Einkaufsprozesse von Knowhow und Ressourcen digitalisieren – Maveric Buying war einmal

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 / 7. April. 2020

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Der Einkauf externer Ressourcen stellt Unternehmen vor Herausforderungen: Die Beauftragung von Dienstleistern und Freelancern samt der damit einhergehenden komplexen Compliance verursacht oft hohe Aufwände und Prozesskosten in Administration und Abwicklung. Mit einem Vendor Management System können diese Einkaufsprozesse digitalisiert werden. Damit sinken nicht nur die Kosten und die Wahrscheinlichkeit für Fehler. Es entsteht zudem eine Vergleichbarkeit der Dienstleister und Transparenz für die Stakeholder.

Der Zukauf von Dienstleistungen und externem Knowhow ist für Unternehmen aller Branchen gang und gäbe. In der Regel werden Vertragspartner wie Personalagenturen oder andere Dienstleister mit Rahmenverträgen gebunden. Oft erfolgt auf diesem Wege auch eine Lieferantenkonsolidierung: Unternehmen haben dann nicht selbst hunderte von Freelancern unter Vertrag, die eine hohen administrativen Aufwand im Beauftragungs- und Abrechnungsprozess zur Folge haben. Stattdessen werden nur ausgewählte Dienstleister in deutlich kleinerer Zahl mit Rahmenverträgen gebunden. Diese haben in der Regel auch eine bessere Marktübersicht und beauftragen die angefragte Leistung für ihre Kunden. Der Bedarf kann auch über mehrere Vertragspartner gestreut werden.

 

Der Einkauf hat wenig Handlungsspielraum

Trotz dieser Konsolidierung stellt der Einkauf externer Ressourcen Unternehmen vor Herausforderungen. Zum einen entstehen Konflikte zwischen Fachabteilungen und dem Einkauf: Hat der Fachbereich Bedarf an Knowhow, trifft er seine Entscheidungen gern personengesteuert, während der Einkauf nur eine Leistung einkaufen will und keine Person. Es kann auch passieren, dass Fachbereiche Freelancer am Einkauf vorbei engagieren. Im Ergebnis hat dieser keinen Handlungsspielraum, weil er zu spät in den Prozess einbezogen wurde und auch die Rahmenvereinbarung mit den Lieferanten werden nicht voll ausgeschöpft. Maveric Buying stellt gerade in dieser Warengruppe oft ein großes Problem dar.

Hinzu kommt, dass der Einkaufsprozess mit großem manuellen Aufwand einher geht, wenn Freelancer über Freitextbestellungen beauftragt werden. Muss der Einkauf zudem viele Dienstleister händeln, weil keine Lieferantenkonsolidierung durchgeführt wurde, entstehen sehr hohe Prozesskosten.

Straffe Compliance-Vorschriften müssen beim Einkauf externer Ressourcen beachtet werden. Wie stellt man sicher, dass unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung oder eine Scheinselbständigkeit  ausgeschlossen werden? Die Einbindung in die Organisation, der sogenannte Drehtüreffekt oder die Höchstdauer von Beauftragungen stehen zwar in den internen Richtlinien, die praktische Durchführung ist jedoch oft schwierig.

Unternehmen haben stark damit zu kämpfen, wie sie diese Compliance-Regeln abbilden und ihren Mitarbeitern und Lieferanten an die Hand geben können, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich in der Praxis beachtet werden.

 

Vendor Management bildet Einkaufsprozess ab und automatisiert ihn

Ein durchdachtes Vendor Management System kann das Spannungsverhältnis zwischen Fachbereichen und Einkauf auflösen und die Compliance sicherstellen. Durch die Automatisierung der Prozesse behält der Einkauf die Zügel in der Hand, die Risiken der Sachverhalte unerlaubte Arbeitnehmerüberlassung und Scheinselbständigkeit werden reduziert und alle Stakeholder erhalten die volle Transparenz.

Eine Plattform kann den gesamten Einkaufsprozess abbilden und große Teile automatisieren. Ein erster Schritt besteht darin, den Bedarf der Fachabteilungen einzustellen. Die Lieferanten geben nach der Überprüfung durch den Einkauf Angebote ab und der Fachbereich wählt daraus die passenden Kandidaten aus. Rahmenverträge, Bedingungen und Preismodelle sollten im System hinterlegt sein. So kann sichergestellt werden, dass die Angebote den Vertragsbedingungen entsprechen und gleichzeitig entstehen Transparenz und Vergleichbarkeit der Dienstleister. Die individuellen Compliance-Richtlinien der Unternehmen werden bestenfalls im System durch Checklisten und im Prozess hinterlegte Workflows und Hinweise abgebildet. Dadurch werden Fachbereiche und Lieferanten auf ihre Verantwortung in diesem Zusammenhang hingewiesen und der Einkauf nimmt hier seine Monitoringrolle ein.

