Mitte August meldete die bayerische Landesregierung eine Verzögerung bei der Übermittlung von Testergebnissen von Corona-Tests für 44.000 Reiserückkehrer*innen. Über 900 davon waren positiv [1]. Einige Tage später meldete auch Trier eine Überlastung des dortigen Gesundheitsamts [2]. Was auf den ersten Blick wie fehlerhafte Personalplanung in einer Ausnahmesituation wirkt, hat seine Wurzeln in Wahrheit an ganz anderer Stelle. Hätten die Patientendaten der Testpersonen in Bayern zu Beginn nicht händisch aufgenommen werden müssen und würde das Gesundheitsamt in Trier die Befunde nicht per Fax erhalten, würden beide Probleme vermutlich nicht existieren.
Wenn wir von digitaler Transformation sprechen, drängt sich oft das Bild von Tech-Giganten wie Google, Amazon oder Tesla in den Vordergrund, für die Digitalisierung nicht nur Teil ihres Unternehmens ist, sondern der Kern und die Definition desgleichen. Verständlicherweise macht das Angst und wer sich diese Branchenriesen als Vorbild für die erfolgreiche Digitalisierung des eigenen Unternehmens nimmt, ist schnell desillusioniert. Im Falle der oben genannten Corona-Beispiele, wären allerdings weder komplizierte Algorithmen oder AI-gesteuerte Logistiksysteme, noch softwaregetriebene Fahrzeugsteuerungen notwendig gewesen. Eine Möglichkeit zur schnellen und sicheren digitalen Speicherung von Patientendaten und Testergebnissen in einer zentralen Datenbank mit regulierten Zugriffsrechten, hätte bereits eine deutliche Verbesserung bewirkt. Und in diesem Fall vielleicht sogar Leben gerettet. Das Beispiel ist in der derzeitigen Situation besonders aktuell, lässt sich jedoch auch problemlos auf viele andere, weit weniger brisante Bereiche übertragen. Wer als Zahnarztpraxis ein Online-Terminsystem nutzt, spricht nicht nur eine zusätzliche Zielgruppe an, die telefonischer Terminvereinbarung nichts mehr abgewinnen kann, sondern reduziert auch den Abstimmungsaufwand und die Möglichkeit menschlicher Planungsfehler. Nebenbei wird den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern am Empfang der nötige Freiraum geschaffen, um sich angemessen um die anwesende Kundschaft zu kümmern und die Praxis damit von der Konkurrenz abzuheben. Auch dieser kleine, erste Schritt ist bereits Digitalisierung und hat deutlich weitreichendere positive Effekte, als auf den ersten Blick vermutet. Gerade kleine oder mittelständische Unternehmen können schon von unkomplizierten Digitalisierungsmaßnahmen enorm profitieren und sollten sich nicht von den fortgeschrittenen Stadien der Marktführer und Branchenriesen einschüchtern lassen.

Der Einstieg in das Thema digitale Transformation ist einfacher, als oft vermutet wird und benötigt weder speziell geschultes Fachpersonal, noch werden direkt hohe Kosten verursacht. Die folgenden Schritte beschreiben einen möglichen Weg, eine simple Digitalstrategie zu entwickeln und sollen verdeutlichen, dass jedes Unternehmen jeder Größe zu jedem Zeitpunkt mit der eigenen digitalen Transformation beginnen kann.

Schritt 1: Überblick verschaffen

Digitalisierung bedeutet, bestehende Geschäftsprozesse mit Hilfe digitaler Mittel auf eine Art und Weise zu verbessern, die zu einem messbaren Mehrwert führt. Um dieses Ergebnis zu erreichen, ist es zunächst einmal wichtig, einen Gesamtüberblick über die eigenen Geschäftsprozesse zu erhalten. Welche Schritte laufen wann und wie ab? Welche Abteilungen hängen damit zusammen? Wo befinden sich Überschneidungen? Je nach Größe und Komplexität des Unternehmens, kann dieser Schritt mehr oder weniger Zeit in Anspruch nehmen. Ein kleiner Friseurladen wird verhältnismäßig einfach sagen können, wie das Anwerben neuer Kundschaft abläuft, wer für die Bestellung von Arbeits- und Verbrauchsmaterial zuständig ist und in welchen Schritten die Abrechnung und Buchhaltung erfolgt. Ein mittelständisches, produzierendes Unternehmen wird für die Übersicht sämtlicher Geschäftsprozesse deutlich länger brauchen. Diese Aufgabe mag im ersten Moment alles andere als unkompliziert erscheinen, darf aber nicht abschrecken. Die eigenen Geschäftsprozesse zu kennen, ist keine Fleißaufgabe für die digitale Transformation, sondern Grundlage jeder erfolgreichen Unternehmensführung. Entsprechend finden sich zumindest rudimentäre Übersichtsdiagramme in so ziemlich jedem Unternehmen, die oft nur noch angepasst und auf den aktuellen Stand gebracht werden müssen.

