Während es bereits moderne Lösungen für Arbeitszeiterfassung gibt, fehlte es bislang an digitalen Lösungen für ganzheitliche Personal-Software. Schichtplanübersichten und Kommunikationsformate für alle Mitarbeitenden innerhalb einer Software oder gar App schienen bis dato noch nicht machbar. Digitale Vorreiter lösen nun dieses Problem, um die Situation für Arbeitskräfte in Produktionsbetrieben, im Einzelhandel oder im Gastgewerbe, die hauptsächlich mit Schichtplänen arbeiten, zu verbessern. Gleichzeitig bieten solche Lösungsansätze eine Vereinfachung der Personalverwaltungsprozesse. Die Digitalisierung und Modernisierung des Arbeitsalltags haben sich durch die Pandemie stark beschleunigt – rund 50 Prozent der erwerbstätigen Deutschen arbeiten aktuell zumindest teilweise im Home Office.^[1] Doch dies gilt weitestgehend nur für Büroangestellte. Bei Arbeitskräften, die im Schichtdienst angestellt sind, sei es in der Baubranche, der Logistik, im Einzelhandel oder im Tourismus, ist eine solche Agilität meist noch nicht angekommen. Sie sind vor Ort, sind zeitlich genau eingeteilt und digitale Lösungen, wie etwa Apps, die Änderungen im Schichtplan anzeigen oder die Möglichkeit für Feedback geben, fehlen auf weiter Flur. Deutschland hinkt in Sachen Digitalisierung im europäischen Vergleich leider nach wie vor hinterher. Doch gerade der Bereich „Personal“ stellt hier eine große Stellschraube dar. Mit geringem Aufwand und Budget können Prozesse rund um Arbeitszeiten, Krankenstände und Schichtpläne stark vereinfacht und gebündelt werden. Die digitale Integration von Schichtplänen in HR-Software bringt den Vorteil mit sich, dass alle anderen Funktionen genutzt werden können, die Anzahl der dafür benötigten Tools aber auf eine Anwendung reduziert wird. Ziel ist es, den deutschen Unternehmern zu zeigen, wie unkompliziert digitales Personalmanagement sein kann. Die Implementierung solcherlei Software dauert je nach Unternehmensgröße nur wenige Tage und Apps sind für die Mitarbeitenden meist selbsterklärend. So soll ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung dieser Offline-Branche getan werden. Wie genau das aussehen kann, wird im Folgenden erklärt.

Mangelnde Kommunikation wirkt sich auf Gesundheit und Effizienz aus

Das Fehlen von digitalen Tools führt im Arbeitsalltag von „Deskless Workern“, also Personal, dass nicht an einem Schreibtisch arbeitet, oft zu Kommunikationsschwierigkeiten. Mangelnder Austausch und späte Ankündigungen von Schichtplänen wirken sich laut einer Studie negativ auf das Privatleben der Angestellten aus und stellen so auch ein ernstzunehmendes Gesundheitsrisiko dar.^[2] Wer sich seinem Arbeitgebenden ausgeliefert fühlt, hat ein höheres Risiko einer Bournout-Erkrankung. Außerdem gehen Mitarbeitende oft krank zur Arbeit, wenn sie niemand finden, der spontan eine Schicht übernehmen kann. Auch heute informieren noch viele Firmen ihre Arbeitskräfte über ausgedruckte Schichtpläne auf einem schwarzen Brett, da diese über keinen Firmen-PC oder E-Mail-Adressen verfügen. Das muss heute besser gehen, denn letztendlich profitiert das gesamte Unternehmen von einer digitaleren Herangehensweise. Immer mehr Firmen sind sich heutzutage bewusst, wie wichtig es ist, sich um das Wohlbefinden ihres Personals zu kümmern. Diese Tendenz war zu erwarten. Jetzt ist es entscheidend, den unterschiedlichen Branchen bei der Prozessoptimierung zu helfen. So können Industriekunden beispielsweise aus dem Bau- oder dem Gesundheitswesen aufwandsfrei Schichtpläne direkt in einer App zur Verfügung stellen. Per Klick können Mitarbeitende ihre Schichten in aller Ruhe online einsehen und werden automatisch benachrichtigt, wenn es Änderungen gibt oder Abwesenheiten mitgeteilt werden. So wird ermöglicht, Verwaltungsaufgaben auf ein Minimum zu reduzieren, was sich positiv auf die Unternehmensergebnisse auswirkt. Die Digitalisierung im HR-Bereich spart in der Anwendung nicht nur Geld, sondern auch viel Zeit: Der TÜV Saarland konnte beispielsweise hierdurch 90 Prozent seines E-Mail-Verkehrs reduzieren, während das Bauunternehmen Craftnote bisher rund 15 Wochenstunden für administrative Aufgaben einspart.^[3] Das stellt einen Gewinn für beide Seiten – sowohl Arbeitnehmer als auch -geber – dar und sollte nicht unterschätzt werden.

Zufriedene Mitarbeiter bleiben länger und sind produktiver

Die Digitalisierung des Personalmanagements reduziert vordergründig zwar in erster Linie den Aufwand für Personal-, Abteilungs- oder Teamleiter, jedoch kann die gesamte Effizienz und Produktivität des Teams gesteigert werden. Denn diese hängt maßgeblich mit der Zufriedenheit der Mitarbeitenden zusammen. Bereits vor einigen Jahren sind erste Anwendungen auf dem Markt erschienen, die die Wertschätzung am Arbeitsplatz fördern. Durch regelmäßiges anonymes Feedback sollten unterschwellige Probleme rechtzeitig erkannt werden. Das Messen der Zufriedenheit und des Engagements kann auch dabei helfen, Herausforderungen aufzuzeigen oder Mitarbeitende mit Führungspotenzial zu erkennen. Unserer Erfahrung nach repräsentiert das Personal das entsprechende Unternehmen und gibt diesem die Möglichkeit, sich von der besten Seite zu zeigen.

Eine neue Kultur durch Performance Feedback Software

Die Digitalisierung des Personalwesens hat noch weitere Vorteile zu bieten: Jährliche Beurteilungen sind oft mit großem Aufwand auf Seite der Personalabteilung und Bauchschmerzen bei den Mitarbeitenden verbunden. Regelmäßiges digitales Feedback im laufenden Jahr schafft hingegen für beide Parteien mehr Verbindlichkeit und Sicherheit. Wiederholte Rückmeldungen zur Mitarbeiterleistung in einem standardisierten Feedback-Prozess weisen schneller auf potenzielle Schwierigkeiten hin. Dieser Prozess kann mit verschiedenen Frage-Formaten komplett personalisiert und auf die verschiedenen Hierarchie-Levels in Unternehmen angepasst werden. Es sind vier verschiedenen Arten der Leistungsbeurteilung möglich. Neben der Beurteilung durch den Vorgesetzten und regelmäßigen direkten Berichten können auch die Möglichkeit zur Selbstbeurteilung und sogenannte Peer Reviews genutzt werden. Insofern werden nicht nur Mitarbeitende einer Bewertung unterzogen, sondern auch andere Hierarchien des Unternehmens regelmäßig geprüft. Die Gesamtbewertung gibt Aufschluss darüber, ob die Erwartungen des Personals erfüllt werden oder nicht. Außerdem ist es möglich, einen Zeitplan für die Durchführung von Bewertungen zu erstellen und automatische Benachrichtigungen in jeder Phase zu senden. Damit kann die interne Entwicklung der Angestellten und eine offene Unternehmenskultur gefördert werden.