Digitalisierung. Ein Wort, das schon seit längerer Zeit – sei es, wenn es um die Schulbildung, das Gesundheitswesen oder um die internen Arbeitsabläufe in Unternehmen geht – in aller Munde ist. Doch so häufig wie jetzt hat man davon wohl noch nie gehört. Denn insbesondere im Rahmen der Corona-Krise, in der man die zwischenmenschlichen Kontakte vor Ort so gut wie möglich einschränken sollte, ist das Digitalisieren von Unternehmensprozessen auch bei den Unternehmen angekommen, die sich bisher haarsträubend dagegen gewehrt haben. Wer in der aktuellen Situation keine digitalen Strukturen in seiner Firmen-DNA hat, dem fällt es schwer, sein Geschäft über Wasser zu halten. Für viele Unternehmen stellt das Einbauen und Übernehmen von digitalen Strukturen jedoch eine große Hürde dar. Wie man diese Hürde überwinden und mit fünf einfachen Schritten zum Digitalisierungspionier werden kann, erklärt Niklas Volland, Experte für Digitalisierung von Unternehmensprozessen, von bytabo®.

Aller Anfang ist schwer: Die tiefgreifenden Zweifel im Menschen

“Ich habe mit meinen Aufgaben im Alltag schon genug zu tun, warum sollte ich mich jetzt noch mit diesem Technik-Quatsch beschäftigen?​” ist eine Aussage, wie sie in einem Buch über alltägliche Gespräche im Büro stehen könnte. Dadurch dass Mitarbeiter häufig durch die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse fürchten, eine zunehmende Anzahl an Systemen wie ihre eigene Westentasche kennen zu müssen, kann man ihnen solche Bilderbuchaussagen erstmals gar nicht krumm nehmen. Doch wie so oft liegt das Grundproblem in der Ursache: dem fehlenden Warum. Für die Mitarbeiter ist auf den ersten Blick nicht klar erkennbar, weshalb sie ihre Prozesse digitalisieren sollen, wenn doch bisher auch alles geklappt hat – da muss man sich das Leben doch nicht unnötig schwer machen. Worum es bei der digitalen Transformation eigentlich geht, liegt oft im Verborgenen.

Das große W: Warum sollten Prozesse digitalisiert werden?

Erst bei genauerem Hinschauen kristallisiert sich heraus, dass es bei der Umstellung von Prozessen auf das Digitale nicht um die Technologie alleine geht. Vielmehr soll die Digitalisierung als Stütze dienen, um Prozesse effizienter zu machen und mehr Platz für die Aktivitäten frei zu räumen, die wirklich die Fähigkeiten des Köpfchens brauchen. So soll der Mensch die Chance erhalten, den Aufgaben nachzugehen, die eher seinen Stärken entsprechen und ihn mit Leidenschaft erfüllen. Denn auch wenn das erstmals wie ein Paradoxon erscheint, ist das zentrale Ziel der Digitalisierung und somit das Warum die Vereinfachung des (Arbeits-)Lebens. Um das immer wieder auftauchende Unverständnis der Mitarbeiter und ihre Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes aus der Welt zu räumen, muss man den Menschen also bei der Umstellung mitnehmen, einen Gang runter schalten und ihnen das Warum erklären.

Mit 5 Tipps zum Digitalisierungsprofi: Ein Leitfaden, wie man bei der digitalen Transformation von Prozessen vorgehen sollte

1. Die Grundbausteine richtig legen

Die erste wichtige Aufgabe beginnt schon lange vor der Digitalisierung eines Prozesses: Es ist zunächst einmal von entscheidender Bedeutung, durch gezielte und flexibel abrufbare Informationen ein grundlegendes Verständnis und die damit Hand in Hand gehende Akzeptanz für die digitale Transformation im Unternehmen sicherzustellen. Erste wichtige Grundbausteine sind eine für die Digitalisierung verantwortliche Person, ein umfassendes Weiterbildungsangebot sowie jederzeit abrufbare Antworten auf die wichtigsten Fragen der Mitarbeiter (z.B. “​Was bedeutet Digitalisierung für meinen Bereich? Wie wird sich mein Arbeitsplatz durch Digitalisierung verändern? Wohin führt der Kurs des Unternehmens vor dem Hintergrund der Digitalisierung?” usw.). Zudem müssen die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden, so dass niemand den Eindruck hat, allein gelassen zu werden.