Schritt 2: Radikal aufräumen

Sobald ein Überblick über alle relevanten Geschäftsprozesse vorhanden ist, geht es an den zweiten, deutlich schwierigeren Schritt. Auch hier wird nicht nur eine Basis für die erfolgreiche Digitalisierung geschaffen, sondern an einer grundlegenden Effizienzsteigerung des Gesamtunternehmens gearbeitet. Geschäftsprozesse sind nur dann von Nutzen, wenn sie einen tatsächlichen Mehrwert generieren. Sei es durch das Anwerben von Neukunden im Vertrieb, durch die Produktion von Gütern, die mit Gewinn verkauft werden können oder durch die Abrechnung von Leistungen, die den Cashflow sichern. Oft wird automatisch davon ausgegangen, dass jeder vorhandene Prozessschritt in einem Unternehmen irgendeine Art von Mehrwert generiert und somit eine Daseinsberechtigung hat. Bei genauerem Hinsehen lässt sich allerdings oft feststellen, dass einige Prozesse oder Schritte sich über die Zeit verselbstständigt haben und nun primär deshalb existieren, weil sie schon immer existiert haben. Frei nach dem Motto “Das haben wir schon immer so gemacht!”. Genau diese Altlasten gilt es nun zu finden und zu eliminieren. Einer der größten Fehler, der einen erfolgreichen Start in die digitale Transformation sabotieren kann, ist der Versuch der Digitalisierung von Prozessen, die bereits im Vorfeld nutzlos waren.

Schritt 3: Überlegt priorisieren

Nach erfolgreichem Abschluss von Schritt 2 kann nun davon ausgegangen werden, dass eine Übersicht über sämtliche Prozesse besteht, die für den Unternehmenserfolg Relevanz haben. Theoretisch würde sich nun jedes beliebige Element herauspicken lassen, um über die Machbarkeit und den Mehrwert von Digitalisierungsmaßnahmen zu entscheiden. Digitalisierung ist jedoch kein Selbstzweck und möglichst viel oder gar alles zu digitalisieren, rein des Digitalisierens wegen, sollte nie das Ziel sein. Digitalisierung ist nur deshalb so mächtig und erstrebenswert, weil sie einem bereits kunden- und wertorientiert arbeitendem Unternehmen zusätzliche Wettbewerbsvorteile durch weitere Effizienzsteigerung sichert und die Weichen für Zukunftsfähigkeit und Nachhaltigkeit legt. Digitalisierung unterliegt dem gleichen Kosten-Nutzen-Vergleich, wie alle andere Geschäftsentscheidungen auch und muss gezielt und durchdacht eingesetzt werden. Wo sich der größtmögliche Nutzen generieren lässt, gilt es durch Priorisierung festzulegen. Die Wahl der Priorisierungsstrategie und der beteiligten Personen an dieser Entscheidung, richtet sich ganz nach den Vorlieben des Unternehmens. Hier jedoch einige Vorschläge, um die richtigen Fragen zu stellen:

• Bringen Sie Ihre Unternehmensvision in den Vordergrund. Konzentrieren Sie sich auf die Geschäftsprozesse, die maßgeblich zu dem beitragen, was Sie in der Zukunft erreichen wollen.
• Ordnen Sie ihre Geschäftsprozesse dem Customer Lifecycle zu und finden Sie dadurch heraus, welche Schritte die größten Auswirkungen auf Ihre Kunden haben.
• Visualisieren Sie die Dauer sämtlicher Schritte und befassen Sie sich mit den zeitintensivsten Prozessen genauer.
• Vergleichen Sie Budgets bzw. Kosten der verschiedenen Geschäftsprozesse. Möglicherweise gibt es an den kostenintensivsten Stellen Einsparpotenzial durch digitale Lösungen.

