Das Bewerbermanagement befindet sich im Wandel – und das ist auch gut so, denn Unternehmen müssen sich etwas einfallen lassen, um dem Mangel an Fachpersonal zu begegnen. Digitale Personalakten, automatisierte Vorselektion von Bewerbern und kontinuierliche Kommunikation mit den Kandidaten per E-Mail-Management sind nur einige der Tools, die den Weg zu einem erfolgreichen Recruiting ebnen. Die smarten webbasierten Lösungen entlasten außerdem die Personaler, das sich ganz auf das Finden des Wunschkandidaten konzentrieren können.
Der Fachkräftemangel in Deutschland macht sich mittlerweile in allen Bereichen bemerkbar und Auswahlprozesse sind zäh und langwierig, denn geeignete Bewerber sind nicht mehr im Überfluss vorhanden. Die neue Personalbeschaffungsstrategie sollte darin bestehen, aktiv auf den Wunsch-Kandidaten zuzugehen und ihm auf Augenhöhe die Vorzüge der Stelle und des Unternehmens zu unterbreiten, bevor dies ein anderes Unternehmen tut. In diesem “War for Talents” in der Zeit des Recruiting 4.0 kommt es also auf Schnelligkeit und besondere Effizienz beim Bewerbermanagement an. Ein wichtiger Support für die neuen Herausforderungen in der Personalabteilung sind intelligente Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM), die das Bewerbermanagement mit automatisierten Abläufen optimieren.

Digitale Lösungen vorteilhaft für Personalabteilungen

Softwareanbieter haben die Notwendigkeit eines effizienten und zeitsparenden Bewerbermanagements schon lange erkannt, denn aufwändiges Ausdrucken, Sortieren und Abheften von Bewerbungsunterlagen ist damit passé. Mit einem Klick hat der Personaler in der Software die digitale Personalakte des Bewerbers verfügbar und ist somit auch ortsunabhängig. Bei anstehenden Vorstellungsgesprächen haben alle Beteiligten Zugriff auf Lebenslauf, Zeugnisse und Anschreiben des Kandidaten und können sich optimal und vor allem zeitsparend vorbereiten. Viele HR-Manager sind überzeugt von den Vorteilen der digitalen Transformation und schätzen, dass der Einsatz von Software-Tools in zunehmendem Maße zum Unternehmenserfolg beitragen wird. Das geht aus einer Studie unter 200 deutschen Unternehmen hervor, die das “Personalmagazin” in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Kantar TNS und der HR-IT-Analystin Elke Singler in Auftrag gegeben hat. Trotzdem: Der Personalbereich, gerade in mittleren und kleinen Unternehmen, ist im Hinblick auf die Digitalisierung in Unternehmen immer noch der Nachzügler. Woran liegt das, wo doch Excel-Tabellen in der Personalarbeit in vielen Bereichen an ihre Grenzen stoßen? Viele Mitarbeiter bleiben bekannten Prozessen verhaftet – egal, ob gut oder schlecht. Hier ist es hilfreich aufzuzeigen, warum die digitale Lösung Vorteile für die HR-Abteilungen bietet.

Intelligentes Recruiting durch Matching-Algorithmen

Denn Personalabteilungen sind heute wichtige Partner, um durch intelligentes Recruiting die Unternehmensstrategie umzusetzen und gleichzeitig die internen Talente zu motivieren und vor Abwerbung zu schützen. Ihre wertvolle Zeit sollten sie deshalb nicht in Prozesse investieren, die durch ECM-Lösungen automatisiert werden können. Features mit Matching-Algorithmen bedeuten eine große Zeitersparnis bei der Vorselektion der Bewerbungseingänge. Die Anwendungen gleichen Anforderungen der Stellenbeschreibung mit den Fähigkeiten der Bewerber ab.

