserfolgs sind.

Vorbereitung auf die digitale Belegschaft

Die Idee einer digitalen Belegschaft kann nur umgesetzt werden, wenn ein Unternehmen über die richtige, digital versierte Führung verfügt, die den Aufbau von Fähigkeiten für die Belegschaft der Zukunft stark vorantreibt und die Mitarbeiter in die Lage versetzt, auf neuartige Weise zu arbeiten. Denn für die reibungslose Zusammenarbeit der menschlichen und digitalen Mitarbeiter ist es ganz entscheidend, ob die richtigen Mitarbeiter an Bord sind. Sie sollten von Anfang an in die Automatisierungsimplementierung involviert werden, die Software verstehen und darauf vorbereitet sein, die digitalen Mitarbeiter auf funktionale Teams im gesamten Unternehmen zu verteilen. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen sich darüber im Klaren sind, was die digitalen Kollegen leisten können, desto einfacher wird es sein, die digitale Belegschaft später zu skalieren. Denn die „Evangelisten“ einer digitalen Belegschaft sorgen letztendlich dafür, dass innerbetriebliche Hürden und Hindernisse für die Einführung der digitalen Kollegen frühzeitig beseitig werden und neue Einsatzmöglichkeiten in verschiedenen Abteilungen gefunden werden.

Wenn die Mitarbeiter sich daran gewöhnt haben, mit den digitalen Kollegen zu interagieren – eine Beziehung, die bei effektiver Entwicklung für beide Seiten von Vorteil ist -, wird das zu einer größeren Stabilität der internen Governance im Unternehmen führen. Dazu müssen Unternehmen solide Personalstrategien entwickeln, mit deren Hilfe sie die vorhandenen digitalen Fähigkeiten und Fertigkeiten identifizieren können, über die sie derzeit verfügen oder die sie noch einstellen müssen, um ihre zukünftigen Ziele zu erreichen und die Fähigkeitslücken zu schließen.

Fazit

Die Belegschaft der Zukunft wird hybrid sein. Denn Belegschaften erfolgreicher Unternehmen in der Zukunft werden sich aus digitalen und menschlichen Mitarbeitern zusammensetzen, die Hand in Hand arbeiten. Während die digitale Belegschaft sich vornehmlich um die einfachen und vor allem standardisierten Aufgaben kümmert, werden sich die Menschen auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren, die Fähigkeiten wie z.B. emotionale Intelligenz, Argumentation, Urteilsvermögen erfordern.

Der Aufbau einer solchen Workforce hängt nicht nur von der Auswahl der für das jeweilige Unternehmen und seine individuellen Anforderungen passende Automatisierungsplattform ab, sondern erfordert auch eine Active-Change-Kommunikation, die Verunsicherungen und Misstrauen gegenüber den digitalen Kollegen vorbeugt und ausräumt, indem sie die Mitarbeiter aktiv in den Entwicklungsprozess involviert. Nur so lassen sich interne Hürden und Hindernisse überwinden, um das volle Potenzial einer digitalen Belegschaft ausschöpfen zu können.

Quellen und Referenzen

[1] https://weissenberg-solutions.de/digital-workforce-im-unternehmen-mit-rpa-aufbauen/