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Wo finde ich die Kaffeemaschine in der digitalen Welt?

Die Corona-Pandemie hat eins gezeigt: Außergewöhnliche Zeiten erfordern außergewöhnliche Lösungen. Wer jetzt angesichts fallender Inzidenzen allerdings ein obligatorisches Zurück an den Arbeitsplatz im Büro fordert, hat in den letzten zwei Jahren nichts gelernt. Nicht jeder Mitarbeitende will lieb gewonnene Freiheiten wieder verlieren. Unternehmen werden deshalb in den nächsten Monaten viele Fragen beantworten und althergebrachte Modelle überdenken müssen.
25. April 2022

Kaum jemand hat das Büroleben besser eingefangen als Billy Wilder 1960 mit seinem Hollywood-Klassiker „The Apartment“. Die Räume der Consolidated-Life-Versicherung mit den militärisch aufgereihten Tischen und Angestellten, die gänzlich in der Anonymität der Masse aufgehen, sind ein Sinnbild für die Gedankenwelt jener Zeit: Arbeit war auf maximale Produktivität getrimmt, die Menschen lediglich eine Produktionseinheit. Was an den Fließbändern durch die industrielle Revolution funktioniert hatte, sollte sich nun auch bei den Bürojobs fortsetzen. Mehr als 70 Jahre später hat sich das Bild grundlegend gewandelt. Millionen von Menschen arbeiten remote. Während der Covid-19-Pandemie blieben manche Gebäude über Wochen hinweg verwaist. Ein Ende des Büros ist zwar nicht in Sicht – doch das Arbeitsleben wandelt sich.

Wir haben jetzt die einmalige Gelegenheit, unseren Arbeitsplatz, unsere Arbeitsmodelle und unsere Arbeitsabläufe von Grund auf zu überdenken – egal, ob Mitarbeiter im Homeoffice, remote, an neu gestalteten Standorten oder in Kombination dieser drei Möglichkeiten arbeiten. Gleichzeitig haben die vergangenen zwei Jahre gezeigt, dass Prozesse und Führungsansätze, die funktionierten als alle im gleichen Büro saßen oder nach dem gleichen Zeitplan arbeiteten, nicht mehr zweckmäßig sind. Im Gegenteil – das Office der Zukunft muss viel mehr können und stellt Unternehmen vor einige Herausforderungen.

Herausforderung 1: Neue Denkweisen und Ansätze etablieren

Zuerst einmal müssen Unternehmen dringend ihre lange gepflegte Anwesenheitskultur überdenken. Ein reflexartiges Zurück an die Schreibtische kann oder besser gesagt darf es nicht geben. Laut der von Gartner herausgegebenen Studie „Redesigning Work for a Hybrid Future“ wollen 75 Prozent der Befragten künftig flexibel arbeiten. Besteht ein Unternehmen darauf, dass die Belegschaft wieder Vollzeit ins Büro zurückkehrt, sind vier von zehn Mitarbeitenden bereit, den Arbeitgeber zu wechseln. Angesichts dieser Zahlen müssen sich Unternehmen neu ausrichten. Am Anfang steht dabei die Beantwortung einiger Fragen: Was brauchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wer kann aus der Ferne arbeiten und wer muss eventuell regelmäßig vor Ort sein? „Employee Experience“ (EX) lautet das Schlagwort und wie bei der „Customer Experience“ soll eine emotionale Bindung zu den Kunden, in diesem Fall den Beschäftigten, entstehen. Dieses Konzept fordert von den Unternehmen, sich in die Mitarbeitenden hineinzuversetzen und die Arbeitswelt durch ihre Augen zu betrachten. Eine zentrale Rolle nehmen dabei digitale Tools und Plattformen ein. Beschäftigte sollen dort alles finden, was sie brauchen, um ihren Job zu erledigen, zu lernen und sich mit Kollegen auszutauschen. Unternehmen, die in EX investieren, werden schnell die Vorteile sehen: Mitarbeiter sind motivierter und damit innovativer. Gleichzeitig wächst der Kreis potentieller neuer Talente, wenn an jedem Ort der Welt gearbeitet werden kann. Das heißt, auch Unternehmen, die im Wettbewerb um neue Mitarbeiter wegen der Standortfrage bislang den Kürzeren gezogen haben, können erstklassige Teams mit unterschiedlichen Perspektiven aufbauen.

