Software nimmt der Erstellung einer Verfahrensdokumentation ihren Schrecken: Jede Vorgabe effizient umsetzen und für die Betriebsprüfung rüsten

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 / 21. May. 2020

Die Verfahrensdokumentation ist zu Unrecht ungeliebt, aber immer noch stellen sich vielen Unternehmern beim Gedanken an diese Aufgabe die Nackenhaare auf. Durch den Einsatz zeitgemäßer Software erübrigen sich jedoch Vorurteile wie die, dass die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu umständlich, aufwendig oder kostspielig wäre. Umso wichtiger, da die korrekte Umsetzung für Betriebsprüfungen immer zentraler wird. Auf der Suche nach einer Lösung, um die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unkompliziert umzusetzen, sind Unternehmen gut beraten, sorgfältig auszuwählen. So sollte etwa fachliche Führung enthalten sein, die Struktur vorgibt, um so einfach wie möglich ans Ziel zu kommen.

Markanalyse zahlt sich aus: Die passende Software räumt mit dem komplizierten Image der Verfahrensdokumentation auf, vereinfacht die nötigen Abläufe und ermöglicht ihre Erstellung auf simple Weise effizient, sicher und schnell. Dass alle System- beziehungsweise Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert werden müssen, gilt seit Inkrafttreten der GoBD 2015. Natürlich müssen zum einen durch ein Tool die Vorgaben der Finanzverwaltung bezüglich Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sein. Die Verfahrensdokumentation hat den kompletten technischen Prozess des digitalen Datenverkehrs und der Archivierung zu beschreiben und muss deren maschinelle Auswertbarkeit gewährleisten. Richtig umgesetzt, sichert sie gegen Verlust und Verfälschung der Datenbestände ab und legt die Grundlage, um den betrieblichen Datenschutz vollständig zu dokumentieren

Software lässt Aufwand schrumpfen

Fachliche Vorgaben müssen optimal abgedeckt sein, doch es gibt ein weiteres, maßgebliches Kriterium. Daneben müssen alle nötigen Prozesse durch den Einsatz einer Software zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation so stark vereinfacht ablaufen können, dass die Verfahrensdokumentation ihrem Ruf als ärgerliches, aber notwendiges Übel nicht weiter gerecht werden muss. So kann unter anderem sichergestellt werden, dass Formatierungen wie die Pflege des Inhalts- und Anhangsverzeichnis deutlich schneller und unaufwändiger ausgeführt werden. Die gewonnene Zeit kann direkt in eine höhere Produktivität der Belegschaft investiert werden.

Taxonomie als Basis vereinfachter Prozesse

Das Ziel muss sein, eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation optimal vereinfacht und so rentabel wie möglich zu erstellen. Eine Lösung, bei der die Struktur einer Verfahrensdokumentation auf Grundlage einer Taxonomie bereitgestellt wird, also einer Strukturierung, die Anwendern eine nachvollziehbare Orientierungshilfe gibt, hat schon eine zentrale Voraussetzung erfüllt. Ist die Taxonomie um Dokumentations- und Branchenarten ergänzt, so dass die Struktur auf die benötigten Felder gefiltert und maximal reduziert werden kann, ist bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation bestmögliche Unterstützung gesichert.

Jedoch sollten Unternehmen vor einer Investition darauf achten, dass die in der Taxonomie verwendeten Felder auch an die Daten der jeweiligen Unternehmenslage mit ihren unterschiedlichen Anforderungen angepasst werden können. Weiter Vorteil ist, wenn zudem unausgefüllte Felder nicht als Platzhalter im Bericht auftauchen. Dann lässt sich die Verfahrensdokumentation allmählich vollständiger führen und kontinuierlich weiterentwickeln. Die individuell eingegebenen Werte sollten im besten Fall außerdem durch ein Reporting in Echtzeit schon während ihrer Erfassung im Bericht sichtbar sein.

Qualität rentiert sich

Im Idealfall finden Anwender ein Tool, bei dem bei dem es durch Versionierung möglich wird, dass die Verfahrensdokumentation immer den eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht, und die Datenerfassung im Interview-Modus erfolgen kann, wobei Antworten in die Taxonomie-Positionen vorgetragen werden.