Über eine Schnittstelle (bspw. OCI oder Webservice) kann die Plattform an das eProcurementsystem, etwa SAP, angebunden sein. Der Einkauf kann die Prozesse überprüfen und über Freigabefunktionen die Hoheit über Anfrage und Bestellungsauslösung und damit den Überblick behalten. Die Anbindung verhindert außerdem einen Medienbruch: Alle Daten, die über den Anfrage- und Angebotsprozess in der Plattform vorliegen, werden automatisch in den Einkaufswagen übernommen und der im Unternehmen etablierte Genehmigungsworkflow im eProcurementsystem kann initiiert werden. Dies vermeidet Fehler, Mehraufwand und Zeitverlust.

Ist die Übertragung in das Bestellsystem sichergestellt, kann der gesamte Vorgang in Dunkelverarbeitung ablaufen: Der Einkaufsworkflow wird automatisiert abgewickelt. Wird die Bestellung an die Personalagentur ausgelöst, geht automatisiert eine Bestellnummer an die Plattform zurück. Damit ist der Einkaufsvorgang abgeschlossen.

Auch die Leistungserfassung als Folgevorgang erfolgt automatisiert. Früher wurde diese oft als Stundenzettel auf Papier vom Vorgesetzten abgezeichnet, der Freelancer übergab diese dann an seine Agentur, die wiederum eine Rechnung ans Unternehmen schickte.

Ein Tool bietet dagegen die Möglichkeit, das Timesheet des Freelancers mit allen relevanten Daten wie Stundenanzahl, Vergütung oder Leistungszeitraum als PDF hochzuladen. Durch die Anbindung an das ERP liegt die Bestellnummer vor. So sind keine händischen Einbuchungen mehr nötig – die Posten werden direkt als Wareneingang verbucht. Stellt der Dienstleister die Rechnung, kann der Mitarbeiter in der Buchhaltung sie mit dem gebuchten Wareneingangs-Posten im System abgleichen und sofort in den Zahlungslauf geben.

Durch diese Transparenz kennen alle Rollen den Status der Aufträge. Die Benachrichtigung über neue Entwicklungen erfolgt per Email, etwa wenn ein neues Angebot hochgeladen wurde. Der Einkauf kann sich außerdem bei Bedarf Reportings aus dem System ziehen.

 

Fehlerquote und Prozesskosten sinken

Diese automatisierten Prozesse verringern die Fehlerquote, senken Prozesskosten – hier sind enorme Einsparungen möglich – und garantieren die Einhaltung der individuellen Compliance-Anforderungen. Gerade das Maveric Buying am Einkauf vorbei kann auf diese Weise komplett ausgeschlossen werden.

Unliebsame Aufgaben, wie die Verantwortung für den Datenschutz oder die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, können nicht mehr dem Einkauf zugeschoben werden, sondern bleiben im Fachbereich: Über die Einbindung von Anforderungen und Dokumentationen in die Plattform bestätigt der User, dass er sie verstanden hat und anwendet – händisch wäre das erneut mit viel Aufwand verbunden und kaum leistbar. Checklisten und Dokumentationen werden vom System an den richtigen Stellen vorgehalten.

Idealerweise ist ein Vendor Management System unabhängig und wird nicht von einem Personaldienstleister selbst verkauft. Dieser kann sonst nicht nur die Wahl der Dienstleister steuern, sondern sich auch unerwünschte Einblicke in die Strukturen der Kunden verschaffen. Außerdem sollte das System eine gewisse Flexibilität ohne erheblichen Customizing-Aufwand bieten. Die Schnittstelle zum eProcurement oder ERP-System ist zwar kein Must Have, für eine durchgängige Prozessautomatisierung aber sinnvoll. Ein schlankes System kann schnell und damit mit vertretbaren Kosten implementiert werden und konzentriert sich auf die eigentliche Aufgabe dieses Beschaffungsprozess – zu viele Features und Varianten sind oft nicht notwendig und überfrachten ein System.

Um die Akzeptanz im Unternehmen zu steigern, sollte die Plattform nicht zuletzt über ein gutes Look and Feel verfügen und intuitiv ohne Einführung zu bedienen sein. Die Usability muss stimmen.

 

Fazit

Mit einem Vendor Management System können Unternehmen beim Einkauf externer Ressourcen nicht nur ihre administrativen Aufgaben und damit Prozesskosten erheblich reduzieren. Sie erreichen eine Vergleichbarkeit ihrer Dienstleister, Transparenz für alle Stakeholder und verhindern Zuständigkeitsschnittmengen von Einkauf und Fachabteilungen. Wichtig dabei: Ein unabhängiges System auszuwählen, das die nötige Flexibilität sowie Schnittstellen zum ERP bietet, um von den Möglichkeiten der Automatisierung voll profitieren zu können.

 

Anja Crecelius studierte BWL in Würzburg, danach 10 Jahre Personalleitung bei internationalem IT-Dienstleister, seit 2008 Gründung und Geschäftsführung der fruuts GmbH.