Schritt 4: Gezielt auswählen

Die so entstandene, priorisierte Auflistung der vorhandenen Geschäftsprozesse und das Mapping auf die jeweilige Unternehmensvision, bietet die Basis der Digitalisierungsstrategie. Die reine Ermittlung des eigenen Status Quo und die Identifikation von Potenzialen ist jedoch nicht ausreichend. Eine erfolgreiche Strategie zur digitalen Transformation darf sich nicht nur auf dem Papier gut anhören, sondern muss praktisch umsetzbar sein und ein definiertes Ziel verfolgen. Wichtig sind dabei zwei Dinge. Erstens muss ermittelt werden, für welchen Prozess eine digitale Lösung überhaupt denkbar und technisch umsetzbar ist. Hier geht es um die reine Machbarkeit. Zweitens – und diese Überlegung ist mindestens so wichtig wie die erste – muss die Sinnhaftigkeit und der erwartete Mehrwert qualitativ und quantitativ bestimmt werden. Ein Digitalisierungsprojekt zu beginnen, ohne eine konkrete und realistische Vorstellung des zu erwartenden Erfolges zu haben, führt leicht zu Frustration und gefühltem Kontrollverlust. Wenn dann noch unerwartet hohe Kosten entstehen, die nicht in Relation zum angestrebten Mehrwert stehen, wird das Vorhaben schnell verworfen und das Thema Digitalisierung ad acta gelegt. Die erste Frage kann gerade für Unternehmen, die bisher wenig Erfahrung mit digitaler Entwicklung gemacht haben, schwer zu beantworten sein. Hier muss jedoch nicht zu sehr ins Detail gegangen werden und unter keinen Umständen sollten bereits konkrete Konzepte ausgearbeitet werden. Als generelle Regel lässt sich sagen, dass mit heutigen technischen Möglichkeiten fast alles, was digitalisierbar erscheint, auch digitalisierbar ist. Ob die Umsetzung allerdings sinnvoll ist, bestimmen nicht zuletzt Kosten und Aufwand. Aus diesem Grund ist die Fokussierung auf den zweiten Punkt essenziell. Welcher qualitative und quantitative Mehrwert wird durch das Digitalisierungsprojekt erwartet? Nur wer hier eine möglichst genaue Vorstellung hat, kann die Kosten für die tatsächliche Umsetzung realistisch einschätzen und in Relation setzen.

Schritt 5: Professionell umsetzen

Während Digitalisierung in vielen Köpfen frühestens in diesem Stadium beginnt – und oft auch hier bereits wieder endet – ist meiner Meinung nach das Thema “Umsetzung” nur einer der vielen wichtigen Aspekte auf dem Weg zur digitalen Transformation. Was für die Entwicklung der angestrebten Digitalisierungsprojekte notwendig ist, hängt viel zu stark vom jeweiligen Thema und Unternehmenskontext ab, um hier zu pauschalisieren. Gleiches gilt auch für den zu erwartenden Kostenaufwand. Mit folgenden Punkten sollte sich jedoch auseinandergesetzt werden, sobald das Thema Umsetzung in den Fokus rückt.

• Erfolgreiche Projekte benötigen kompetente Teams

Es gibt wenige Faktoren, die für das Gelingen eines Entwicklungsprojekts ausschlaggebender sind, als ein kompetentes, eingespieltes Team. Ich spreche dabei nicht nur von fähigen Entwicklern, Designern und Testern sondern genauso von einer Produkt- bzw. Projektmanagementebene, die Erfahrung in der digitalen Produktentwicklung mitbringt. Die Schlüsselkompetenzen, die für das Gelingen eines Digitalprojekts notwendig sind, unterscheiden sich gravierend von den Qualifikationen, die oft in der Managementebene nicht-digitaler Unternehmen anzutreffen sind. Das lässt sich am einfachsten dadurch erklären, dass klassisches Management davon lebt, Vergangenheitsdaten auszuwerten und aufgrund dieser, realistische Zukunftsprognosen zu erstellen. Im Innovationsumfeld, zu dem Digitalisierungsvorhaben in diesem Kontext definitiv zählen, hat der oder die Verantwortliche in der Regel keine Vergangenheitsdaten und muss sich darauf konzentrieren, mit wenigen Informationen so schnell und effizient wie möglich Hypothesen zu testen und dazuzulernen. Die Verantwortung für Digitalisierungsthemen in die Hände einer Person zu geben, die diese Kompetenzen nicht verinnerlicht, stellt sich nicht selten als gravierendes Hemmnis für den Projekterfolg heraus.