Für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation erstellen: Dass dies möglich ist, sollte in die Entscheidungsfindung einfließen. Um böses Erwachen zu vermeiden, prüfen Anwender bei der potentiellen Lösung ihrer Wahl, ob bei der Dokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des jeweiligen Verfahrens komplett und nachvollziehbar erkennbar sind. Ein Live-Reporting, das jede Datenerfassung in einen schlüssigen, archivierbaren Report überträgt, sollte ebenso gegeben sein.

Optimale Unterstützung einfordern

Werden Anwender professionell und fachlich geführt, steigt die gesparte Zeit noch einmal deutlich. Dieser Pluspunkt sollte daher ein Kriterium sein. Gibt es Validierungsregeln, erhalten Nutzer bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation maximale Unterstützung und Anleitung. Daher gilt es darauf zu achten, dass Felder der Taxonomie auf Inhalte geprüft werden. Dies kann die Grundlage für Ratschläge zur Frage sein, welche weiteren Felder gefüllt werden sollten.

Anforderungen an Softwarehersteller

Ein Softwarehersteller sollte gewisse Anforderungen erfüllen, damit die Qualität des Tools dauerhaft und durchgängig überzeugend ist. Ein kleiner Überblick:

  • Rückmeldungen und Praxiserfahrungen werden ausgewertet und zur Erweiterung und fachlichen Weiterentwicklung genutzt.
  • Ergänzend wird das Feedback aus Betriebsprüfungen analysiert und verwendet.
  • Musterverfahrensdokumentationen sind für diverse Branchen im Angebot enthalten, damit Anwender profitieren und lernen, was wie dokumentiert werden kann.
  • Damit in der Verfahrensdokumentation nur noch auf die jeweilige IST-Situation umgeschrieben werden muss, ist eine Möglichkeit integriert, bei der Projektanlage vorhandene Prozesse auszuwählen.

Details entscheiden

Oft sind es die Kleinigkeiten, die eine Lösung zur passenden machen. In den Details zeigt sich in der täglichen Anwendung, ob die Software zur Effizienzsteigerung beiträgt und zu einer deutlichen Vereinfachung aller Abläufe führt.

Damit die Inhalte des Berichts in Echtzeit ersichtlich sind, werden bei einer zeitgemäßen Lösung ausschließlich die in der Taxonomie gefüllten Positionen übernommen. Dabei ist darauf zu achten, das Inhalts- und Anhangsverzeichnis dynamisch entstehen, ohne gesonderten Aufwand für Formatierung oder Pflege.

Im Übrigen sollte eine Änderungshistorie mit wenigen Mausklicks so erstellt werden können. Sind alle Änderungen in einem Dokument zusammengefasst, sorgt das dafür, dass eine sichere Vergleichbarkeit aller Versionen der geforderten Jahre sofort möglich ist. Positiver Effekt: Bei einer Betriebsprüfung ist die vollständige Verfahrensdokumentation aus dem erforderlichen Jahr komfortabel lesbar; anschließend gibt es für die Folgejahre noch wenige Seiten, auf denen alle nötigen Änderungen des erforderlichen Zeitraums erkennbar sind.

Fazit: Spezielle Lösung zahlt sich aus

Bei vordergründiger Betrachtung mag auch der Einsatz eines vorhandenen Textverarbeitungsprogramms zweckmäßig sein. Doch die Nachteile offenbaren sich in den Details und wirken sich schnell kontraproduktiv aus. Selbst wenn dieses Programm über eine Funktion zum Dokumenten-Vergleich verfügt, kann technisch kein zusammengefasstes Dokument mit lediglich den Änderungen zur Vorversion entstehen. Bei der Pflege der Verfahrensdokumentation ist der Aufwand mit dieser Methode regelmäßig so hoch, dass eine nicht hinnehmbare Einschränkung entsteht, die dazuhin unnötig ist. Ein speziell angepasste Softwarelösung arbeitet deutlich effektiver, schon allein wegen der GoBD-Vorgabe, dass die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten ist.

Paul Liese ist geschäftsführender Gesellschafter der hsp Handels-Software-Partner GmbH und Experte auf dem Gebiet der Verfahrensdokumentation.