Mit automatisierten Prozessen auf optimalem Wachstumskurs

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 / 5. April. 2019

Wenn Unternehmen wachsen, dann ist das zunächst einmal sehr erfreulich. Dennoch kann – besonders in Dienstleistungsunternehmen – der Zuwachs an Mitarbeitern und neuen Projekten Herausforderungen verursachen und so das Management und die HR-Abteilung schnell an ihre Grenzen bringen. Was in kleineren Unternehmen meist noch durch Tabellenkalkulationen für die Ressourcenplanung sowie die allgemeine Projektplanung und -abwicklung gelöst worden ist, droht sich bei starkem Unternehmenswachstum in ein Chaos aus Excel-Sheets zu verwandeln, das niemand mehr überblicken kann. Vor allem der Rückschluss auf den aktuellen Zustand des Unternehmens wird so erschwert und exakte Prognosen zur weiteren Entwicklung sind im Prinzip unmöglich, wenn diese Daten nicht miteinander vernetzt sind. Automatisierte Prozesse bieten hier effektive Lösungen, da sie nicht nur punktuell Erleichterung bringen, sondern ganzheitlich und zum Vorteil für das gesamte Unternehmen funktionieren.

Welche Verbesserungen bringen automatisierte Prozesse mit sich?

Hier müssen mehrere Bereiche betrachtet werden, die für projektbasierte Unternehmen – darunter Unternehmens- und IT-Beratungen, Agenturen, Anwaltsbüros und Buchhalter sowie Architekturbüros oder Dienstleister im Bereich Produktion und Hi-Tech – von enormer Bedeutung sind? Automatisierte Prozesse bieten vor allem den Vorteil, das sie einheitlich gestaltet werden und miteinander vernetzt sein sollten. Dadurch ergeben sich rund um die Planung und Abwicklung von Projekten – von der Wahl der passenden Auswahl der Mitarbeiter, über die Einschätzung in Hinsicht auf Dauer und Ressourcenaufwand bis zu deren optimaler Umsetzung – zahlreiche Vorteile. So lassen sich Projekte im Vorfeld ganzheitlich planen und zur Zufriedenheit aller Seiten umsetzen – sowohl intern für die eigenen Mitarbeiter, als auch extern für die Kunden.

Wer macht was? Optimaler Einsatz von Mitarbeitern

Schon bei der Zusammenstellung von Teams für Projekte sollten sich Unternehmen auf eine nachhaltige Planung stützen. Dabei muss nicht nur die oft umfangreiche Urlaubsplanung der Belegschaft mit berücksichtigt werden, sondern auch betrachtet werden, wie viel freies Stundenkontingent in Bezug auf neue Projekte pro Mitarbeiter zur Verfügung steht. Ist dieser Prozess automatisiert, kann sehr schnell erfasst werden, was die optimale Zusammensetzung Teams wäre. Oft macht es Sinn, Mitarbeiter mit neuen Herausforderungen zu befassen, die sie in der persönlichen Entwicklung voranbringen aber auch allgemein die Fähigkeiten der Angestellten steigern. Ein regelmäßiger Austausch zu persönlichen Entwicklungszielen sollte daher von der HR-Abteilung eingeplant werden und in ein Projektplanungstool integriert werden können. Automatisierungssoftware, die den Status der aktuellen Fähigkeiten der Beschäftigten und ihrer Entwicklungspotenziale erfasst, unterstützt so weiterführend eine weitsichtige Projektplanung, die auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördert.

Intelligente Projektabläufe, die Sicherheit geben

In der Projektarbeit für Kunden ist es von Vorteil, wenn Arbeitsschritte entsprechend priorisiert werden. Dies fördert konsistente Projektabläufe und ihre rechtzeitige Umsetzung, sowie die allgemeine Arbeitsstruktur. Innerhalb vernetzter intelligenter Systeme wird so auch rechtzeitig vor potenziellen Risiken gewarnt – beispielsweise einem Überschreiten des zeitlichen Kontingents für den Kunden – und schafft so Planungssicherheit. Rückschlüsse für kommende Projekte können dann auch dokumentiert und in der Zukunft umgesetzt werden, beispielsweise wenn mehr Zeit für Teilaufgaben eingeplant werden sollte.