• Externe Unterstützung zu suchen ist ratsam

Wenn nicht bereits eine interne Digitalabteilung vorhanden ist – was zu Beginn der digitalen Transformation bei den wenigstens Unternehmen zutreffen dürfte – bleibt die Wahl zwischen dem eigenen Aufbau einer solchen Abteilung und der Beauftragung externer Dienstleister. Die Entscheidung für einen Dienstleister kann gerade für das erste Projektvorhaben von großem Vorteil sein, da keine eigene Digitalkompetenz vorhanden sein muss und bis auf den Kostenfaktor kaum Risiko besteht. Je nachdem, wie neu und unbekannt das Feld für das Unternehmen ist, umso früher sollte sich externe Hilfe gesucht werden. Kompetente Digitalagenturen bieten neben der reinen Umsetzung auch Unterstützung in der Ideenfindung, Marktrecherche und Konzeption an. Um den passenden Partner zu finden, darf ruhig ein wenig Zeit investiert und gründlich hinterfragt werden, was für das eigene Unternehmen in der Zusammenarbeit wichtig ist. Während der Preis oft einer der wichtigsten Faktoren für die Wahl des Partners ist, ist er selten das ausschlaggebende Kriterium für den Projekterfolg.

• Die Suche nach Fachkräften muss gezielt ablaufen

Die Entscheidung für eine eigene Digitalabteilung ist ein deutliches Zeichen dafür, dass es dem Unternehmen mit der digitalen Transformation ernst ist. Ein Blick in die internen Reihen sollte einer externen Stellenausschreibung dabei immer voraus gehen. Möglicherweise hat jemand bereits in früheren Anstellungen Erfahrungen gesammelt, die entweder beim Aufbau des Teams oder auch darüber hinaus hilfreich sein können. Bei der Einstellung neuer Fachkräfte muss ein wichtiger Punkt bereits bei der Stellenausschreibung beachtet werden: Um die richtigen Leute zu finden, muss das Unternehmen sehr genau wissen, wonach es sucht. Eine Firma, die bis dato keinerlei Erfahrung im digitalen Umfeld gesammelt hat, sollte sich nie allein auf die Suche nach IT-Fachkräften machen. Wie bereits im ersten Punkt erwähnt, entscheidet ein kompetentes, gut eingespieltes Team maßgeblich über den Projekterfolg. Um so ein Team zusammenzustellen reicht es nicht, Anforderungsprofile aus ähnlichen verfügbaren Stellenausschreibungen zu kopieren. Hier lohnt es sich, im eigenen Netzwerk zu fischen und sich einen vertrauenswürdigen und im digitalen Umfeld erfahrenen Partner für den Teamaufbau zu suchen. Auf Personalvermittlungen zurückzugreifen ist hingegen nur bedingt sinnvoll, da das Ziel ganz klar ein DigitalTEAM sein muss und nicht eine Ansammlung von Einzelkämpfern.

Unter Berücksichtigung dieser 5 einfachen, ersten Schritte kann jedes Unternehmen schon heute die Grundsteine für die eigene digitale Transformation legen. Digitalisierung ist nicht die Zukunft, sondern hat bereits gestern den Alltag von heute geformt. Es geht für viele Unternehmen schon lange nicht mehr darum, durch digitale Transformation das Fundament für die nächsten 50 Jahre zu schaffen, sondern darum, die nächsten 5 zu überleben.

Quellen und Referenzen:

[1] https://www.spiegel.de/panorama/gesellschaft/coronavirus-tests-panne-in-bayern-der-ueberblick-a-fa001246-72a0-4553-80d7-6a29c9eabd2c

[2] https://www.zdf.de/nachrichten/panorama/coronavirus-rueckkehrer-tests-gesundheitsamt-trier-100.html