HR – Digitalisierung des “Travel-Managements“

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 / 9. May. 2019

Durch die anhaltende Globalisierung wird die Geschäftswelt immer vernetzter und Unternehmen internationaler. Business wird heutzutage nicht nur vor der eigenen Haustüre betrieben, sondern weltweit. Dabei ist es wichtig, internationale Kontakte herzustellen und zu pflegen, damit dem erfolgreichen Abschluss eines Geschäfts nichts im Wege steht.

Um den maximalen Nutzen aus einer Geschäftsreise zu ziehen, gilt es verschiedenste Faktoren zu betrachten, um aus diesen den angestrebten Ertrag zu erzielen. Das Stichwort hierbei ist Travel-Management.

Das Ziel sollte es sein, die Dienstreise für den eigenen Mitarbeiter so angenehm wie möglich zu gestalten, damit der sich voll auf seine Arbeit konzentrieren kann. Dies beginnt schon bei der Wahl des richtigen Koffers [1]. Außerdem ist es wichtig, die Reisekosten so gering wie möglich zu halten und dabei die Richtlinien des Unternehmens einzuhalten.

Hier bewegt man sich oft auf einem schmalen Grad bei dem das Gleichgewicht gefunden werden muss. Die Digitalisierung des Travel-Managements schafft in diesem Bereich viele Möglichkeiten, bringt viele Vorteile mit sich und verändert die Art zu reisen.

Was ist Travel-Management?

Als Travel-Management bezeichnet man die Buchung und Organisation von Geschäftsreisen sowie den kompletten Verlauf des Reisebuchungs- und Abrechnungsprozesses. Hierbei unterscheidet man zwischen fünf verschiedenen Phasen:

  • Vorbereitungsphase
  • Organisationsphase
  • Durchführung der Reise
  • Reisekostenabrechnung
  • Auswertung und Controlling

Die Vorbereitungsphase beinhaltet die komplette Planung der Geschäftsreise nach den jeweils vorgegebenen Richtlinien. Dies geschieht entweder durch den Mitarbeiter selbst oder über ein Geschäftsreisebüro, das mit der Planung aller Reisen eines Unternehmens beauftragt ist.

In der Organisationsphase wird die im vorhinein durchgeführte Planung umgesetzt und alle notwendigen Transporte und Übernachtungen gebucht.

Bei der Durchführung der Reise ist es wichtig, schnell auf unerwartete Ereignisse wie z.B. Verspätung oder Planänderungen zu reagieren. Um weiterhin einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, bedarf es einer schnellen und störungsfreien Kommunikation zwischen Reisebüro und Mitarbeiter. Außerdem muss dem Reisenden die Möglichkeite gegeben werden, schnell auf verschiedenste Situationen zu reagieren.

Die Reisekostenabrechnung erfolgt logischerweise nach Abschluss der Geschäftsreise. Der Mitarbeiter übermittelt dem Unternehmen alle Kosten die während der gesamten Reise angefallen sind. Gerade in diesem Bereich kann die Digitalisierung dem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.

Bei der Auswertung und Controlling wird der komplette Reiseverlauf analysiert. Durch die Analyse können zukünftige Probleme verhindert und die Effizienz der nächsten Geschäftsreisen enorm gesteigert werden.

Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung im Bereich Travel-Management?

Die Philosophie eines jeden Unternehmens ist es, den größtmöglichen Ertrag zu maximal geringen Kosten zu erzielen. Gerade Geschäftsreisen jedoch, neigen dazu die Kosten regelrecht in die Höhe zu treiben. Die Balance zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Kosteneinsparung zu finden ist dabei essentiell.

Digitales Travel-Management kann Kosten einsparen

Die Digitalisierung kann sich positiv auf die Kosten auswirken. Durch verschiedene Apps oder ganze Travel-Management Systeme wie z.B. SAP Concur können Geschäftsreisen “End-to-End” effizient und schnell geplant, organisiert, durchgeführt, abgerechnet und analysiert werden.