Auf der anderen Seite darf auch der physische Büroraum nicht zu kurz kommen, damit die Mitarbeiter Lust haben, wieder zu pendeln. Das Büro sollte zu einem Treffpunkt umgestaltet werden, um sein soziales Kapital – den Wissensaustausch und den Teamgeist – zu fördern. Das klappt am besten, wenn die Räumlichkeiten einerseits eine Mischung aus Bereichen für Teamwork und Konzentration bereitstellen. Andererseits fördert eine flexible Nutzung von Räumen die produktive Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern. Das heißt, eine Kantine muss nicht nur zum Essen da sein, auch das C-Level braucht nicht automatisch eine eigene Etage. In einem solch flexiblen Umfeld wird sogar der direkte Kontakt zu anderen Teams einfacher.

Herausforderung 2: Die Verbindung untereinander stärken

Digitale Tools ermöglichen ganz praktisch die Kollaboration und Kommunikation von verschiedensten Orten aus. Das ist wahnsinnig effizient – wie ohnehin virtuelles Arbeiten insgesamt sehr effizient ist. Ohne Gespräche auf dem Flur, zufällige Begegnungen und Smalltalk bei einem Kaffee ist es allerdings schwer, sich mit seinem unmittelbaren Team verbunden zu fühlen, geschweige denn, andere Verbindungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Genau dieser lockere Austausch ist allerdings oftmals der Ausgangspunkt für neue kreative Ideen. Viele Mitarbeitenden fragen sich nach der langen Zeit im Homeoffice zu Recht, wo die Kaffeemaschine in der digitalen Welt steht, wie das Gemeinschaftsgefühl gepflegt und der Team-Charakter gestärkt werden kann.

Fakt ist, starke Netzwerke am Arbeitsplatz sind mehr als nur „nice to have“, sie beeinflussen zwei maßgebliche Faktoren – Produktivität und Innovation. Der Microsoft Work Trend Index zeigt allerdings eine alarmierende Entwicklung: Durch die Umstellung auf Remote-Arbeit sind die Beziehungen innerhalb eines Teams zwar stärker geworden, doch die unterschiedlichen Teams schotten sich immer mehr voneinander ab. So sagt fast jeder zweite Beschäftigte in Deutschland, dass sein Netzwerk kleiner geworden ist. Das Knüpfen von Beziehungen ist zudem für jemanden, der am Anfang ihrer oder seiner Karriere steht, ohne Gespräche auf dem Flur, zufällige Begegnungen und Smalltalk besonders schwierig. Eine wichtige Rolle kommt deshalb den Führungskräften zu: Sie müssen nach Möglichkeiten suchen, die teamübergreifende Zusammenarbeit und den spontanen Ideenaustausch zu fördern. Ihre Aufgabe ist es zudem, in engem Kontakt mit ihrem Team zu bleiben, nur so können sie die neuen Realitäten ihrer Mitarbeiter verstehen und sie bei individuellen Herausforderungen unterstützen. Letzteres bedarf Empathie, also der Fähigkeit, sich in andere Menschen hineinzuversetzen und einfühlen zu können. Darüber hinaus wird künftig in vielen Unternehmen der Chief Purpose Officer die nächste wichtige Funktion auf C-Level-Ebene sein: Seine Aufgabe ist es, Werte und Aufgaben wie Nachhaltigkeit, Diversity, Inklusion und People Empowerment vorzuleben.

Herausforderung 3: Der digitalen Überlastung entgegenwirken

Während digitale Tools die Arbeit erleichtern, hat die neue Flexibilität und die permanente Erreichbarkeit auch eine Schattenseite. Im schlimmsten Fall kommen Mitarbeiter nicht mehr zu Ruhe – es droht der „Digital Overload”. Durch die Remote-Arbeit ist der Anteil der Zeit, die für E-Mail, Instant Messaging, Telefon- und Videoanrufe aufgewendet wird, deutlich gestiegen und damit die digitale Belastung. Auch hier gibt der Microsoft Work Trend Index interessante Einblicke: In Deutschland fühlen sich 55 Prozent der Beschäftigten überarbeitet, 42 Prozent sind erschöpft. Gerade die junge Generation, die erst am Anfang ihrer Karriere steht, hat Schwierigkeiten: Sie spürt eher die Auswirkungen der Isolation, kämpft mit fehlender Motivation bei der Arbeit und hat in der Regel auch nicht die finanziellen Mittel, um sich zu Hause einen richtigen Arbeitsplatz zu schaffen.