Vor allem Behörden, wie zum Beispiel Polizeiakademien, die jährlich mit einer Flut von Bewerbern konfrontiert sind, vertrauen auf dieses Tool, um Profile mit den Stellenanforderungen abzugleichen. So werden Teilnehmer-Ranglisten erstellt und nur geeignete Bewerber gelangen ins Auswahlverfahren. Diese automatisierte Untersuchung auf Passgenauigkeit hat zudem den Vorteil, dass Bewerber schneller über den Stand der Dinge informiert werden. Denn gerade Kandidaten der Generationen Y und Z lehnen Kommunikationslücken ab und möchten am liebsten in Chat-Geschwindigkeit über ihre Bewerbung informiert werden.

Keine Kommunikationslücken durch E-Mail Management

Die kontinuierliche Kommunikation mit dem Anwärter ist ein nicht zu unterschätzender Aspekt im Recruiting 4.0. Features für das E-Mail Management sind bei dieser Aufgabe eine große Hilfe. Zum einem werden eingehende E-Mails des Bewerbers in seiner digitalen Personalakte gespeichert und sind so immer griffbereit. Zum anderen können durch eine Office-Integration automatisierte Mails verschickt werden, die den Eingang der Unterlagen bestätigen, zum Bewerbungsgespräch einladen oder eine Absage erteilen.

In Zeiten der DSGVO sollten natürlich auch die Sicherheit und der Datenschutz nicht vernachlässigt werden, die bei der Verwaltung sensibler personenbezogener Daten der Bewerber nötig sind. Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen und der richtige Kandidat gefunden, sieht es das Bundesdatenschutzgesetz vor, die persönlichen Daten der Mitbewerber zu löschen. Diesen Prozess, der im stressigen Tagesgeschäft der Personalabteilung oft vernachlässigt wird, meistern viele digitale Tools für das Bewerbermanagement heute mit einem Feature für automatische Löschfristen. Auch Anwendungen wie rollenbasierte und temporäe Zugriffe gewährleisten, dass Informationen über die Kandidaten nur in die richtigen Hände gelangen, zum Beispiel, wenn eine Abteilung eine Einschätzung zu den fachlichen Skills eines Kandidaten geben soll.

Menschliche Interaktion beim digitalen Bewerbermanagement

Für den erfolgreichen Einsatz einer neuen Software-Lösung bedarf es eines versierten Partners, der die Belange der Personaler verstehen und umsetzen kann. Außerdem sind  Softwarelösungen vonnöten, die alle Bereiche eines gelungenen Bewerbermanagements abdecken. Dazu gehören der Abgleich von Soll- und Ist-Profilen der Bewerber, die Einrichtung dedizier­ter Stellenmanager, die Unterstützung von Workflows und eine strukturierte Ablage aller Kandidatenprofile. Doch bei allen positiven Aspekten des digitalen Bewerbermanagements sollten Unternehmen auf eine Ausgewogenheit zwischen automatisierten Vorgängen und menschlicher Interaktion achten. Die positive Candidate Experience sollte im Bewerbungsprozess nicht verloren gehen. Vor allem im Bereich des Recruiting kommt es stark auf die menschliche Note  an. Durch das Anwenden von Features für das effiziente Bewerbermanagement kann der HR-Verantwortliche im besten Fall administrativen Aufwand vermeiden und die gewonnene Zeit in intensive Bewerbungsgespräche investieren, um den optimalen Kandidaten für die zu besetzende Stelle zu finden.

Fazit

Die Vorteile der Digitalisierung im Personalwesen liegen auf der Hand. Durch die umfangreichen Erleichterungen, zu denen Software-Lösungen für das Bewerbermanagement beitragen, wird wertvolle Zeit im Tagesgeschäft gespart und gleichzeitig Transparenz in allen Phasen des Prozesses geschaffen. So können HR-Manager beim Bewerbungsverfahren schneller sein als der Wettbewerb und ein performantes Recruiting 4.0 gestalten.