Durch verschiedene Reisemanagement Programme kann die ganze Reise von Anfang bis Ende über ein zentrales System abgewickelt werden. Dabei können Kosten bereits bei der Entstehung erfasst werden. Die Software basierte Lösung ermöglicht außerdem eine schnellere Rückerstattung, weniger Abrechnungsfehler und eine höhere Transparenz der entstandenen Reisekosten.

Die Reisekostenabrechnung ist eine sehr zeitintensive Aufgabe bei Geschäftsreisen. Einen großen Teil ihrer Arbeitszeit verbringen die Mitarbeiter mit Prüfung, Verbuchung und der Fehlerkorrektur.

Digitales Travel-Management stellt die Basis, die Arbeitszeit effizienter für die eigentlichen Kernaufgaben zu nutzen.

Der positive Effekt von Travel-Management auf die Mitarbeiterzufriedenheit

Digitale Dienste sollen dabei helfen, dem Mitarbeiter unter den gegebenen Reiserichtlinien des Unternehmens seine Reise so angenehm wie möglich zu gestalten. Dadurch kann er sein ganzes Potential ausschöpfen, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Folgende Faktoren spielen dabei eine wichtige Rolle:

  • Flexibilität bei der Reisegestaltung
  • Schnelles reagieren auf unerwartete Ereignisse
  • Einfache Kommunikation mit dem Geschäftsreisebüro
  • Abrufen von Informationen über den weiteren Reiseverlauf
  • Zeitsparende und unkomplizierte Abrechnung der Reisekosten

Durch die Verwendung von Travel-Management tools können Präferenzen von Mitarbeiter gespeichert werden, um die Geschäftsreise für jeden einzelnen zu personalisieren. Die Mitarbeiterzufriedenheit kann dadurch erheblich gesteigert werden.

Wie in vielen Bereichen kann die Digitalisierung Fluch und Segen zugleich sein. Die Möglichkeiten des digitalisierten Travel-Managements können nur voll ausgeschöpft werden, wenn sie richtig verwendet und organisiert werden.

Welche Vorteile bietet die digitalisierung des Travel-Management?

Digitale Lösungen im Travel-Management automatisieren und vereinfachen Prozesse und erhöhen die Wahrscheinlichkeit der Einhaltung von Preisvereinbarungen oder Reiserichtlinien. Von folgenden Vorteilen können Unternehmen und Mitarbeiter dabei profitieren:

  • Unterwegs abrufen privater Reiseinformationen (Check-in Zeiten, Fahrplanänderung, etc)
  • Einfach zu bedienende Anwendungen
  • Übersichtliche Reisebuchung mit individuellen Alternativen
  • Große Auswahlmöglichkeiten verschiedener Anbieter (Flüge, Bahn, Mietwagen, Taxi, Hotels)
  • Effiziente implementierung der Reiserichtlinien und Preisvereinbarungen
  • Miteinbeziehung individueller Präferenzen der Mitarbeiter
  • Transparenz aller anfallenden Reisekosten
  • Vereinfachte und schnellere Reisekostenabrechnung
  • Bedienung über mobile Endgeräte

Wie wird die Geschäftsreise durch die Digitalisierung beeinflusst?

Das die Digitalisierung die Art zu Reisen bis heute bereits verändert hat und weiter verändern wird steht außer Frage. Dabei wirkt sie sich unterschiedlich stark auf die verschiedenen Phasen des Reisemanagement aus.

Ende der Zettelwirtschaft

Geschäftsreisen sind in vielen Unternehmen durch veraltete Systeme immer noch durch Zettelwirtschaft geprägt. Dies bringt einige Nachteile mit sich und kann nicht gerade als effizient bewertet werden. Vor allem Dienstreisen bedeuten immer auch eine Menge Verwaltungsaufwand der durch die Digitalisierung abgebaut werden kann.