Führungskräfte müssen sich deshalb grundlegend Gedanken darüber machen, wie sie die Arbeitsbelastung reduzieren, ein Gleichgewicht zwischen synchroner und asynchroner Zusammenarbeit herstellen und eine Kultur schaffen, in der Pausen gefördert und respektiert werden. Digitales Führen erfordert zudem mehr denn je Empathie und Proaktivität: Es bedeutet, frühzeitig und regelmäßig auf Mitarbeitende zuzugehen und mit ihnen offene Gespräche zu führen, in denen individuelle Erfahrungen und Herausforderungen zur Sprache kommen. Ein absolutes No-Go ist jedoch die Überwachung der Mitarbeiter: Zwar erlaubt die beliebte Office-Software Microsoft 365 eine Auswertung der Nutzung einzelner Produkte, zum Beispiel wie häufig der Kundenservice den Chat nutzt, wie viele E-Mails an welchen Tagen verschickt werden und wie lange die Kamera bei Kundenmeetings aktiviert ist. Diese Informationen dürfen aber keinesfalls für die Mitarbeiterbewertung herangezogen werden.

Herausforderung 4: Wissen demokratisieren

Eine gemeinsame Nutzung von Informationen und Know-how ist gerade bei einem hybriden Arbeitsmodell unabdingbar. In der Regel verteilt sich Wissen aber über das gesamte Unternehmen – in Microsoft-Teams-Kanälen, Posteingängen, gemeinsam genutzten Laufwerken, Apps für die Zusammenarbeit und natürlich in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter. Damit jeder in der Lage ist, die Informationen zu finden, die er braucht, um seine Arbeit bestmöglich zu leisten, sollten Unternehmen eine zentrale, durchsuchbare Plattform einrichten, in die alle verfügbaren Informationen einfließen. Vorab gilt es, ein Inventar der vorhandenen Wissensbestände zu erstellen, inklusive wo sich diese derzeit befinden, wer Zugriff darauf hat und wie sie genutzt werden. Anhand dieser Bestandsaufnahme können Unternehmen feststellen, was sie auf ihre Plattform für den Wissensaustausch hochladen müssen und welche Wissenslücken sie eventuell mit neuen Inhalten füllen müssen. Gleichzeitig gilt es, eine Kultur des Wissensaustauschs zu fördern. Beispielsweise, indem Mitarbeiter, deren geteilte Inhalte auf großes Interesse stoßen, belohnt werden. Grundsätzlich gilt: Geteiltes Wissen hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und damit die Arbeit zu verbessern. Darüber hinaus stellt es sicher, dass ein Unternehmen nicht wertvolle Expertise verliert, wenn jemand kündigt oder in eine neue Abteilung wechselt.

Apropos jeder Mitarbeiter: Die Plattform muss natürlich auch in der Lage sein, diverse Mitarbeiterbedürfnisse aus verschiedenen Abteilungen mit unterschiedlichen Vorstellungen vom Arbeitsleben abzudecken. So interessieren sich Beschäftigte in der klassischen Office-Umgebung in der Regel für andere Inhalte in der Wissensdatenbank als Mitarbeiter im Service, aus dem Handel oder der Fertigung. Diese sogenannten Firstline Worker werden bei der Diskussion um neue Arbeitsmodelle gerne vergessen, dabei arbeiten sie an vorderster Front und sind mit ihrem direkten Kundenkontakt die Visitenkarte jedes Unternehmens. Trotzdem werden sie in strategischen Entscheidungen bezüglich der Digitalisierung oft nicht einbezogen beziehungsweise profitieren von den digitalen Erleichterungen nicht. Damit die Kluft nicht immer größer wird, ist es wichtig, dass wirklich jeder Zugang zu Werkzeugen, Informationen und kurzen Kommunikationswegen mit seinen Kollegen hat, um optimal arbeiten zu können.

Die Zeit der Einheitsbüros ist definitiv vorbei – das Büro der Zukunft muss viel mehr können. Vor dem Schritt in die hybride Arbeitswelt ist es allerdings notwendig, dass sich Unternehmen mit ihren individuellen Herausforderungen auseinandersetzen und darauf aufbauend entsprechende Lösungen entwickeln. Oberstes Ziel muss es sein, der Erschöpfung durch digitale Kanäle entgegenzuwirken, die soziale Interaktionen wieder zu stärken und die neue Flexibilität der Arbeitswelt so zu gestalten, dass sie allen zu Gute kommt. Die Bereitstellung der entsprechenden Technologien und Bürokonzepte ist dabei nur ein Baustein – der andere, sogar wesentlich wichtigere ist die Etablierung einer neuen Unternehmenskultur.

Ivo Swaag ist als Unternehmensberater tätig. Er hilft Firmen dabei, intelligenter zu arbeiten und zu kommunizieren. Sein Fokus liegt auf Customer Experience, Change Management sowie Microsoft 365. Swaags zweite Leidenschaft ist die Musik: Vor sechs Jahren hat er Whispr Silent Events gegründet.

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