2. Eine durchgehende Struktur ist das A & O

Beginnt man mit der Digitalisierung eines Prozesses, gilt immer eine grundlegende goldene Regel: Es ist immer extrem wichtig, strukturiert vorzugehen und diese Struktur während des gesamten Prozesses zu bewahren – sei es bei der Entwicklung einer Software, der Integration des Ablaufs in ein bestehendes System oder der Einführung von digitalen Komponenten (z.B Scanner), unabhängig davon, ob dies intern oder mit einem Dienstleister zusammen umgesetzt wird.

3. Die positiven Aspekte ins Rampenlicht rücken

Nachdem eine felsenfeste Struktur und die richtigen Grundbausteine als Fundament der Digitalisierung eingerichtet sind, ist es essentiell, den IST-Zustand ausführlich unter die Lupe zu nehmen. Hierfür wendet man sich am Besten an Experten und holt sich Rat von den Mitarbeitern, die den bestehenden Prozess in und auswendig kennen. Da es meistens auch positive Aspekte am analogen Ablauf gibt, müssen diese gezielt sichtbar gemacht und geklärt werden, wie man sie auch im zukünftigen digitalisierten Prozess berücksichtigen kann. Um den digitalisierten Prozess nach den Bedürfnissen der Nutzer auszurichten, ist es außerdem wichtig, die Schwierigkeiten beim aktuellen Vorgehen aufzuzeigen und sie als Grundlage für den neuen, digitalen und problemlösenden Ablauf zu wählen.

4. Die Menschen hinter den Prozessen nicht vergessen

Im nächsten Schritt geht es um den Lösungsansatz. Auch hier bildet die Basis wieder der Mensch hinter dem Prozess. Somit sind Auskünfte der Personen am wichtigsten, die den zukünftigen digitalen Prozess ausführen werden. Sie können am ehesten sagen, was wichtig ist und dringend beachtet werden muss. Soll in der Folge zum Beispiel eine individuelle Software entwickelt werden, so kann es sinnvoll sein, die zukünftigen Nutzer ihre Vorstellungen von der Oberfläche der Software aufmalen zu lassen. Dadurch kommt man so nah wie möglich an die Nutzerbedürfnisse heran und hat eine gute Grundlage zur Ausarbeitung der geplanten Anwendung.

5. Man lernt nie aus: Kontinuierliche Checks und Learnings einarbeiten

Für den weiteren Verlauf mit bestmöglichen Ergebnissen ist ein nutzerzentriertes Vorgehen von entscheidender Bedeutung. Durch wiederkehrende User-Testings und die Einarbeitung von Feedback der späteren Nutzer geht man sicher, dass der neue digitalisierte Prozess von allen akzeptiert wird und diese Akzeptanz nicht nach den ersten Wochen verloren geht, sondern die Digitalisierung zu einem stärkenden Teil der Unternehmens-DNA werden kann.

Trotz aller Chancen, die die Digitalisierung bietet, ist es ganz natürlich, dass der Mensch sich damit schwertut, wenn Prozesse auf digital umgestellt werden – denn er ist einfach von Grund auf nicht für Veränderung gemacht. Jede kleine Erneuerung kostet immer Energie und sowohl das menschliche Gehirn wie auch der ganze Organismus sind primär darauf ausgerichtet sind, Energie zu sparen. So liegt es in den Tiefen der menschlichen Natur, dass er bei Veränderungen nicht direkt die Arme in die Luft reißt und zu jubeln beginnt. Doch wenn er versteht, ​warum die Veränderung stattfindet, dass sie etwas Gutes für ihn bedeutet und wenn ​möglichst viele Fragen r​ und um das Veränderte beantwortet werden, dann kann er voll und ganz dahinterstehen und zu einer maßgeblichen Komponente für eine gelungene Transformation werden. Und die Digitalisierung, die am Anfang eine Hürde dargestellt hat, kann zu einer der größten Stärken des Unternehmens werden.