Geschäftsreisen werden Online gebucht

Durch die Möglichkeit Online zu buchen, gestaltet sich die Preisbildung heutzutage flexibler. Unternehmen wie Geschäftsreisende können sich über mehrere Portale Preisvorschläge für Flüge, Hotels etc. einholen und darauf basierend Entscheidungen treffen.

E-Payment

Gerade in der Geschäftswelt wird der E-Payment Trend besonders positiv aufgenommen. Diese Zahlungsmethode bietet den Vorteil, den Bezahlvorgang zu vereinfachen und sämtliche Bezahlvorgänge zu zentralisieren, d.h. über ein mobiles Endgerät abzuwickeln.

Seit Mitte 2018 bietet Google zum Beispiel seinen Bezahldienst Google Pay für alle Android Nutzer an. Apple hat im Dezember 2018 mit seinem E-Payment Service Apple Pay nachgezogen.

Ausgaben an Fluggesellschaften, Mietwagenfirmen, Hotels oder sonstige Dienstleistungen gehen somit einfacher von der Hand. Auch Unternehmen profitieren durch Kosteneinsparung, da sich Zahlungsvorgänge auf einen Kanal beschränken.

Umfassendes Informationsmanagement

Die Digitalisierung bietet die Chance neue Methoden der Kommunikation mit den Mitarbeitern zu etablieren und aufzubauen.

Dies geschieht im Idealfall über eine interne Informationsplattform. Sie wird dann mit Informationen über Auslandsaufenthalte, Präferenzen, Reisekostenabrechnung usw. gefüttert um die Dienstreise zu personalisieren. Durch eine integrierte Chatbot-Lösung können häufig gestellte Fragen einfach beantwortet werden.

Datenschutz

In allen Bereichen der digitalen Welt ist der Datenschutz ein großes Thema. Auch die Organisation von Geschäftsreisen erfordert immer die Verwendung sehr persönlicher Daten der Mitarbeiter.

In der Studie von Chefsache Business Travel [2] wurde herausgefunden, dass Sicherheit der wichtigste Aspekt bei der Verwendung von Online Diensten ist. Die Teilnehmer der Studie geben mit 64% an, dass ihnen die Sicherheit der persönlichen Daten sehr wichtig ist.

Fazit

Die Digitalisierung des Travel-Management, richtig eingesetzt und organisiert, bringt sicherlich viele Vorteile mit sich. Jedoch ist es wichtig, dabei die richtige Balance zu finden.

Vorschnell eine Travel-Management Software zu implementieren, ohne sich vorher darüber Gedanken zu machen, macht wenig Sinn. Liane Feisel von Feisel Consulting meint dazu, wer auf einen End-to-End Prozess setzen will, sollte “nicht bei Z starten, also bei der Implementierung des Systems, sondern bei A, der Analyse“. Travel-Management Consulting Firmen können helfen die richtige Lösung zu finden.

Dabei soll man vor allem auch auf Erfahrungen und Meinung der Mitarbeiter hören. Digitalisierung soll Arbeitsprozesse vereinfachen und nicht verkomplizieren. Die effektivste und effizienteste Lösung ist die, die alle Mitarbeiter bedienen können.

Ebenso ist es wichtig darauf zu achten, dass Mitarbeiter die vorgegebenen Reiserichtlinien einhalten. Diese werden geschaffen, um die Reise sicher und kostengünstig zu gestalten.

Quellen und Referenzen

[1] https://www.travelspring.de/koffer-test

[2] http://www.chefsache-businesstravel.de/wp-content/uploads/2017/07/DRV-151019-Business-Travel-2016.pdf

Alexander Eser gründete nach seinem Studium in Berlin, Oslo und Rotterdam das digitale Verbraucher-Magazin Kaufberater.io. Neben digitalen Geschäftsmodellen und Statistik, interessiert er sich vor allem für Fitness, Snowboarden und Reisen.