Zeiterfassung – unbequeme Überwachung oder hilfreiches Tool?

Die Erfassung der Arbeitszeit ist für projektbasierte Unternehmen essentiell. Nur so können Rechnungen zeitnah gestellt werden, die oft auf ein Stundenkontingent zurückgehen, oder Reportings über die für den Kunden erbrachten Leistungen erstellt werden. Dennoch bereitet die Zeiterfassung vielen Mitarbeitern Unbehagen, wenn sie sich dadurch überwacht fühlen. In automatisierten Prozessen sollte die Zeiterfassung schnell und unkompliziert funktionieren und für Mitarbeiter ein nützliches Tool bilden, um selbst den besten Überblick über die eigenen Kapazitäten zu behalten. Für das Unternehmen wiederum bedeutet die unkomplizierte Erstellung von Rechnungen, dass der Cashflow aufrecht erhalten wird. Besonders dieser Punkt kostet in vielen Dienstleistungsunternehmen unnötig viel Zeit.

Bedeutung von Transparenz für Mitarbeiter

Besonders der Aspekt transparenter Kommunikation von Unternehmenszahlen ist innerhalb großer  Wachstumsphasen sehr wichtig. Nur wenn Mitarbeiter eingebunden werden, können sie Veränderungen und Anpassungen an neue Verhältnisse auch motiviert mittragen. Regelmäßige Informationen zum Status des Unternehmens und den Zielen helfen, das Gefühl zu vermeintlich über den Kopf hinweg getroffenen Entscheidungen zu verhindern und eine allgemeine entwicklungsbezogene Sicht auf das Unternehmen zu etablieren.

Unterstützung von HR-Entscheidungen durch genaue Prognosen

Was im ersten Moment vielleicht nach einer immensen Umstellung klingt, ist in der Umsetzung dann langfristig eine ungeheure Erleichterung: Sind Prozesse um die Zeiterfassung, den Einsatz von Mitarbeitern, die Projektabwicklung und den Überblick über zukünftige Projekte zusammengefasst, ergibt sich ein genauer Blick auf die Effektivität des Unternehmens. Dieser gibt einen klaren Weg vor, welche Entscheidungen des Managements die Entwicklung des Unternehmens positiv beeinflussen können. So ist es beispielsweise von Vorteil zu wissen, wann sich ein Trend nach mehr Bedarf an bestimmten Fähigkeiten von Mitarbeitern abzeichnet und so zu entscheiden, Einstellungen in diese Richtung rechtzeitig einzuplanen. Außerdem bringt eine genaue Prognose zu erwartenden Gewinnen, basierend auf der Integration der Neukunden-Pipeline, Ruhe in die Unternehmensplanung. Der notwendige Aufwand für Akquise kann so besser gesteuert werden.

Nachhaltige Implementierung durch Akzeptanz neuer Prozesse

Die digitale Transformation bringt für Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten, die ihnen helfen, die Herausforderungen eines rasanten Wachstums zu bewältigen. Werden regelmäßige administrative Prozesse in diesem Zuge automatisiert, von den Mitarbeitern akzeptiert und miteinander vernetzt, so bietet das projektbasierten Unternehmen viele Vorteile. Sie profitieren von aussagekräftigen Reportings, die in ganzheitlichen Systemen nicht aufwendig zu erstellen sind und verfügen so über einen effektiven Überblick zu sämtlichen Zuständen des Unternehmens. Alle Mitarbeiter können so transparent über den Zustand informiert werden und werden stärker in die Entwicklung des Unternehmens eingebunden. Es lohnt sich dabei auf Partner und Systeme zu setzen, die die Bedürfnisse von Dienstleistern und Projektarbeit genau kennen und mit anderen Programmen wie einer CRM-Datenbank kombinierbar sind. Außerdem kann ein guter Support von Seiten des Anbieters dabei helfen, das Annehmen und Implementieren unter der Belegschaft nachhaltig zu unterstützen. Denn jeder Erfolg digitaler Prozesse steht und fällt mit der Anwendung der Mitarbeiter.

 

Sean Hoban verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung. Gemeinsam mit Mark Robinson und David Scott gründete Sean Hoban 2010 Kimble Applications, um Prozesse in projektbasierten Unternehmen sowie die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams zu optimieren.